青年的自我管理能力（青年自主论04任务管理）

导读：《青年自主论》系列的前三篇分别讨论了时空管理、风险管理、社交管理话题，本篇更为基础，主要讨论任务管理的实操经验，希望能对各位青年有所启发。

存在一个基本矛盾，即缓慢提升的能力和快速激增的任务之间的矛盾。化解该矛盾的有两种思路，一是提高能力，二是管理任务。融合两者，我们可以先集中集中精力，获取和提升任务管理能力，以通用能力来提高所有其他任务的执行能效，从而以不变应万变。

遗憾的是，任务管理虽是基础技能，却不登大雅之堂，不在正规教育计划内，每个人都只能通过个人的学习和实践来慢慢摸索，导致一些年轻的朋友由于缺乏任务管理的意识、方法和工具，不会、不懂甚至不知如何做任务管理，结果身心被任务压垮。他们就像一个没有游戏界面的沙盘游戏玩家，一盘散沙，一头雾水，一声叹息，一地鸡毛。

过去十多年里我一直研究任务管理的问题。任务管理的本质是行为管理。任务管理即行为管理。人的行为非常复杂，任务管理也非常复杂。不过也有章可循，可以参考行为的逻辑来理解任务管理，提高效率。

一般而言，行为包括主体（你我他），客体（对象，自身或者外界的人事物）、载体（方式，主要是做什么、说什么、想什么等）。任务管理也是如此，包括主体、客体和载体。

按照ABC理论，行为包括因缘果三个部分：「因」是触发行为的线索（自主论所谓的意愿，福格MAP理论所谓的动机和触发器），「缘」是行为发生的内外部环境（自主论所谓的能力和资源，福格MAP理论所谓的能力），「果」是行为导致的结果，也是触发下一轮行为的线索（行为对象所给出的反馈，强化行为本身）。任务管理也遵循ABC的逻辑。

我们可以组合上述两组逻辑，梳理出任务管理的三种不同角度。它们对应的分别是清单主义、精要主义和轻松主义，三者逐级递进。我们先看清单主义。

清单主义：做计划，抓执行

清单主义从行为对象切入，关注任务前期的计划，通过提供必要的提示（prompt）来激发行为，用相对简单而直接的方法来迫使必要行为的发生，让我们卸下思考的负担，转而以行动为主。

清单（Checklist）对抗复杂和遗忘。人类非常健忘，想法稍纵即逝。人脑多数时间处于自动加工状态，最好给它一份清晰的备忘清单。尤其是在复杂环境下，人们需要清单的支持，来避免「无能之错」，即有知识但没用好而犯错。很多时候，我们明明知道这样做的是对的，却忙中出错，或忘了去做。

清单是最初级的人机协同系统。通过提前思考和谋划未来，清单实现了当前有意识的意志对未来无意识的非意志的跨时空调控。这种控制需要通过外部的方法和工具来巩固和强化。下面介绍具体方法和工具。

经典模式：GTD范式及其核心要义

GTD（getting things done）是比较经典的一种任务清单管理工具，其核心要义主要是两点：

1. 记录碎片想法：好记性不如烂笔头，记下来比不记下来好。

GTD认为，如果一件事情是2分钟可以搞定的，那么马上处理，无需记录。除此之外，其他任务，都要做好记录。我个人经验是分两步：

基本操作是记录线索。早期我用Doit.im来践行GTD，现在用滴答清单，这些工具大同小异，都是基于GTD理念设计，新增任务会默认添加到「收件箱」。大家可以根据自己的喜好来选择工具，我建议选择界面简洁、美观的App，好看的东西才好用嘛。纸笔组合虽然优雅，但是速度较慢，也不利于查用，所以不推荐。

进阶操作是归类线索。根据个人情况，设置一些不同类型的「项目」，把「收件箱」里的线索分类归档，以便后期快速查找和处理。当前我的做法是取分两大类项目，一大类是具体事物型项目，把一些与之相关的线索分类放进去，方便未来加工和处理。如书籍阅读、日记反思、推文写作等。另大一类是抽象模块型项目，都是一些前期思考总结出来的关于某些事情怎么看怎么办的内容。如一些关于阅读、写作方法的心智模块。总之，前者记录what相关的数据，后者记录how相关的算法。

2. 明确下步行动：从目标到任务，区分目标意图和执行意图。

GTD中发挥关键作用的是下步行动（NA，next action），即对那些列入计划的目标和任务进行细化，明确下步具体要做什么。这个看似简单的操作，将抽象的目标意图（我要减肥）变成了具体的执行意图（早上起床，晨跑20分钟），使得行为变得场景化和可操作。前期有许多心理学实验，告诉我们执行意图比目标意图更利于提高效能。我以为，这大概是因为这部操作是有意识地在脑海中预演未来，模拟未来，有利于整合碎片思维，补全任务场景，提前建构行为过程。个人经验也是分两步操作：

