做资料员的基本常识（资料员工作浅谈）

摘要：资料员的工作主要有收集、整理、归档资料，参加部分分项工程的验收工作及内业管理工作。并且资料员应该及时、迅速、准确的收集、整理、归档资料。

1引言

我国改革开放三十年，取得了巨大的成就，国家繁荣昌盛。城市化的加速发展，大量农村居民涌入城市致使人口高度密集，同时导致了城市土地资源短缺，所以建筑只能向高层、超高层发展，以缓解城市土地短缺以及居民的住房压力，但这同样也是一个国家城市化发展的重要标志之一。

建筑行业蓬勃发展，楼层越建越高，几十米甚至上百米的建筑随处可见，如果建筑质量不达标，建筑在入住后出现严重问题，那么后果是不堪想象的。所以国家对建筑行业的要求不断提高，从而建筑行业的工作岗位更加细致化和规范化，因此伴随着产生了一批专业的工作人员，土建资料员就是其中之一。

资料员，不就是整理资料吗？这是很多人提到资料员后的第一印象。整理资料是不错，但是要更加细致的说出具体干什么，怎么做，很多人脑中是一片空白。资料员工作并不复杂，但很多新从事此行业的人并不完全知道它是做什么的。本文将对土建资料员的工作内容及注意事项进行叙述，希望刚刚涉足本行业的工作人员能对土建资料员有一个全面透彻的认识。

2正文

2.1资料员的工作内容

资料员是负责工程项目的资料档案管理、计划、统计管理及内业管理的工作。

2.1.1负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理

（1）负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作：在收到工程图纸并进行登记以后，按规定向有关单位和人员签发，由收件方签字确认。负责收存全部工程项目图纸，且每一项目应收存不少于两套正式图纸，其中至少一套图纸有设计单位图纸专用章。竣工图采用散装方式折叠，按资料目录的顺序，对建筑平面图、立面图、剖面图、建筑详图、结构施工图等建筑工程图纸进行分类管理。

（2）收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档：负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。负责做好各类资料积累、整理、处理、保管和归档立卷等工作，注意保密的原则。来往文件资料收发应及时登记台帐，视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理。确保设计变更、洽商的完整性，要求各方严格执行接收手续，所接收到的设计变更、洽商，须经各方签字确认，并加盖公章。设计变更（包括图纸会审纪要）原件存档。所收存的技术资料须为原件，无法取得原件的，详细背书，并加盖公章。作好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。

2.1.2参加分部分项工程的验收工

（1）负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档：负责工程备案管理，实现对竣工验收相关指标(包括质量资料审查记录、单位工程综合验收记录)作备案处理。对桩基工程、基础工程、主体工程、结构工程备案资料核查。严格遵守资料整编要求，符合分类方案、编码规则，资料份数应满足资料存档的需要。

（2）监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步：对施工单位形成的管理资料、技术资料、物资资料及验收资料，按施工顺序进行全程督查，保证施工资料的真实性、完整性、有效性。

（3）按时向公司档案室移交：在工程竣工后，负责将文件资料、工程资料立卷移交公司。文件材料移交与归档时，应有“归档文件材料交接表”，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。移交目录一式二份，双方各持一份。

（4）负责向市城建档案馆的档案移交工作：提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，取得《建设工程竣工档案预验收意见》，在竣工验收后将工程档案移交城建档案馆。

（5）指导工程技术人员对施工技术资料（包括设备进场开箱资料）的保管：指导工程技术人员对施工组织设计及施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等技术资料分类保管交资料室。指导工程技术人员对工作活动中形成的，经过办理完毕的，具有保存价值的文件材料；一项基建工程进行鉴定验收时归档的科技文件材料；已竣工验收的工程项目的工程资料分级保管交资料室。

2.1.3负责计划、统计的管理工作

（1）负责对施工部位、产值完成情况的汇总、申报，按月编制施工统计报表：在平时统计资料基础上，编制整个项目当月进度统计报表和其他信息统计资料。编报的统计报表要按现场实际完成情况严格审查核对,不得多报,早报,重报,漏报。

（2）负责与项目有关的各类合同的档案管理：负责对签订完成的合同进行收编归档，并开列编制目录。作好借阅登记，不得擅自抽取、复制、涂改，不得遗失，不得在案卷上随意划线、抽拆。

（3）负责向销售策划提供工程主要形象进度信息：向各专业工程师了解工程进度、随时关注工程进展情况，为销售策划提供确实、可靠的工程信息。

2.1.4负责工程项目的内业管理工作

（1）协助项目经理做好对外协调、接待工作：协助项目经理对内协调公司、部门间，对外协调施工单位间的工作。做好与有关部门及外来人员的联络接待工作，树立企业形象。

（2）负责工程项目的内业管理工作：汇总各种内业资料，及时准确统计，登记台帐，报表按要求上报。通过实时跟踪、反馈监督、信息查询、经验积累等多种方式，保证汇总的内业资料反映施工过程中的各种状态和责任，能够真实地再现施工时的情况，从而找到施工过程中的问题所在。对产生的资料进行及时的收集和整理，确保工程项目的顺利进行。有效地利用内业资料记录、参考、积累，为企业发挥它们的潜在作用。

