excel数据录入第7节（第三天Excel的数据规范）

胖达叠丝今日分享，Excel的进阶基础，从表格规范开始。

表格制作的步骤和规范，很重要。很多同学有许多普遍的习惯误区

比如习惯去加入多余的空格，日期格式不符合文本和公式的要求，数字后带着单位，习惯性合并单元格，这都是在给后面完成数据汇总报错，给自己挖坑。因为Excel是一个系统，它有自己的运行规范。

数据明细表格是咱们能快速地创建报表的基础，统计结果都是基于明细表的规范度。

表格规范可以分为表格布局规范和单元格格式规范两类

表格布局规范篇

四个原则

每行是一条记录，每列是一个属性，无空值，无合并单元格

错误示例，这种表格就包含大量的错误操作。

错误展示

如何修正表格不规范

原则1：每行是一条记录，我们先删除空白行，可以使用快捷定位删除空白行：选中列，然后【Ctrl G 】打开条件定位框点一下定位条件，按条件选择空值，再右键删除就行了。

原则2：每列是一个属性的，先在列标用鼠标右键插入新的一列空白单元格，快速使用快捷键【Ctrl shift 方向箭头下】选中E3到最后一项数据，再点击选项卡【数据】-{分列}会弹出一个窗口，我们根据表格的符号选择分隔符号，下一步再点其他，根据符号选择对应语言的括号符号，再下一步即可看到对应的预览框，确认没有问题确定即可。自动分成两列并且填充了内容

分列操作视图

分列操作视图

预览完成

快速清理多余的信息

选中列，再用快捷键【Ctrl H】查找和替换功能清理就可以了

快速查找和替换内容

原则3：无空值

比如空格都是意向未成交的意思，我们批量填充即可。【Ctrl shift 向下箭头】选中数据，【Ctrl G】打开条件定位-选控制-确定。再直接输入意向未成交，按【Ctrl Enter】就批量填充了

原则4：无合并单元格

很多同学合并单元格是为了美观，但是合并单元格是没有办法批量应用函数公式的。

可以先批量选中区域再取消合并，再定位空值批量填充即可。如何定位和填充，上文已经说了两次就不再啰嗦了。

单元格格式规范篇

三种格式规范：日期格式，文本格式，以及数字格式规范。

日期格式有三种：某年某月某日，某/某/某，某-某-某

错误示例：某.某.某,某年某月某号

批量修改方法 定位点.替换成/正斜杠，定位号替换成日期即可。最后再统一日期格式即可

开始选项卡统一格式

怎么判断日期格式是否有误呢？

第一种判断方式，默认格式下，右对齐的日期是正确的，左对齐是有误的。

第二种判断方式，选中区域，开始选项卡点击筛选

默认格式右对齐是正确的日期格式

点击筛选

上面是正确的，下面是错误的

筛选框如果能看到完整的日期就说明这个日期是有误的，因为Excel会自动识别根据年月进行逐级分组的哦，Excel因为无法识别所以会当做一个文本进行显示。

文本规范：操作同理，不再啰嗦

查找和替换功能注意一个功能，查找内容*某某，会替换带某某字样的单元格文本或者内容。*某某表示末尾带某某的字段

多个单位同时修改

如果是替换全部内容，一定要勾选单元格匹配再替换

全部替换

如何避免Excel计算不需要计算的数字内容

选中数据区域，在选项卡选择【数据】-[分列]，窗口点两次下一步，列数据格式设置成文本即可

数字格式转成文本

文本格式左上角会有三角标志哦

文本格式标致

最后总结一下，以下思维导图有需要的自己保存罗。

表格格式规范

表格规范导图

单元格布局规范

单元格规范

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