基本操作是增加提示。记录是手段，提示才是目的。提示信息可以大致分为时间、空间、主体、对象等几类，其中时间线索做好用。通常，我们将一个线索具体化为下步行动后，必须酌情为其添加时间提示。

一般的任务管理软件都支持定时、重复提示功能。对于那些时间线索明确的任务，可以设置未来的单次提示，或重复提示。其中，重复提示利于习惯养成。时间线索不明的，先留在「项目」里，等待未来唤醒。为确保这些线索不被遗忘和浪费，可以另外设置一个定时任务，提示自己每隔一段时间就浏览下「项目」里的任务。这个过程就像为自己编程，很有意思。

好的提示，会成为未来自动触发、助推连续优秀行为的抓手，如晨型（早睡早起）、日记（记录反思 ）等。我个人倾向于设置许多做什么、想什么的重复提醒任务，特别是把迭代心智模块作为重要的重复任务，每天我的任务清单里都会有一些后选项是关于反思的。比如说普罗米修斯的日课，就是我的一个模块，每天提示，虽然不会每天都一五一十去执行，但取乎其上，得乎其中，多少有一些效果。每天写日记反思问题，也是被重复提示的任务。

对我而言，空间、主体、对象等线索华而不实，但我相信，提示的效果因人而异，建议你从自身实际出发总结提炼好的提示。

进阶操作是优化提示。考虑到我们不太可能认真去看提示信息，特别是复杂的提示信息，所以尽量在优化任务时，用最简单的文字和排序来展示任务，让提示一目了然。根据复杂守恒定律，前期多出力，后期多省时。为了降低我们在使用任务管理软件时（通常都是在手机app里）阅读任务、理解任务、处理任务时的认知负担，可考虑从以下三个方面改进提示内容，精炼和清晰化任务表述。一是精简标题文字，提示字数尽量不超过10字，做到一行显示、一目了然（手机）。二是添加任务描述，附加更多的信息，明确任务的具体要求，追求可行可量化。三是添加附件内容，甚至建立任务之间的相互连接。滴答等软件还可以提供内部链接和附加文档等功能，很卷，对「做什么」帮助不大，但对「想什么」帮助很大，利于接续之前的思考问题。

进阶部分可能收益不高，送给那些对自己比较卷的朋友。如果你觉得我前面的讨论很复杂，但又很想试试任务管理，那就找个任务管理软件，先做到记录线索（clue）和添加提示（prompt）两步基本操作。你只需做到CP组合，就足以超过身边80%的人。

加强模式：日记 清单 量表DCS组合

GTD很经典，但操作中容易遭遇计划跟不上变化的计划谬误，所以必须改进。DCS（Diary, Checklist, Scale）组合是我个人在GTD基础上建构起来的方法和工具组合，目的是有序地迭代任务内容及其系统本身。该组合包括三个组件：

1. 日记（Diary）：反思过去，计划未来。

定时提前思考，思考到底要做什么。写日记不仅是为了记录（record）过去，更是为了反思（reflect）过去，发现问题，提出对策，从而更好地计划未来。如果想明白了，就会生成具体事项和心智模块类的任务，纳入数据和算法类项目。如果没有完全想明白，也会生成关于前者的一些碎片想法，变成待续的思考任务。

虽然我想成了每天写日记的习惯，也坚持了二十多年，但每天有所反思和计划，还是很辛苦的一件事情，所以还是要设置任务提示（标题：写某月某日日记；内容：具体反思什么问题，以及前期相关的线索）。多亏了这个任务提示，反思日记我坚持了十多年，积沙成塔，获益颇丰。

反思日记最好是在精力充沛的时候写，否则就容易流于形式、敷衍了事。很多人跟我有一样的感觉，晨间日记，即把反思日记和晨型学习组合起来，会取得最大效果。不过如果你晚上有时间和精力的话，也可以寻找一个人安静的独处空间，播放音乐并写作日记，回顾一天的得与失，计划明天的知与行。相比之下，晚间日记对过去的回顾会多一些，对未来的想象会少一些，总体上更务实一些。晨间日记对过去的回顾会少一些，对未来的想象会多一些，总体上更积极一些。你可以根据自己的生活习惯，选择不同的日记方式。

工具方面，我最初用WW组合（Windows Word），经开智阳志平老师安利后，改为MM组合（macOS markdown），当前写作软件是Typora，日记和笔记都用它。此外，我会用Scapple、Xmind和马克笔加白板组合画思维导图，辅助思考。后者把思维过程可视化，增加思维深度和广度，适合做战略规划和系统谋划。

