excel技巧爱好者（EXCEL经验分享九）

EXCEL的优点在于数据分析，而数据从本质上来说，他有一定的规律性。在我看来数据大致上是分为两大类型，一类就是纯粹的数字，另一类则是文本数据。数字数据EXCEL本身就带有很多数字统计函数，这些函数大部分都是数学统计工具，所以这些函数其实也不必多说，因为很简单。而文本数据，EXCEL也有很多处理的函数，当然前提在于这些文本数据都有一定的规律性，了解了这些规律，利用EXCEL的函数进行处理就会方便很多。

数字处理

EXCEL不仅可以对数据进行统计，还可以对数字进行一定的处理。而对数字进行处理一般都是数学方法，比如三角函数、对数等等，这里就不多说了。

这里主要说两个，一个是INT函数，一个是ROUND函数。

INT函数即为INTEGER，意思为整数，他的作用是把一个数字的整数部分取出来。他的用法也非常简单，直接INT(数字)，就可以了，他是不会把数字进行四舍五入之后来取整数的。

ROUND函数应用就比较多了，他的是对一个数字保留指定的小数位，那么这个函数就要对数字进行四舍五入了。一般来说，我们是需要保留小数两位的，所以ROUND的用法，就是两个参数，第一个是数字，第二个是指定保留小数的位数。比如ROUND(1.566,2)，他的结果就是1.57。需要指出的是，EXCEL千分位符号，是可以把小数显示为两位的，但是实际上EXCEL保存的还是原来的数字，只是显示不一样。所以要把数字处理成需要保留的小数位，就要用ROUND函数。

EXCEL也是处理文本的高手

处理文本，我们很自然的会想到WORD，我这里所说的文本是作为数据来说的。作为数据来说，文本尽量的保证规律性。大家可能在接触某些软件的时候会发现，有些是通过下拉框来确定你要输入的信息，下拉的内容则是事先规定的好的，所以这些就是文本的规律性了，又比如身份证号码是18位的，等等。

EXCEL对于取文本中的字符的函数主要有LEFT、RIGHT、MID这三个函数。从名字上来看，就很容易理解，LEFT是总左边取文本，RIGHT是从右边开始，而MID则是从指定位置开始取。

LEFT和RIGHT函数都是两个参数，第一个参数是需要取文本的单元格或者值，第二个则是你要取多少个。MID函数需要三个参数，第一个也是需要取文本的单元格或者值，第二个是从文本中第几位开始，第三个则是要去多少个。从功能来看，其实MID完全可以替代LEFT和RIGHT，因为MID就相当于一个文本在你面前你想怎么取就怎么取。

还有一个LEN的函数，他是LENGTH的简写，也就是长度的意思。他返回的是一个字符串的长度。

下面我就演示一下LEFT、RIGHT、MID、和LEN函数的用法，其实都挺简单的。

文本规范的强力函数TEXT

TEXT函数是将单元格内的文本按照一定的规则进行转化。比如有一个手机号码13911234596，把他变成139-1123-4596，TEXT函数就能做到。又比如我们有时候添加序号从1开始，但是需要把序号变成3位数，就是说序号1应该显示成001，TEXT函数也能做到。

TEXT函数有两个参数，第一个参数自然就是需要更改的文本，而第二个参数就比较有意思了，他相当于自定义的格式。学习这个函数，你首先要先知道某些符号的意义。0在这个函数中表示数字占位符号，所以上面说到的手机号码的例子，他的格式就是 “000-0000-0000”，而把数字序号1变成001的格式则是 “000”。这个0的意思是他占用一个位置，当这个位置有具体数字的时候他就是具体数字，如果没有的话则用0来代替。

TEXT函数的文本格式还有很多很多，如果你EXCEL比较熟练地话，应该会想起EXCEL有一个功能是设置单元格格式，其中有一项自定义，他的功能就和TEXT很类似了，同时你可以参考自定义的一些表达方式，他可以应用到TEXT的第二个参数中去。当然这里的格式非常多，比较常用的一个是0，另一个是#，如果你要把数字格式调整成小数保留两位并且带千分位，同时当单元格没有数据的时候显示为0.00，那么这个格式就是 “#,##0.00”。

