五个excel常用函数的格式和功能（一个功能抵得上4个函数）

快速填充功能是Excel 2013及以上版本才拥有的，它可以根据当前输入的一组或多组数据，参考前一列或后一列中的数据来智能识别数据的规律，然后按照规律进行数据填充，这样可以提高数据处理的效率。

Excel中的快速填充功能主要体现在添加字符、提取数据、规范数字格式和合并字符4个方面，如下图所示。

当需要向已知的字符串中添加字符，如为员工编号添加公司代码、为电话号码添加分隔符“-”、为日期添加斜杠“/”等，手动添加效率会非常慢，而且容易出错，但利用快速填充功能，则可自动根据输入的数据特点，识别你的填充意图，快速填充需要的数据。

例如，在“员工基本信息表”中为手机号码添加“分隔符（-）”，具体操作步骤如下：

步骤01：在工作表的“联系电话”列后面插入一列空白单元格，在K2:K3单元格区域中使用分隔符区分好的收手机号码，选择K3单元格，单击【数据工具】组中的【快速填充】按钮，如下图所示。

步骤02：即可根据前一列数据，自动快速填充数据，效果如下图所示。

在Excel 2013以前的版本中，提取字符串中的字符只能通过LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函数来提取，而在Excel 2013及以上版本中，通过快速填充功能则能快速搞定。

如果要将下图中的字符串中的数字提取出来，由于源数据缺乏规律，使用函数无法提取出来。

这时就可以使用快速填充功能来实现，在各字段下的第1行中输入提取的数字，选择第2行中的单元格，按【Ctrl E】组合键，就能根据第1行的提取规律将内容提取出来填充到单元格中，如下图所示。

专家点拨

在填充数据时，按【Ctrl E】组合键后，若打开如下图所示的提示对话框，表示Excel不能根据输入的数据识别出填充规律，我们需要重新输入带规律的数据，或多输出几组数据，更好地识别出填充规律。

比如要提取身份证号码中的出生年月，相对于使用MID函数而言，使用快速填充功能提取速度更快。但需要注意的是，使用快速填充功能提取出来的是字符，所以在提取出生年月时，需要先设置单元格的日期格式。具体操作步骤如下：

步骤01：在表格中选择G2:G21单元格区域，打开【设置单元格格式】对话框，将数字分类设置为【自定义】，将类型设置为【yyy/mm/dd】，单击【确定】按钮，如下图所示。

步骤02：在G2:G4单元格中输入前3位员工的出生年月，选择G5单元格，按【Ctrl E】组合键，将根据前面3个单元格中数据的规律，智能提取员工的出生年月，如下图所示。

专家点拨

当“快速填充”的结果不准确时，可以多给出两个示例，这样就能更准确地识别。就拿本例来说，如果只输入一位员工的出生年月，填充的员工出生日期全部是“25”，输入前两位员工的出生年月，识别出的员工出生日期将全部是“15”和“25”，只有输入三位员工的出生年月，才能正确识别出员工的出生日期。

如果在表格中输入了“2011.11.12”和“11.11.12”这样的日期格式，但Excel并不能识别这样的日期格式，所以，对于这样的日期格式既不能通过格式转换为日期，也不能参与日期的计算，针对这一情况，我们可以使用快速填充功能来实现。在不规范的日期格式后面插入一列空白列，根据前一列数据输入一组示例，按【Ctrl E】组合键，将前1列不规范的日期格式转换为规范的日期格式，如下图所示。完成正确转换后，可将不规范数字格式的那列数据删除即可。

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不管是不规范的日期格式，还是不规范的数值格式、货币格式等都能通过快速填充功能进行规范。

当需要将工作表中多个单元格中的数据合并到一个单元格中时，很多人习惯使用合并字符“&”来实现，其实，通过快速填充功能也能轻易实现，并且合并时，还能对多列数据的顺序进行调整。

例如，当需要将员工基本信息表中的“街道”和“市区”列合并到“住址”列，并按“市区à街道”的顺序进行合并时，可先在“住址”列的第1个单元格中输入正确顺序的员工地址，选择第2个单元格，按【Ctrl E】组合键，即可快速合并字符，并填充在单元格中，如下图所示。