新员工入职管理手册详细版（新员工入职管理全流程及全套表格文档）

常见用工方式及标准文件

企业的用工方式有很多种，比较常见的有全日制用工、非全日制用工、实习用工、劳务派遣用工以及外籍人员用工。这些用工方式各有特点，需要用到的规范性文件各不相同，有着不同的操作方式。

具体需要用到的文件已经给大家整理好了，直接找我拿就可以了。

新员工入职

员工入职管理，不仅是保证员工在入职阶段基本的手续办理、合同签订、试用转正等流程的标准化、规范化，降低企业的风险，更是让新员工感受到企业的办事效率并快速融入组织文化、进入工作角色的方法。

（1）员工入职流程

①入职确认

求职者面试合格后，用人单位可以向其发放“录用意向书”或者“录用通知书”。但是从法律上来说这两者是有很大区别的。

a.录用意向书

录用意向书对于求职者和用人单位来说均没有法律约束力，一般不约定员工入职后的岗位、薪酬待遇、入职携带资料等，仅是邀请求职者在指定时间到用人单位共同商讨聘用事宜，如：具体工作内容、薪酬待遇、具体入职时间等事宜。

b.录用通知书

录用通知书一经发出，即对用人单位产生法律约束力。虽然用人单位可以在录用通知书送达求职者前随时撤回，但是因为现在一般是通过邮件/微信/QQ发送，所以基本是即时到达，留给用人单位撤回时间较短，所以用人单位在发放录用通知书时一定要慎重。

录用通知书的发放要经过用人单位内部审核，并且在录用通知书上一定要明确：求职者限期答复是否接受入职、录用通知书失效条款。

根据我国《合同法》，录用通知书往往比较详细，符合要约的全部特征，构成要约，一旦员工接受了，对用人单位就具有法律约束力。如果用人单位任意撤销录用通知书，应当承担缔约过失责任。

依据《合同法》第42条的规定，当事人在订立合同过程中，有其他违背诚实信用原则的行为，给对方造成损失的，应当承担赔偿责任。

②入职前的准备

在新员工入职前，人力资源部门要做的相关准备工作如下：

a.与新员工电话确认入职需携带的相关资料，如：照片、毕业证、身份证、离职证明、体检证明等。以及相关注意事项，如：入职时间等；

b.通知用人部门，做好新员工座位、办公设备及用品、OA账号、工作内容安排、入职对接人的准备；

c.准备好入职登记表、劳动合同、保密协议/竞业限制协议、薪酬协议、工牌、餐卡、工作服等；

d.其他准备，如：企业统一安排体检，应提前联系相关医院或体检中心。

③办理入职手续

在新员工入职当天要立即为新员工办理入职手续，主要是收集员工基础资料、核对员工信息、整理员工档案，主要内容如下：

a.面试时填写的“岗位申请表”可以作为入职后的“员工登记表”，如果面试时未填写则新员工入职后要填写完整的“员工登记表”；

b.复印并扫描新员工相关资料，如：身份证、毕业证、学位证、其他证书等；

c.收集并整理相关资料，如：离职证明、体检报名、照片等；

d.与员工签订相关合同，如：劳动合同、保密协议/竞业限制协议、薪酬协议等；

e.告知新员工入职、试用、入职培训等相关注意事项。

④入职培训

前几年有些企业入职培训会有素质拓展、军训等，近些年这样做的企业逐渐减少，不过关于企业规章制度（员工手册）、企业文化、行政流程等的培训内容基本没变，但是在新员工培训过程中要注意以下内容：

a.所有的培训都要有完善的流程，培训前要有签到、培训后有考试；

b.对于规章制度（员工手册）的培训要有员工签字确认，主要是为了在日后的处罚、调整的依据，一般主要签字内容为：本人已详细阅读并学习了企业规章制度（员工手册）的全部内容，并谨此声明本人愿意自觉遵守，如有违反，自愿按照企业相关规定执行。

