excel 如何查看数据有效性的内容（9个实例学透数据有效性设置）

例6 在“销售数量”列中输入文本值时提示警告信息

数据有效性条件可以设置为公式，当在设置了数据有效性的单元格中输入不满足公式条件的值时，则会弹出错误提示。如通过本例有效性条件的设置可以避免在特定的单元格中输入文本值，具体操作方法如下。

①选中需要设置数据有效性的单元格区域，单击“数据”标签，在“数据工具”选项组中单击“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。

②在“允许”框下拉菜单中选中“自定义”选项。在“公式”编辑栏中输入公式：=IF(ISNONTEXT(C5),FALSE,TRUE)=FALSE，如图1所示。

图1

③切换到“出错警告”选项卡下，设置警告信息，如图2所示。

图2

④设置完成后，单击“确定”按钮，当在设置了数据有效性的单元格区域中输入文本时会弹出错误提示，如图3所示。

图3

例7 设置鼠标指向单元格时自动显示提示信息

通过设置数据有效性限制了数据的输入范围后，可以通过设置实现在鼠标指向单元格时即显示提示信息（也可以只设置鼠标指向时显示提示），以提示用户输入有效数据，其操作方法如下。

①打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡下，设置好数据的有效性。切换到“输入信息”选项卡下，在“输入信息”文本框中输入要显示的提示信息，如图4所示。

图4

②设置完成后，单击“确定”按钮回到工作表编辑状态下，当选中设置有效性的单元格时，则显示提示信息，如图5所示。

图5

例8 设置自动圈释无效的输入数据

设置输入数据有效性之后，可以开启“圈释无效数据”功能将无效数据标注出来。如在如图6所示的表格中设置了输入的出货数量不能大于进货数量的数据有效性。如果在输入数据前设置的数据有效性，当输入不满足条件的数据时会弹出警告提示；如果在输入数据后才设置数据有效性，那么可以使用“圈释无效数据”功能将无效的数据圈释出来，其操作方法如下。

图6

选中需要设置数据有效性的单元格区域，单击“数据”标签，在“数据工具”选项组中单击“数据有效性”下拉菜单中的“圈释无效数据”命令，即可在当前工作表中将无效的数据用红圈圈释出来，如图6所示。

例38 快速复制数据有效性设置

在设置数据有效性时，可以选择所有要设置数据有效性的单元格进行设置，也可以先设置一个单元格的数据有效性，然后进行复制。

第一种方法：选中设置了数据有效性的单元格，将光标定位到右下角，出现黑色十字形时按住鼠标左键向下拖曳，即可复制设置了数据有效性的单元格。

第二种方法：选中设置了数据有效性的单元格，按“Ctrl C”组合键进行复制，然后定位到指定位置上，按“Ctrl V”组合键进行粘贴即可复制设置了数据有效性的单元格。

例9 删除不需要的数据有效性设置

要删除设置的数据有效性，其操作方法如下。

①选中设置了数据有效性的单元格区域。单击“数据”标签，单击“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框。

②单击“全部清除”按钮即可清除设置的数据有效性，如图7所示。

图7

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