2. 清单（Checklist）：记录线索，提示任务。

在DCS系统里，清单继续发挥GTD的基本功能。与传统方式不同的是，许多任务线索来自日记反思后的计划。因此每次日记反思之后，清单都会更新。为了让这个更新过程变得规范有序，我会设置一个重复提示的任务（细化明天计划），督促自己根据日记反思提供的新线索，结合过去设置的提示线索，提出新一天的具体任务安排来。

通常，写日记都是在电脑端，所以写完后整理任务也是使用电脑，所以必须找一个可以电脑和手机同步数据的任务管理软件。为了确保自己会经常打开电脑和手机里的任务管理软件，我从不相信自己的记性和自觉，而是把软件图标放在显眼位置，常驻菜单栏，并设置为允许提醒。同期，把其他多数软件都设置为禁止提醒。比如说，我的滴答清单APP图标就处于右下角的位置，随手可以触及，而且是手机里为数不多的允许提示信息数量的工具，可以主动抢占我注意力。

打开APP后，我无意识的操作一般都是添加任务，或者勾除已经完成的任务，或者对列表里的任务进行更新。在「计划明天」时，一般就是马上处理掉那些可以提前完成的任务，把条件不成熟的任务延期到未来特定时间提示，对已经不再可能执行的予以删除，对剩下来的任务进行细化简化和量化，明确下步行动（NA）。如果日记思考了某个方面的问题，希望在这个方面有所推进，则打开相应的「项目」，从中寻找线索，或者将特定任务提前到明天落实。

经过这样一番操作，我们对明天要做的要说要想的事情，都做一了一轮预演，通过模拟未来为建构未来奠定了基础（参见建构论）。甚至可以说，即便明天一整天都忘了看任务管理工具，仅有这么这么一次任务整理，也会推动我们的目标意图转化为执行意图，从而有效提高执行效率。

这里还要提防一种心理现象：人们会把计划任务当作完成任务，从而减轻自己的心理负担。很多人如此，我也会，特别是一些很难的事情，虽然重要，却总是会往后拖延。计划成了拖延的借口。我们一起努力克服。

最后，推荐一种日记和清单的特殊组合操作：针对思考型任务（想什么），我们可以在清单里记录思绪，在日记里加工思绪，再在清单里更新思绪。比如说，我在滴答清单里新增一个任务（标题：思考如何优化清单系统；内容：一些前期想到的关于优化清单系统的碎片线索），加入项目（思考任务），设置提示（10月16日），那么我在10月16日这天写日记时，把这些内容作为反思的重点，深入思考，拓展思绪。思考的结果，可能是清单系统当前存在的几个问题，以及改进的几点思路和对策，那么对策就可以拆分后记录在清单里，一些可操作的直接转化为具体任务，设置定时提示；同时，我会把所有思考的内容，从日记里拷贝出来，更新到之前的任务里，然后把这个任务的提示时间改为11月16日，也就是说，一个月后，再思考一次，再迭代一轮思路和举措。生活中，我有一两百个类似的思考任务在不断迭代，时不时提示思考。有时甚至一天有好几个，我会精选其中一个最适合当下思考的话题，延后其他话题，然后开始钻研。思考得比较成熟后，我可能会编发推文，或者将其封装为一个心智模块，设置定时提示，让自己不断重温。所以，这个DS组合，是一个威力巨大的进阶技巧，如果你能掌握，相信会升级很快。

3. 量表（Scale）：统计分析，总结回顾。

量表是DCS形成闭环的最后一步。多年前我从一本讲行为主义心理学的书中读到量表的设计，结合之前知晓的富兰克林和曾国藩等人的做法，逐步在实践中迭代形成了自己的量表系统。我使用Excel来记录、统计、分析与可视化。

量表由一张一张表单组成，通常每年一张表单，采取一套统计标准。横轴是任务指标，主要来自于个人的目标管理系统，以及日记反思的更新；纵轴是时间日期；由横轴和纵轴交错组成的每个格子，对应这一天，这项指标（如阅读）的得分。我在实践中采用分级和分时两种记分原则。后者比较好理解，阅读写作一小时就得1分，三小时得3分，十小时得10分，等比赋分；前者则把表现分层次，阅读写作一小时得1分，阅读一到三小时得2分，三到十小时得3分。由于许多任务相关指标难以量化只能凭感觉赋分，所以分级赋分原则的应用场景会更多一些。

