公文发文机关标题一定要全称吗(公文中怎样规范表述机关单位名称)

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公文发文机关标题一定要全称吗(公文中怎样规范表述机关单位名称)

公文发文机关标题一定要全称吗

正确运用机关或单位名称的“全称”与“简称”

岳海翔

在公文写作过程中要经常涉及对机关或单位名称的表述问题,不仅版头部分使用,发文字号中使用,公文标题、发文机关署名(即落款)以及印章中也要用,涉及公文的各个组成部分。至于正文部分的写作,使用的就更多。但在具体表述时究竟是用其全称还是规范化简称,在《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)国家标准中并无硬性规定,因此在一般情况下二者是通用的,但有时需要根据具体情况作适当处理。主要是:

一、要根据发文机关标志的表现形式确定使用全称还是使用简称。根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准的规定,公文版头部分的发文机关标志(即通常所说的“红头”)系重要的公文格式要素,其由“发文机关全称或者规范化简称”加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。因此,以党政机关名义所制发的文件,无论是采用机关名称加“文件”形式还是只标识发文机关全称或者规范化简称(即不带“文件”二字)的发文机关标志,其发文机关名称既可以使用全称,也可以使用简称。

需要注意的是,一个机关和单位的全称,要以批准该机关或单位成立的文件核定的名称为准;一个机关或单位的简称,应该由其上级机关或单位来规定。当然,有的也是由本单位自定的,如果属于此种情况,应当明文告知相关的机关单位,而不能只是自己使用别人并不知晓。

二、要根据文字的繁简确定使用全称或是简称。例如公文版头、标题、发文机关署名(落款)中所涉及的发文机关名称,究竟以使用全称还是简称为宜,应当根据实际情况酌定。就公文版头部分而言,需要注意的是,采用发文机关名称加“文件”形式的发文机关标志,此种版式通常主要用于下行文,前面的发文机关名称既可以使用全称,也可以使用规范化简称,具体如何使用就要依据文字的繁简来确定。但上行文不带“文件”二字,应当只标识发文机关名称而且要用全称,因为对上级机关和单位不可制发“红头文件”。此外,如果机关名称字数较多,特别是一些大型的集团公司,其名称本身就比较长,下面还设有二级甚至三级子公司,往往冠以一二十个字,为简洁起见,则通常应当使用简称,以使行文趋于简洁,并求得文面布局的醒目、匀称、美观、得体。发文机关标志以及标题的拟制中要这样做;在结尾落款处的发文机关署名更要注意不能过长,一般应使用简称,如果使用简称以后仍然较长,可以考虑排成两行,并且要注意使之居于成文日期上一行居中的位置。但需要注意的是,发文字号中的机关代字必须是简称,而且是高度浓缩了的称谓,诸如中共江苏省委的机关代字为“苏”,江苏省人民政府的机关代字为“苏政”,中共成都市委的代字用“成委”,成都市人民政府用“成府”,国家质检总局党组用“国质检党组”,国家质检总局用“国质检”等等,因为拟制机关代字的总要求是必须做到明确、简洁、规范,不能产生歧义和冲突,特别是不能与自己的上级机关或同级机关的代字相互冲突或者重复;印章中的发文机关名称则应使用全称,以示庄重、严肃。使用全称的情况也有,但并不多见。

三、要根据公文的运行范围和内容性质酌情确定使用全称还是简称。就一般而言,对于系统或机关单位内部运行的公文,其发文机关名称可以使用简称,既不会令人费解,又会使行文显得简练,便于接受,不然,就会使人感到繁杂;但对于那些政策性、规定性较强的公文以及会议性公文,如公报、决议、纪要等,即使是在系统内部,也应以使用全称为宜,以体现行文的庄重性和严肃性。对外行文,按照规范要求均应使用全称为宜。对此,在具体的行文实践中要有所注意,根据不同情况灵活选用。

四、要注意了解和掌握机关或单位名称的表述规范。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定, 一般在公文写作中第一次使用机关或单位名称时应当使用全称,并用括号注明简称, 下文再出现相同名称时, 则始可用简称。例如“根据中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局(以下简称国家质检总局)和“中国国家标准化管理委员会”(以下简称“国家标准委”)的有关规定。”

五、要注意名称表述的明确性,不能重叠使用。例如“中共××乡党委”之类的简称就不符合规范。问题在于“中共”已经是中国共产党的简称,再在后面添加“党“字,属于叠床架屋,其原由已如前述。

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