（3）负责工程项目的后勤保障工作：负责做好文件收发、归档工作。负责部门成员考勤管理和日常行政管理等经费报销工作。负责对竣工工程档案整理、归档、保管、便于有关部门查阅调用。负责公司文字及有关表格等打印。保管工程印章，对工程盖章登记，并留存备案。资料员的工作看似复杂，其实真正做起来，只要你按照施工顺序去收集整理资料，你会发现还是有规律可循的，有条不紊的整理资料其实也就那么简单。

2.1.5完成工程部经理交办的其他任务

首先师傅让我看了很多资料员的管理手册、监理规范、监理实施细则、监理计划，使我对监理工作有了初步的认识和了解。其次我又学习力监理工作的依据：（1）工程施工图纸、技术说明及设计交底、会计纪要；（2）监理合同及经建设方同意的《监理规划》；（3）监理合同、总承包合同及分包合同（包括业主与各方签订的各种协议）；（4）政府有关政策、法令、监理法规等；（5）其他有关文件国家法律、法规、建设单位与施工单位鉴定的施工合同或协议。后来师傅又帮我讲解了监理的主要工作内容：“三控、两管、一协调”，在现场控制工程的质量，进度、投资；进行合同、信息管理；积极协调参建各方的关系。为了保证工程又快又好的完成，监理人员还会采取必要的措施：1、对于关键部位、重要工序进行现场旁站监理，检查符合有关规定后，才允许进行下一道工序的施工：2、对于施工中重要建筑材料，在进入现场时必须检查产品出厂合格证书，或者进行见证取样，送到有相关资质的检测单位进行检验：3、做好监理日志，详细记录每一天工程所发生的事情，以防工程出现质量问题，从而能够有依据可查。

在实习期间，师傅对于我的疑惑不解总是很耐心讲解，并带领我进行监理资料员的实际操作，在这段实习期间，我学到了很多课本之外的知识，明白了在课本上永远无法理解的知识，有了很大的进步。在实习前我就具备一定的电脑应用功底，而现场文字资料的编辑对电脑编辑及文学功底又有更高的要求，我通过互联网查询，向监理代表、师傅请教，对自己的知识进行补充。例如最初写会议纪要时，即使会议上所说的话全部记录，但是对施工现场不了解，还是不能够写出一份合格到位的会议纪要，直到经过了一个多月的学习与锻炼，到现在已能独立编写大部分文字资料。

2.2资料员的工作注意事项

我认为监理资料员需要优先考虑的素质，就是做人的态度，尤其是做简历人的所需要的态度。比如积极、同理心、自信、自省、勇气、胸怀等等。所谓积极就是监理工作过程中遇到任何困难，都有选择只有的态度，灵活地看待事情，要看到事情好的一面，同时清晰地看到不足的一面，并思考如何改进不足，从而取得进步。同理心就是监理资料员要善于理解业主的基础上，充分相信自己。在困难和挑战面前，能够发挥自己的最大潜能，在理想和信念的指导下，能够不断取得进步。自省就是自我反思，不断提高监理思想认识水平的过程。勇气就是不断挑战自我、勇往直前的精神，善于与各单位沟通协调的勇气，积极主动推进工作及运用能力等等。要做好本职工作，还就要求做到：一是要善于学习法律法规；二是要熟悉图纸；三是要掌握施工工艺；四是要深入实际，掌握施工实际情况，实事求是；五是明确职责；

1、 在专业监理工程师的指导下开展现场监理工作；

2、 检查承包单位投入工程项目的人力、材料、主要设备及其使用、运行状况、并做好检查记录

3、 复核或从施工现场直接获取工程计量的有关数据并签署原始凭证；

4、 按设计图及有关标准，对承包单位的工艺过程或施工工序进行检查和记录，对加工制作及工艺施工质量检查结果进行记录；

5、 担任旁站工作，发现问题及时指出并向专业监理工程报告；

6、 做好监理日记和有关的监理记录；

7、 正式的规范化的沟通都需要形成文件，提高文字能力；

8、 训练语言表达能力，增强说服能力。

3结论

作为一名资料员，细心是最重要的。项目上上下下的文件，发放文件都要做好记录，项目哪个人借了什么东西（包括各种书籍、仪器）都要登记，什么时候归还也要记录，项目新购什么书、什么仪器都要登记好，一起还要写上编号。现在的一些施工单位对于资料管理比较混乱，有的甚至专门放资料的位置都没有，笔者认为这应该引起管理人员的足够重视，并且亟待改正的。

资料员，一份不容易做好的工作，同样也是一份容易做好的工作，最重要的是工作者的态度以及方法。如果态度端正，方法得当，那么在资料员这个平凡的岗位上也能做出不平凡。