为什么线上办公效率高（线上工作太耽误事）

近期，由于全国多地疫情严重，很多企业出于安全考虑都转为居家办公。

家庭和工作的领域界限模糊，孩子的吵闹、差劲的网络、老旧的电脑、不熟悉的远程办公软件...，诸多因素让专注度和效率都明显低于正常办公，甚至觉得比在公司办公更忙更累。

不管是企业还是个人，如果你觉得居家办公效率低，那么这篇来自我多年经验的《在家办公实用指南》可以帮到你！

1、建立清晰的团队目标

缺乏面对面的沟通容易造成团队工作目标不清晰，这会导致很多不必要的误解和冲突。

所以，居家办公最重要的是团队所有人对要做的事有统一的认识，彼此达成共识，建立共同目标。

这个目标应该是 SMART（Specific具体，Measurable可衡量，Attainable可达到，Relevant与大的业务目标有相关性，Time-Bound有明确截止日期）。

如果需要远程会议，会议发起人可以提前用在线知识库写一个思考或讨论框架，然后大家在这个基础上进行讨论。以文档来驱动远程会议，使其更为高效和简短。

会议时，大纲笔记的文档可以共享屏幕给其他参会者一起看，更加直观！

简道云知识库-会议准备

团队成员之间的充分沟通，让每个人清楚接下来要做哪些事，完成哪些任务，可以让推进过程更加顺利。

关于如何高效开会，可以参考我之前写过的文章：学会闭嘴后，我们开会效率高了一倍

2、定期打卡与总结报告

在家远程办公，没有正常的打卡，时间的界限就容易模糊，如果每个人都按照自己的习惯去定义工作时间，那么会影响到整个团队的协作。

我所在的市场部有一个每日 9 点打卡制度：每日早晨9点，每一位小伙伴会在工作群里分享自己制作的今日To-Do List。

这样大家就知道团队内每个人今天要做什么，哪些事是可以资源共享或互相协助的，达到1 1>2的效果。

另外，居家办公时 Leader很难实际了解到你工作中碰到的困难，建议团队成员与 Leader 间每周至少能有一次较为正式的工作汇报。

做了哪些事？取得了什么成果？碰到了什么困难？需要哪些帮助和支持？接下来的计划是什么？这些都需要每周与 Leader 进行深入的沟通。这是我们的周报模板：

周报模板

3、保持信息（文件）的一致性

很多工作需要不同部门的配合协作来完成，最忌讳的就是同事之间信息不对称，一部分人掌握的信息已经更新到了2.0，如果还有人停留在1.0，那就很麻烦了。

每次修改信息或更新资料，都要发给同事最新版的文件，这样反复实在太麻烦。有时候可能还会忘记更新，很耽误工作。

我们公司用简道云知识库解决了这个麻烦，能透明任务的当前进展，沉淀任务相关资料，这意味着就算在家办公，也不需要把公司里沉重的电脑搬回家了。

同时，这个知识库还有历史版本功能，可以自动备份文件每一次的修改版本。即使你家猫咪跳到键盘上（我的真实经历…），误删除或者修改了你的文件，也可以轻松恢复文件的历史版本。

再也不用担心文件丢失了，也不用为了保留不同修改版本，手动在文件名后加各种后缀了。（这是好多设计小姐姐们经常夸的...)

页面历史版本

4、集中管理散落在各处的文件

居家办公时所有的沟通都在线上，信息的碎片化会比较明显，各种信息和文件可能散落在IM、邮件和各种软件里。

碎片化的文件需要进行统一管理，让团队内任何一个人在任意时间都能找到自己想要的东西。这对于知识沉淀来说很重要，因为当你远程办公时，有问题没法逮着谁就问，自己检索会减少同事很多不必要的麻烦。

建议每个部门建立自己相对独立的知识库空间，每个空间以结构化的页面树方式展示，每篇文档自动生成目录，可快速触达。

独立的页面空间

5、快速高效收集信息

虽然疫情期间大家都在家办公，但是公司 HR 依然会实时统计员工的健康状况，定时收集一些数据，汇报等。通过微信、QQ、Excel上登记信息的方式太麻烦了，费时又费力。

因此，建议线上办公的团队使用在线表单工具收集信息和数据，对于收集来的数据，可在后台批量管理、分享，团队成员可按条件筛选、查询数据，非常高效。

以各单位、各社区的疫情防控为例，数据采集表 数据分析展示：

6.得体的着装和积极向上的精神面貌

有科学研究表明，一个人的着装和打扮，是会影响到工作的动力和效率的。美国著名畅销书作家John T.Molloy，在《New Dress for Success》书中认为：“着装在很大程度上决定了一个人的成败”。正如英国大文豪莎士比亚所言：“一个人的穿着打扮，往往就是一个人身份、地位与教养的最形象的写照。”

在居家办公的时候，虽然不必刻意的，像在公司办公室上班打扮得光鲜亮丽，但一定要整洁利索。从心理学的角度讲，一个人的着装和仪容，是对行为有一定的暗示作用的。我们很难想象，一边办公，一边抠眼屎的人，会有很高的工作效率。

所以，为了保持旺盛饱满的工作状态，一定要在方方面面下功夫，不要以为在家里，没人看见，就不修边幅。照镜子的时候，看看美美哒自己，也更能激发创造力，对不？

7、有规律的身体锻炼

有科学研究表明，坚持每天锻炼的人比一般人更有旺盛的工作冲劲；在人际交往、工作产出和时间管理等方面都有极大的优势。所以，在居家办公的过程中，有效地利用工作闲暇时间，来进行适量的运动，更能提升工作效率。

平板支撑、健腹轮或者哑铃等项目，都是不错的选择。工作累了，简单地运动几下，即可以清空一下浑浊的大脑，又可放松一下心情，还能增强身体素质，老话儿说的好：“磨刀不误砍柴工”。

以上，用到的高效办公工具：知识库_知识库系统_知识库管理系统_企业知识库-简道云

最后，希望大家在疫情期间照顾好自己，愉悦工作，享受生活，做好疫情防护。希望疫情缓解，大家可以早日相见，不负春光，快意前行！

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