在记录和赋分基础上，还要做好加权和统分。对部分指标进行加权，是为了在当前阶段突出这些指标的重要性，对自己的行为进行激励强化。统计总分则通过加权后加减处理来体现。注意，不是所有项目都是加分，你也可以给自己设置一些减分项目，来提醒自己不要犯错。

实际操作中，填写量表需要时间，特别是量表变得非常庞大繁杂之后，每次填写都像是一次自我检视，会迫使你花费一些时间（5-10分钟）去回忆和量化评估自己的一天，但直接收益不明显，所以比较难坚持，必须设置提示来督促落实。

在积累足够多数据的基础上，你可以对自己的总体表现进行量化分析和可视化。如果你对指标进行了分类分组，还可以得到各个分组的分时段表现趋势分析。分析帮助我们更好看出哪些指标是弱项，从而在日记反思时更有针对性，然后再基于日记反思来增加这类指标的数量或者权重，同步在清单里添加更多相应的任务。可视化方面，我会给数据设置规则，让得分更高的格子颜色更深，从而对自己的全局表现一目了然。可视化适度即可，切莫内卷。

此外，量表很容易被习惯，导致脱敏，让我们对本该做的事情习以为常、熟视无睹，所以，量表设计要苟日新，日日新，又日新。平日里，我会根据日记反思的结果，适度地增减一些指标，或者调整一些指标的先后次序。每半年或者一年，结合清单里设置的日记反思任务，我会对自己的阶段性表现进行评估，然后从心的目标定位出发，大幅度调整量表的指标，甚至对架构进行调整，但总体设计原则保持不变，因此，每年都会有一张不同的表单，在历史上保持连贯性，也存在一定的差别。

量表作为一种数据工具，除了可视化外，还可以关联化和游戏化。前者主要是与其他可得的数据做关联分析，帮助自己更好理解问题；后者主要是为量表增加游戏化元素，让量表变得好玩，比如说，提前制定一个规则，即某个指标连续得分后，授予自己特定称号和勋章；或者，得分超过多少分后，给予自己特定的真实奖励。

事实上，整个DCS组合就是借鉴了游戏设计的逻辑，日记组件就好比游戏里的日志界面，清单系统就好比任务界面，量表系统就好比经验值和技能树界面，一切的目的，都是为了让我们的行为及其反馈，变得可视化、即时化、数量化，从而提高系统迭代的能效。

补遗模式：微信是最好的任务管理工具

无论你是否接受，微信其实就是一个任务管理软件。当滴答清单等任务管理软件提示我们「做什么」「想什么」时，微信提示我们「说什么」。许多任务属于对话任务，你很少会把它写在滴答清单里作为提示，因为记录可能比直接对话花费更多时间，所以不如直接在微信里编发信息。

从某种意义上说，每个正在进行的微信对话框都是一个未完成的任务。微信通过帮助我们开启、接续和归档一段对话，开启一个交互任务。对话任务可能永无止尽，换句话说，永远有潜力可挖。当这个任务暂时告一段落时，我们可以使用微信「提醒功能」，延续和接续任务。对话完成后，「不再显示」聊天对话框。一方面不打搅自己，另一方面未来可以找到前期内容。

提醒功能和不再显示的组合，灵活应用后，可以帮助我们应对直接编发信息时可能需要任务管理的三种特殊应用场景：

一是你发送信息后，对方没有马上回复。你担心这个对话会渐渐淡忘，最终事情没有着落。这时候，你可以长按自己发送过的信息，把它设置为未来提醒，这样未来就会回想起这件事情，发送后续信息予以跟进。

二是你接到信息时，感觉不好马上回复。你想先思考下，但又怕自己忘了这件事情，那么也给自己设置一个未来提醒，接续对话。

三是你主动发送或者被动回复信息，已有想法，但是犹豫不决，那么可以先发给自己（或者文件传输助手），然后设置未来提醒。

另外，一些微信端收到的好文章，还可以通过发送到微信读书来实现阅读提示。

参考上述逻辑，你可以把微信打造成一个轻量级任务管理工具，把一些简单任务清单功能都通过发送到文件传输助手后设置自动提醒的方式来实现。如果你有更多关于微信可供性挖掘的思考，欢迎分享。我的更多经验在《如何应对微信信息过载》。

我把微信作为主要的任务提示工具之一，所以它和滴答清单一样，是默认开启电脑和手机提醒功能，并且图标一直放在显眼和容易触及的地方。

精要主义：做减法，抓重点

精要主义从行为主体切入，关注任务本身的选择。精要主义导向的任务管理，追求更好的分档、组合、排序，抓大放小，优先快速处理真正重要的人事物。

精要主义认为，人的能力提高、平台提升后，任务也会越来越多，所以必须作出抉择。我们没有义务、也无法让所有人满意。精要主义从主体时间、精力或者说自主的有限性出发，去思考如何集中力量，把握重点，即对主体最有价值的任务。

