oa办公系统使用管理办法培训ppt（OA办公设备管理流程）

1办公设备管理流程设计

1、流程设计的目的

——明确职责分工，梳理、规范各项操作步骤，有效管理和使用企业的办公设备，延长办公设备的使用寿命

——确保办公设备使用正常，提高行政办公效率，确保企业生产经营活动的正常开展

——降低办公设备的采购、使用、保养、维护等费用，减少浪费和损失，从而降低企业办公费用和经营成本

——逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化，提高企业的管理水平

2、流程结构设计

2办公设备日常管理流程与工作标准

1、办公设备日常管理流程图

2、办公设备日常管理工作标准

（1）办公设备登记与建档

—汇总各部门提交的使用中及需采购办公设备统计表

—盘点办公设备库存

—编制库存、使用中及需采购办公设备设计登记表

—将统计资料提交行政经理审核

—执行工具：办公设备统计表，库存、使用中及需采购办公设备统计登记表，办公设备管理制度，档案管理制度

（2）办公设备检查维护

—办公设备采购流程参照“办公设备采购管理流程与工作标准”

—到各部门检查办公设备运行情况

—统计办公设备的损坏情况

—办公设备维修流程参照“办公设备维修管理流程与工作标准”

—办公设备报废流程参照“办公设备报废管理流程与工作标准”

—执行工具：办公设备采购申请表,办公设备维修申请单,办公设备报废申请表

（3）办公设备使用登记

—根据办公设备统计登记表、办公设备运行情况统计等资料，对办公设备的使用部门、种类、名称、数量等信息进行登记

—将各类登记表及申请表进行编号、归档

—执行工具：办公用品台账，办公用品领用传票，办公用品领用登记表，实际用品登记表

3、流程关键事项与考核说明

3、办公设备采购管理流程与工作标准

1、办公用品申购管理流程图

2、办公用品申购管理工作标准

（1）办公设备采购申请

—行政人员根据各部门办公设备需求表，统计办公设备采购需求

—编制办公设备采购需求表

—根据办公设备采购需求表，编制办公设备采购申请表

—将检查无误的办公设备采购申请表提交行政经理审核、总经理审批

—执行工具：企业内部采购管理制度，办公设备采购需求表，办公设备采购申请表

（2）办公设备采购

—财务部核准需采购办公设备的数量、单价和总预算等

—将核准的费用预算提交总经理审批

—行政人员根据预算及企业相关采购安排，将采购任务交予相关部门或人

—财务部配合相关采购人员核对和支付货款

—相关采购部门或人员配合进行办公设备的采购

—执行工具：办公设备采购申请表，企业内部采购管理制度，办公设备预算表

（3）办公设备验收入库

—检查所采购办公设备的质量，及时发现质量问题

—对无质量问题的办公设备进行统计，确认数量、种类等信息

—核对确认待入库办公设备的数量、种类，及时记录多购或少购的情况，并进行处理

—登记办公设备实际入库数量、入库时间、入库经办人等信息

—执行工具：办公设备采购申请表，办公设备验收报告，办公设备入库清单

3、流程关键事项与考核说明

4、办公设备维修管理流程与工作标准

1、办公设备维修管理流程图

2、办公设备维修管理工作标准

（1）设备维修鉴定

—行政人员接到办公设备维修申请表后，结合实际情况对申请表进行鉴定

—使用期内，凡经鉴定人为因素造成损坏的，由责任人承担相关费用

—由于借用、私自转交造成损坏而无法确认责任人时，由领用人承担责任

—部门公用设备损坏而无法确认责任人诗，由部门负责人承担责任

—根据鉴定结果填写办公设备维修申请单

—申请单内容包括维修设备名称、编号、所属部门、维修原因、责任人等

—执行工具：办公室被维修申请表，办公设备维修申请单

（2）设备维修处理

—对于经行政经理审查确认可以进行内部维修的设备，七星阵人员应及时协调维修部门实施维修工作

—对于经行政经理审查确认为需请外部专业维修机构进行维修的设备，行政人员应寻找相应的维修机构

—联系维修机构，说明维修内容，确认维修时间等

—内部维修工作完成后，行政人员在办公设备维修记录单上签名，并记录维修时间

—外部维修工作完成后，行政人员应检查维修情况

—维修人与检查人在办公设备维修记录单上共同确认签字，并填写维修日期及检查日期

—执行工具:：办公设备维修管理制度，办公设备维修记录单

（3）维修记录归档

—检查各项维修记录的填写是否完整

—对检查完毕的维修记录进行编号、存档

—执行工具：办公设备维修记录单，档案管理制度

3、流程关键事项与考核说明

5、办公设备报废管理流程与工作标准

1、办公设备报废管理流程图

2、办公设备报废管理工作标准

（1）办公设备报废申请

—行政人员确认并核对需报废办公设备的名称、编号

—填写办公设备报废申请表

—将检查无误后的办公设备报废申请表提交行政经理审核、总经理审批

—检查办公设备报销申请表是否经主管领导审批

—将通过审批的办公设备、报废申请表提交财务部

—财务部配合行政人员办理办公设备报废手续

—执行工具：办公设备报废申请表，企业内部申请审批制度

（2）办公设备注销

—办公设备报废手续办理完毕后，行政人员将办公设备送往相关机构或地点进行报废处理

—确认办公设备已进行报废处理

—确认已报废的办公设备已向财务部办理注销手续

—执行工具：办公设备报废申请表，办公设备注销表，办公设备管理制度

（3）报废注销记录归档

—检查各项资料的填写是否完整

—将办公设备报销申请代表、办公设备注销表等进行编号、存档

—执行工具：办公设备报废申请表，办公设备注销表，档案管理制度

3、流程关键事项与考核说明

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