卓有成效的管理者要点内容摘录(卓有成效的管理者2)
艺术家:Albert Dubois-Pillet
计划赶不上变化。
对于管理者来讲,时间管理才是最为重要的。
第二章中,彼得.德鲁克提出了管理者有效性的基础:
“记录时间;
管理时间;
统一安排时间。”
1.时间对管理者的压力:不得不讲求时间管理
彼得.德鲁克说,管理者的时间有很大部分被浪费掉。
其实,放在我们个人身上,也是一样的。
大部分人缺乏时间管理能力,总是把时间整段浪费掉。
碎片化时间成为生活常态,似乎很多事情都是见缝插针完成的。
然而这种分割成一块一块的时间,很多时候其实是不能够真正完成一项事情或是不能够影响别人并建立良好人际关系的。
“如果时间短促,一个人就只能考虑他已经熟悉的事,只能做他曾经做过的事。”
彼得.德鲁克的这句话,犹如当头棒喝,霎时间想明白很多事情。
大部分时候,抱怨工作和生活停滞不前,大概是由于只是重复做熟悉的做过的事情,没有精进的原因吧?
这一小结的关键,在于指出管理者不得不讲求时间管理的原因:
“处理人事问题的需要。
创新和变革的需求。”
2.如何诊断自己的时间:问自己3个问题
记录时间,然后进行有系统的时间管理,找出非生产性和浪费时间的活动,是诊断时间所必须要做的。
这一部分,可以通过几个问题来回答:
“(1)什么事根本不用做,做了也完全是浪费时间,无益于成果的;
(2)时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果?
(3)有哪些是管理者在浪费别人时间的行为?”
这个部分,其实就是一种记录和反思,不仅要思考浪费自己时间的行为,也要找出浪费别人时间的行为。
很多时候,我们真的可以大胆地减少无谓的工作,这对于有效性并没有什么影响的。
艺术家:Albert Dubois-Pillet
3.消除浪费时间的活动:寻求解决方案的前一步
除了自身的造成时间浪费原因之外,管理不善和机构缺陷也是会造成时间浪费的,而且后果更为严重。
消除浪费时间的活动,可以从以下几点着手:
(1)找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素。
“管理好的工厂,总是单调无味,没有任何刺激动人的事件。那是因为凡是可能发生的危机都早已预见,且已将解决办法变成例行工作了。”
无论机构还是个人,当危机出现第二次以后,就要警惕了。
重复出现的危机或是问题,就要设计成一种有系统和有步骤的处理方式了。由此,能很好地预防以后类似问题的发生。
这,大概就是所谓的举一反三和吃一堑长一智吧。
(2)人员过多,也常造成时间浪费。
记得当初学习历史,看到王安石变法,觉得他还是蛮有勇气的。因为他的变法主要针对三冗问题(冗兵、冗官、冗费),裁撤冗官、精简官僚集团,造成了大量公务员失业,铁饭碗不再。过于直接的结果,就是反对者甚众,因为触及了太多现有利益拥有者。
但是人员过多,对于机构来说,的确是一个很大的麻烦和浪费。
因而过多的人员,不仅需要大量的财力物力,更是需要非常多的人员协调成本。
彼得.德鲁克说:“如果一个高级管理人员,尤其是经理,不得不将他工作时间的1/10花在处理所谓的人际关系问题上,花在处理纠纷和摩擦上,花在处理争执和合作等等问题上,那么这个单位就嫌人数过多了。”
总之,适当的人员,是团体有效性的关键。
(3)组织不健全,会议太多,是另一个常见的浪费时间的原因。
(4)信息功能不健全,是最后一项浪费时间的因素。
以上四点,并不是很难解决,不过有的简单,有的需要耗费许多时间和精力来改善。
千里之行,始于足下。
只要开始,就有效果。
4.统一安排可以自由支配的时间:
时间管理的最后一步,是“将可由管理者自行支配的零碎时间集中起来。”
方法如下:
(1)一周留一天在家工作。
(2)将例行工作集中在某两天。其余整个上午处理重大事务。
(3)每天下午固定时间在家办公。
(4)给重要活动定下deadline。
时间是稀缺资源,时间管理是持续性的行为。
因为,“认识你的时间,是通往贡献和有效性之路。”
“掌握自己的时间之后”,就是第3章的内容:
“我能贡献什么。”
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