经典模式：艾森豪威尔矩阵

经典的艾森豪威尔矩阵，大家耳熟能详，按照任务的重要性和紧迫度，把任务分为四档。一档是重要且紧迫的任务，马上处理。如一个领导交办的、即将到期的重点工作项目。二档是重要但不紧迫的任务，延迟处理。如一直想读的一本项目管理的书。三档是不重要但紧迫的任务，委托处理。如打印一份送给领导的汇报材料。四档是不重要也不紧迫的任务，不予处理。如给朋友转发一个搞笑视频。

经典模式很好，值得推荐。这是经受住时间考验的方法，可以优先采纳。不过也要注意，经典模式假设你有条件去延后、委托和放弃任务，现实中或许条件未必成熟。

加强模式：基于自主论的任务分档矩阵

这是我基于自主论的安全和自由模块设计的一套任务分级机制。

第一步，从安全需求（need）的角度，将任务分为必要任务和可选任务，或者说主线任务和支线任务。必要任务（主线任务），不得不做。不做的话，会有安全风险。可选任务（支线任务），可做可不做。不做的话，不会有安全风险。

第二步，从自由追求（want）的角度，将任务分为高价任务和低价任务。高价任务就是做了以后回报高的任务。低价任务就是做了以后回报低的任务。大家就可以根据自己的价值观，做出评定裁决。

第三步，结合前面的分类，把所有任务都归位四档，分类处理。

PP｜黄金任务（主线，高价），必需去做，也想去做，如生活和学习等。建议集中力量做，提前开始做。

我们要前置和优先处理黄金任务。在软件管理软件里，可以把这些任务置顶，或者设置为第一优先级。因为迟早要做的事情，越早做成本越低。我们要在开始之前开始，火力全开。精要主义和卓越主义是孪生兄弟，腾出时间来就是为了把关键少数的事情做得更好。精要主义是只做90分以上的事情，卓越主义是把事情做到90分以上效果（90分价值、90分体验）。卓越主义是相对于80分的完成主义而言的，但又不同于100分的完美主义。如果同样是黄金任务，排序时孰先孰后因人而异。推崇必要难度，挑战心态、成长心态的人，可以先做难的任务，喜欢循序渐进的人，可以从容易的做起。

PX｜鸡肋任务（主线，低价），必需去做，但不想做，如工作。建议找人做，或者自己做。

根据安全至上原则，我们不得不去做一些自己不想做、不会做的事情，这就是生活。PX任务好比化工项目，难度不大但有毒，做多了会中毒和上瘾，甚至工作沉迷。人生有许多事情是必答题，PX任务就是必答题，必须做好，要设法在有毒任务中获取养料，实现成长。如果你是领导者，可以考虑改造它们，变废为宝，使之变成自己的PP任务和他人的XP任务。比如说，团队负责人手把手教会团队成员写一个必须完成的研究报告，而不是自己亲力亲为去写。或者，你可以像机器和程序转嫁这些有毒任务。最终，面对PX任务的不同态度和方法，决定了我们每个人间的差距。

XP｜白银任务（支线，高价），无需去做，但想去做，如创业和社交等。建议组合做，或者先放放。

XP是游戏里的「经验值」，积少成多，但白银任务比鸡肋任务有价值，但不是必答题，我们有两种处理方式：

一是主动改造，组合任务。我们可以把这些XP任务和PX任务组合起来，变成PP任务。比如说，每天我不得不开车去温州上班，这是个很无聊很费时的任务。后来我想到在开车时听TED、一席、喜马拉雅和其他公开课，一下子开车听课组合就成了一个PP任务，收益很高。组合任务有并联（基于空间，相互联结）和串联（基于时间，先后联结）两种模式。前面说过的开车听课是个非常好的并联法的案例，早起看书写作则是最好的串联案例，会带来一整天良好的状态。为避免1 1<2的窘况，任务组合时必须遵循最小最少切换、感官通道兼容等基本原则。一般来说，占用相同行为（感觉、运动）、认知（判断、决策）等通道的多组不同任务，如果并联，则会争夺有限的心理资源，导致彼此能够调用的资源都会不够，结果效率低下。只有极少数任务可以「百搭」，如听音乐几乎可以和任何不调用听觉通道的任务结合，甚至和一些简单的听力任务也不冲突。因此，AirPods将成为神器。

