公文写作常见的对策（公文写作处理中常见的错误及有关要求）

这里谈的一些内容，有的列出了具体错误，有的只对容易出错的地方讲了规范性要求，凡不符合规范性要求的，都是错误。

1

认识错误

仅以本人在机关所闻，就有以下几种情况（由于可以理解的原因，请允许我只用某些同志的话<基本上是原话>列出，不作阐述）：

1.“只要没错，就没关系嘛。”

2.“错也错不到哪里去嘛。”

3.“他们（指办公室）要看（指核稿），就给他们看吧。”

4.“这个（指印发的大会材料中的原则性错误），人家一看就知道是没校对出来的印刷错误嘛。”

5.“这么麻烦（指办公室反复核出问题过不了关），搞得我好烦。”

6.“先送××领导（主要领导）签，是因为他是我们的分管领导嘛。”

7.“（现在不符合要求），我们是先送办公室改了以后再回去搞好呢。”

8.“差就差一点嘛，反正办公室要核稿的。

9.“耍笔杆子的人，就喜欢钻牛角尖。”

10.“都是这样不负责，我们何苦要这么认真，没有政治错误就算了，让领导把关去吧。”（这是我们核稿者面对众多的异议和粗制滥造的文稿心烦时发的感慨、讲的气话，其实从来没有这样做过。）

2

特殊错误

1.将经办公室核过的文稿（一般是改动较大的）拿掉，重新打印，送领导去签发（可能是不好意思或怕领导认为自己不认真）。这种做法既破坏了公文的原貌，又没尊重别人的劳动。从起草人拟制，到领导签发，整个办文过程的原始资料，都必须完整地保存以备核查。如果送领导签发之前改动较大，难以辨认，可以重新打印，但原稿必须附在其后。这样，既便于领导对比判断时参阅，又符合档案保存的要求，也尊重了别人的劳动。

2.领导签发后再作改动。文件一经领导签发，就是定稿，原则上是不能改动的。除修改个别明显属于领导签发时的笔误外，如特殊情况需要改动，必须报经签发人同意。

3.先阅文的主要领导已签明确意见，后阅文的分管领导意见不同（为所分管的部门说话）并要求其非分管部门执行。这种事情虽然不妥，但我们不再探讨。我们倒应当注意另外一个问题，那就是给领导阅文，一定要注意做到：凡收到有需要办理事项的公文和需要签发的公文时，先送有关分管领导阅签，再送主要领导阅示，除非有关分管领导不在家。这样做，可以避免领导意见的不一致。因为主要领导最后阅文，他既可以吸收、完善前面阅文领导的意见，也可以修正甚至改变前面阅文领导的意见，他所作的批示，是结论性的意见，是本单位（系统）应当执行的意见，不存在意见不一的问题。当然，呈送知照性公文，则可以先送主要领导阅再送其他领导阅或以领导方便为原则，哪位领导在家，哪位领导方便，就先送那位领导阅。

4.现在的文件（内容是工作而不是其它诸于落实政策、补发工资等），安排过去的工作。在实际工作中，我们遇到两个这样出自同一单位的文件。

5.你谱你的曲，我唱我的歌。2002年3月1日，省计生委向各市、州计生委，机关各处室，各直属单位发出了《关于印发<湖南省计划生育委员会公文格式细则>的通知》（湘计生发〔2002〕16号），规定从2002年4月1日起执行该细则。但是一些单位、一些人根本就没看，甚至不知道丢到哪里去了。不按规定办，完全凭自己的“经验”、“理解”、“悟性”去做，什么都符合他的意志，就是不符合规范要求。

3

文种错误

如向同级机关和不相隶属机关行文，使用的不是“函”，而是“请示”、“报告”，甚至使用“请示报告”。有的处室（单位）起草的给省计委、省财政厅、长沙市人民政府的文件，就是这样的。他们认为这些机关权力大，你要求他，不用“请示”、“报告”不恭敬，办不成事，这是不对的。我在核稿时曾经针对这种情况开过玩笑，我说照这样，“主送机关”要不要改成“××厅父亲”呢？甚至有的还不是文种使用错误的问题，而是根本上就不是文种。如《××工作要点》、《××办法》、《××规划》、《××制度》等等。处理这种不是文种的文稿的办法是加一个关于印发这个文稿的通知。

4

格式错误

如标题标识、分层标识、附件标识、成文日期标识、页码标识、版记标识、字体、符号、排版等方面的错误。

5

数字使用不规范

主要错误是，应使用阿拉伯数字的却使用汉字，应使用汉字的却使用阿拉伯数字；不能拆开分行的数字却拆开分行等。

6

标点使用不正确

除了文中标点符号使用不对以外，主要是在标题中随意加标点符号，特别是在主标题中加书名号“《 》”；在行首和行末使用不能使用的标点符号；将不能拆开分行的标点符号却拆开分行；将破折号断开成“??”；破折号、省略号、连接号和间隔号的使用，不是上下居中标识等。 标点符号有句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号、冒号、引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号和专名号等16种。标点符号是书面语中不可缺少的部分，用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用。因此，必须重视标点符号的使用。

（一）句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，通常不出现在一行之首。

（二）引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。

（三）破折号和省略号都占两个字的位置，中间不能断开。连接号和间隔号一般占一个字的位置。在书写和印刷时，这四种符号上下居中。

（四）着重号、专名号和浪线式书名号标在字的下边。

竖排文稿标点符号的用法另有规定。

7

违背行文原则

如在正常情况下越级行文，我委就有个别直属单位直接向省人民政府行文；“报告”中夹带请示事项；不是一文一事，而是一文多事或一事多文等等。

8

违背办文程序

如处室负责人不核稿签字，应会签的不送相关处室会签；不经办公室核稿就送领导签发；以领导对初稿的修改作为领导对文件的签发；将公文直接呈送给领导同志个人；将公文到处呈送；将公文先送给领导同志签批，再交办公室处理（即公文倒流现象）等等。

9

其他

如不使用Α4型纸；使用黑头文件（电报除外）；发文字号编为“第×号”或“00×号”； 使用“此页无正文”标识法；发文机关不是放在标题之前，而是放在成文日期之上；在“函”的首页标识页码；在空白页及其以后的页标识页码；使用铅笔、元珠笔、红墨水笔、纯蓝墨水笔等阅处公文；办文不急自己急别人，立等要取，不给核文者以应有的时间等等。

责任编辑：释然 来源：老秘网

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