单元格引用

EXCEL的每一个单元格、每一片单元格区域等等都有自己的详细的“地址”。比如A1单元格，A代表了列，1代表了行。又比如A3:C9，他表示的是A3到C9这一片区域，还比如区域!C2，他表示一个名为 区域 的SHEET中C2单元格。如果你在两个不同的EXCEL文件之间互相引用单元格的话，那么这个单元格地址会多出一个[文件名]。这些引用大家都已经很熟悉了，这里再介绍一种引用方式是R0C0样式，R代表行ROW，C代表列COLUMN，而后面的数字分别就是行号和列号，这种表达方式类似于一个坐标了。当然，你不能直接用R1C1样式来引用单元格，比如=R1C2，EXCEL是不认识的。同样的，公式如果是=A2，那就直接引用到了A2单元格的值，但如果是=”A2”的话，EXCEL只会认为你输入的是文本字符A2。

说了这些，你会问我究竟要说什么呢？我们如果直接引用单元格，那么这些单元格就是固定的了，是死的，他并不会随着单元格数据的增加而增加或减少。比如SUM(A1:C9)，那这个公式只会在A1到C9范围内求和，他并不会因为我增加了C10单元格而把单元格范围扩大，所以此时我们需要手工的去调整公式内单元格范围了。因此，动态的调整单元格范围就是我要说的核心内容了。

这个引用单元格的函数，主要就介绍INDIRECT函数，他的作用就是把作为文本格式的单元格转化成EXCEL认为的单元格。换句话说直接用文本字符 “A1”，EXCEL不认识，但是通过INDIRECT函数，EXCEL就认识了。比如A1单元格的值是中华人民共和国，B2输入函数=INDIRECT(“A1”,TRUE)，那么EXCEL就知道你要引用A1单元格的值了，所以就显示中华人民共和国了。至于说INDIRECT函数的第二个参数，则是告诉EXCEL我的单元格格式是A1形式，还是R1C1形式。

你可能还是会问，这有啥用？其实奥秘就在于这些字符串了，比如”A1”，你可以理解成他是字母A和数字1拼接起来的，所以数字1我可以动态的变化起来，从而让表示单元格的字符串也动态的变化起来。比如我有一个求和公式=SUM(A1:A9)，就是对A1到A9单元格求和，之后我在A10单元格增加了数据，所以我求和范围就是A1到A10了，这个时候利用INDIRECT函数对A列动态的计数就能动态的改变单元格范围了。所以这个求和函数就变成了=SUM(INDIRECT(“A1:A”&COUNT(A:A),TRUE)) 。大家理解下这个函数，COUNT函数是对A列非空单元格计数，然后把这个数字和字符串“A1:A”拼接在一起就表示这片区域了，如果COUNT函数返回的是9，那么字符串就是“A1:A9”，如果是10就是”A1:A10”了，随着你输入的数据变化，他也会动态的发生变化。

如果你要引用的单元格不在当前的SHEET里面，甚至在另一个工作文件中，那只要在文本前拼接SHEET名字或者在加上另一个工作文件名就可以了，当然这些单元格引用规则，要符合我之前说过的单元格引用格式规则。比如你有一个汇总的数据表，汇总了每月的数据，而每个月的明细数据又分别在其他的SHEET里面，名字分别是一月，二月，三月……，汇总数据的表标题当然也有一月、二月、三月等等，每个月的数据都在每个月SHEET中的A1到A10单元格，我现在就直接在汇总表内求出每个月的合计数，利用INDIRECT函数。

既然汇总表内标题就是一月、二月、三月，和后面的SHEET名字一样，所以用这些单元格拼接“A1:A10”就可以了，当然千万不要忘记中间增加感叹号，比如一月就是”一月!A1:A10”。具体就看我的示范。

你可能还是会说，这些函数很少用。其实，这些函数还能用在EXCEL数据验证和名称范围内使用，具体如何操作，我在下一期的内容中继续详细说明。