二是主动拖延，筛选任务。根据《精要主义》一书作者的观点，可做不可做的事情可以先不做。先不做的目的是让时间考验这些任务，帮助我们更好沉淀出优质的任务。随着时间的推移，那些重要的任务会变得紧迫，而价值相对低的任务会变得可有可无，最后失去执行的价值。时间会把XP任务变成PP任务或者XX任务，所以，让子弹飞会，也是一种谋定而后动。为了避免XP任务被遗忘，做好设置定时提示，督促自己回顾线索，择优推进。

XX｜垃圾任务（支线，低价），无需去做，也不想做，如琐事。建议不要做，或者先放放。

XX任务是错上加错，断舍离是正确之举。如果可以，一开始就删掉这些任务。如果舍不得删，可以先存着，但不要设置具体时间，任由它被遗忘。

补遗模式：用杠铃杆杆来应对不确定

然而，上述分级法在实践中也有短板，主要在标准模糊和流变。

第一，实操中很难区分主线和支线，毕竟我们看不到未来，只能基于过去预测和建构未来。所以，我们很难轻易割舍掉那一个支线任务。因为说不定它做着做着就成了主线任务。

第二，实操中很难定义价值是什么，如果用驱动力3.0的逻辑，那么安全角度的考量就是避免暴力的伤害（刀剑的威慑），自由则为追求财富的增长和价值的实现。如果引入幸福三元素和三生有幸的逻辑，那么这里要考虑的就是秒钟级的愉悦、分钟和小时级的沉浸（心流）以及超越时间的意义。简单粗暴地整合这里的逻辑，安全就是活着，自由就是活好。活好一分为二，物质满足即财富增长，精神满足即幸福增加（包括愉悦感、沉浸感和意义感），不过这样做的话会显得很臃肿，道理很对，却无法操作性。

第三，即便我们能定义安全和自由，标准也很可能会因为复杂多变的环境而持续变化。所以，自主矩阵只能参考，不能全信，实践者应通过不断迭代任务系统来应对复杂性和不确定性。

此时，我们要祭出应对复杂性和不确定性的通用解题思路，用杠铃和杠杆来获取非对称性和反脆弱性，具体地说，就是尝试规定任务和自选任务的组合，设置更少任务，留出更多时间，自由探索，寻找1%，让美好的意外发生。该组合的基本假设是：在流变的世界里，探索（explore）的回报高于挖掘（exploit），因此，在完成规定任务（PP、PX）的情况下，要尽可能多地做自选任务（XP）。

一方面，做好规定任务：重要的事情先做，先完成今日待办里的PP和PX任务。PP任务和PX任务带来保底收入，这些任务的描述尽量具体化，设置明确的时间提示。可以尝试「三三制」，任务数量最好控制在3项以内，或者任务完成时间不超过下午3点。要为自己留足时间，考虑突发任务和规划谬误带来的超时现象。最好进入深度工作状态，保质保量完成。

另一方面，做好自选任务：利用空余时间，在各类项目里挑XP任务来做。XP任务往往带来的是额外收入，意外收获。这些任务比较多，所以描述可以碎片化，也无需明确时间要求。XP任务的数量也可以不设上限，能做多少算多少，做了都是赚到，只要按时睡觉即可。XP任务可以利用碎片时间、多线程操作，下午和晚上人心已散，反而适合做这些随机漫步的任务，创造性、开拓性和延展性会更强。XP任务的数量有时候比质量重要，因为我们寻找的是1%的机会。

最后，任务系统总是会自我膨胀，直至复杂得无比臃肿为止，所以定时按照精要主义原则对任务系统进行精简，也应该是一个重要的PP任务，可以定时重复提示。

如果你对上述故事感兴趣，又觉得操作起来太复杂，也可以放弃矩阵，直接使用清单主义和精要主义组合后的最小模块，包括五步：记，能记的都记下来；注，标注时间、要求等信息；砍，有风险的、低回报的都砍掉；放，吃不准的放会，可外包的放手；干，抓重点，下力气，出精品。

轻松主义：降成本，提收益

清单主义从对象切入，精要主义从主体切入，轻松主义则从行为及其环境切入，侧重于对任务的重新设计，由此降低成本，提高收益。

若要轻松，先要努力。若要躺赢，必先内卷。所谓轻松，其实只是任务执行时的轻松，前期还是加倍要付出努力。你必须非常努力，才能看起来毫不费力。天上不会掉馅饼，后期的轻松无为建立在前期的积极有为之上。必须在在开始之前开始，做非对称化改造。