⑤与用人部门对接

在做好前面的几步流程后，就是要与用人部门进行对接，主要包括以下内容：

a.为新员工介绍入职部门人员；

b.由其直属领导安排其岗位职责及具体工作内容；

c.由其部门进行具体的部门培训。

⑥建立员工档案

对于没有引入员工档案系统的企业，可以以下面的步骤建立企业的员工档案。

a.员工基本信息登记

员工基本信息登记表一般在员工入职的当天会进行填写，这个表不仅仅是获取员工的基础信息，还是为企业提供一定的保障，如：

·紧急联系人，在员工发生意外、突然不来上班等情况时可以直接联系到其家人或朋友。

·登记表中信息由本人签字确认属实，如后期发现信息造假，此表格可作为企业解除劳动合同的合法依据。

b.员工入职相关审批文件

一般常用的有以下文件：

入职审批表、薪酬确认函、试用期岗位职责与目标计划等；入职面试测评量表、面试评价表、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）等；

c.员工各类证件复印件及扫描件

包括但不限于：身份证、毕业证、学位证、驾驶证、职称证、资格证、各种专业证书、比赛获奖证书等等。因为这些证件以后用到的地方会比较多，比如员工入职缴纳社保等等，所以最好保留扫描件。

d.员工各类在职资料

一般常用的有：

体检报告、离职证明（若无且无法补开的，则需本人签署声明书）、劳动合同及附件、保密协议、转正申请、每年度工作总结等。

这类文件也是原件、复印件、扫描件各一份，要注意的是这些文件都要有员工本人的签字才是有效的。

员工保密义务与竞业限制

保密义务与竞业限制是不同的，保密义务不限制于某些岗位，在具有保密义务的员工离职后企业也不需要再支付保密补贴；竞业限制是有岗位要求的，不是所有员工都可以签竞业限制，签订了竞业限制的员工在离职后两年内，企业需要向员工支付补偿费。

（1）员工保密义务

在企业的日常管理中需要防范和杜绝各种泄密事件，合理的保护企业密码，所以对于日常工作中有机会接触到商业机密、技术秘密或者其他核心信息的员工都有保密义务。

对于具有保密义务的员工，企业可以与员工签订保密协议，在保密协议中可以约定保密补贴，同时在工资发放中也要提现保密补贴，这样保密协议才是有效的。

（2）竞业限制

竞业限制指的是用人单位为了保护自身的商业秘密，经过劳动关系双方协商后约定，在劳动关系存续期间，限制或禁止员工直接或间接在与企业存在竞争关系的企业兼职；或者劳动关系结束后的一段时间内，限制或禁止员工直接或间接到与企业存在竞争关系的企业任职。

不是所有员工都适合签竞业限制协议的，《劳动合同法》第二十四条：竞业限制的人员限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员。竞业限制的范围、地域、期限由用人单位与劳动者约定，竞业限制的约定不得违反法律、法规的规定。

在解除或者终止劳动合同后，前款规定的人员到与本单位生产或者经营同类产品、从事同类业务的有竞争关系的其他用人单位，或者自己开业生产或者经营同类产品、从事同类业务的竞业限制期限，不得超过二年。

试用期及转正

企业在与员工约定试用期的时候一定要符合相关法律法规要求，负责看似是为企业降低了用人成本，实际上会在无形之中给企业带来巨大风险。

《中华人民共和国劳动合同法》第十九条：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。

同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。

以完成一定工作任务为期限的劳动合同或者劳动合同期限不满三个月的，不得约定试用期。

试用期包含在劳动合同期限内。劳动合同仅约定试用期的，试用期不成立，该期限为劳动合同期限。

《中华人民共和国劳动合同法》第二十条：劳动者在试用期的工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工作的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。

各类证明模板和注意事项

劳动者在职或离职期间，常需要单位开具相关的证明材料，比较常见的有三类：在职证明、离职证明和收入证明。

这里尤其要注意的是这些证明是绝对不可以随便乱开的，证明中的在职时间、离职原因、员工收入都要如实填写。不要以为开假证明是帮助了员工，实际上会在无形之中给企业带来巨大风险。

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