《轻松主义》一书指出，轻松主义包括轻松状态、轻松行动、轻松结果三个维度，并给出了一系列建议，我在之前文章里梳理了该书主要观点，这里结合个人经验，再提三方面建议：

第一步：转变观念，找准方向

有时候我们深陷任务的泥潭而不能自拔，不是因为不努力，而是努力的方向错了。这里需要转变观念，重点关注四个方向。

1. 寻找重要问题和省力方法的结合点

重要的事情也可能有轻松的解决方案。更容易的方式一直存在，只是我们没去探寻。若能解放思想、转变观念，放下对复杂困难之法的执念，就有机会找到简单轻松之道，最省力的路径（Always seek the easiest path）。要努力做到举重若轻。

2. 寻找重要事项和愉悦体验的结合点

如果不是为了让彼此过得轻松一点儿，我们活着是为了什么？对于那些真正重要的事，如果我们可以「享受」，又为何必「忍受」？我们应该为重要事项提供奖励等强化物（参考），缩短行动和奖励之间的延迟时间（参考），并引入游戏化和仪式化等方法，如边洗澡边回电话，又如边打扫边唱歌。

3. 寻找努力付出和成果回报的结合点

过度努力可能导致过犹不及的结果。存在一个「收益递减规律」，一旦努力越过某个临界点，更多的努力就不再能带来更好的结果了，反而会破坏我们的表现。我很少因为努力不够而失败，我失败常常是因为努力过了头。所以要设置合理目标，避免过度努力。

4. 寻找个人能力和任务难度的结合点

个人能力和任务难度匹配的时候，心流体验就会出现，人会在输出时沉浸其中，获得满足。不要画蛇添足，增加不必要的东西。从基本要求做起，不要勉强自己。在基本知识还没搞定的时候，总想着多学课外的东西，往往适得其反，得不偿失。那些远超个人能力水平的目标，也有一种用途——变成参照系，让我们的其他任务看起来没有那么难，从而提高其他任务的执行率，这是一位美国哲学家推崇的小技巧，他称之为「结构性拖延」，可以参考。

5. 寻找最小努力和最大复利的结合点

有些事情，你付出一次，可以重复获利。要多做这样的任务。一是掌握基础原理，通过创新组合方式，获得「相邻可能」的复利。所谓第一性原理，也有这个逻辑在里面。二是引入技术工具，尽可能多地让重要步骤和事项自动化，获得「技术元素」的复利。通常，所有在信息工具方面的投入，都会带来丰厚的回报。三是建立互信团队，推动集体协作，收获「群体智慧」的复利。四是破解结构性问题，把时间投入有长期效应的行动时，在很长一段时间里持续获得好处。

第二步：改造空间，助推行动

人的行为受环境的影响远大于自身，降本增效的重点也在环境再造。有效的环境设计是一种特殊的任务，会让清单里其它待办任务的难度下降，收益提高，隐患消除。

空间是环境的重要元素，我们可以通过改造空间元素，助推预期行为。比较实用的个人经验有三条：

1. 打造独处空间，追求深度工作。

许多优秀的创作者都会为自己的深度工作任务寻找一些独处空间。据说哈利波特的作者JK罗琳是在豪华酒店里写作，丹尼尔平克是在后院修建小木屋，甚至有位大咖是在飞机上创作。每个人对独处空间的定义有所不同，可以因地制宜。这个独处空间甚至不是一个固定场所，我曾经连续一段时间，每天中午或者晚上去一个城市书房（温州文化工作的标志性成果之一）自学，读书和写作，体验很好，效率很高。你甚至可以把寻找独处空间这件事情，变成一个体验化游戏化的打卡小任务，添加定时重复提示。除了现实空间外，还有虚拟空间的利用，最简单的技巧就是使用音乐来打造声音场景，让独处空间如影随行。

2. 减少噪声干扰，增加触发提示。

独处空间把我们跟他人分开，但这还不够，还要调控独处空间内的各类元素。简单原则就是减少可能触发非预期行为的线索，增加该行为的启动成本；同时，增加可能触发预期行为的线索，减少该行为的启动成本。我们不可能无时无刻看着手机里的任务管理软件，所以需要环境里许多线索提示我们启动任务。比如说，如果你希望自己多看书少看手机，就在所有触手可及的地方放置希望去读的好书，并把手机放到比较远的地方充电。这里有个20秒原则，即如果要起身20秒才能拿到手机，多数人就会放弃。相反，如果20秒内就能开始阅读，那么阅读的可能性会就大大提高。

3. 利用意外元素，争取妙手偶得。

希腊神话里，英雄奥德修斯在返乡时经过海妖塞壬的领域，听说塞壬的歌声很美，会引得水手坠海身亡，但他又很想体验一把，于是把自己绑在桅杆上，并要求所有水手都戴好耳塞，在穿越这片水域之前，无论自己说什么，都不要把自己放下来。于是奥德修斯听到了歌声，也避免了危险。后来罗马人把希腊神话盗版过去，改成尤利西斯返乡的故事，便有了「尤利西斯契约」的说法。我们的生活中有许多意外，意外甚至是无法避免的，空间改造时就要考虑提前跟自己和他人签订尤利西斯契约，设法让这些意外为我所用。从这个角度说，我们在空间环境设计时，要保证安全的前提下，要留有一定的开放性，让美好的意外可以发生。比如说，对于一些需要创意的任务而言，在人群流动的户外空间采风，更容易激发灵感。

第三步：管理时机，把握先机。

《时机管理》这本书的开头有句话我很喜欢：曾经我相信时机就是一切， 现在我相信一切都是时机。（I used to believe that timing was everything. Now I believe that everything is timing.）

为了提高任务管理和执行的效率，做到举重若轻，除了前期找准方向、改造空间外，还要把握时机，在合适的时间做合适的事情。人在高峰和低谷的状态差别相当于喝了酒，有高达20%差别。何时做（when-to） 有时候比如何做（how-to）更重要。值得参考的经验也有三点：

1. 顺应个人生物钟

不同的任务适合不同的时点来做。一般而言，早上要做喝水、晒太阳和锻炼的任务。条件允许的话，可以早起晨型，阅读和写作。研究显示，创造者中早起者是晚起者的三倍。上午精力充足，适合深度工作和有效沟通，做PP和PX任务好。中午要好好吃饭，可以的话，花个10多分钟小睡，产生持续近3个小时的积极效果。下午人的精力下降后，更适合做发散型思考，所以做探索和创新更合适，做XP任务好。晚上体力会有所恢复，可以考虑做一些深度工作，但不要做重大决策，特别是深夜，历史、实践和实验都证明，深夜人的意志力薄弱，容易犯浑和阴沟里翻船。睡前可以考虑写日记或者做总结，重温下日课也是一种选择。有些书会把人分为百灵鸟、正常鸟和猫头鹰啥的，以区分早起者、多数人和夜猫子，他们只是作息时间的起止不同，节奏还是相似的，可以参考。

2. 学会恢复性休息

醒着的时间里，作息时间的黄金比例是3:1。恢复性休息可以重置人的状态，懂得休息的人效率更高。除了躺下来休息之外，还有三种恢复性休息的方式，一是微型运动，动起来比坐着有效。如果喜欢动，就每小时走5分钟，假装自己在户外（试试VR），效果更好。如果想偷懒，就多喝水，喝水了就会时不时想上厕所，迫使自己起身。二是社交休息，就是主动找人聊天，人是群体动物，群居比独处更利于恢复。如果想偷懒，就打开微信，找感兴趣的人聊几句，可以快速恢复心力。三是放空自己，从复杂任务中抽身出来，静下来冥想或者反思，彻底放空自己的思绪。如果想偷懒，就直接躺下来。恢复性休息是我的短板，我这个人受传统教育影响比较多，无意识地认为休息就是偷懒，所以总想着更努力一点，再坚持一会，结果总是疲劳过度，努力过度，但效果未必好。所以大道至简却知易行难，大家共勉。

3. 利用时间点效应

的确存在一些有趣的时间点效应，我们可以在任务设计时，设置一批重要节点，激发自己的动力。一是新起点效应（fresh start effect），每周的第一天，每月的第一天，每年的第一天，或者过完生日后的第一天，人都会有几天热情，效率特别高，所以可以利用这些时点，来推出重要的任务，提高执行率。二是中间点效应，作为重要里程碑，这些节点也会激发我们的干事热情，你可以给重要任务多设置几个中间节点，使之成为行动的爆发点，争取实现全程高能。三是终点冲刺现象，也叫快速完成效应（fast finish effect），人们在临近终点时就会加速冲刺，效率会大幅提高。读书也是如此，看到最后几页时感觉特别快。你可以通过把任务切分为许多片段，把一次长跑变成许多次冲刺的方式，获得红利。四是9龄效应，19岁、29岁、39岁、49岁时，人们会更有紧迫感，有冲动做一些事情，甚至做一些之前从没做过的事情，来突破自己，上一个台阶。

写在最后

以上就是我的任务管理经验。一是清单主义，用清单做好记录和计划，确保不忘事，侧重于工具的讨论。二是精要主义，对任务进行分级处理，抓住重点做出实效，侧重于方法的讨论。三是轻松主义，通过找准方向、设计空间和把握时间，降低成本提高效率，侧重于理念的讨论。

这些经验给你参考，如果对你有所启发，我很高兴。如果你有建议反馈，我很欢迎。

本文共13600字，感谢你的阅读！

关于解缚的普罗米修斯

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