文档管理系统的八大创新(会博通文档管理系统的三种编号方式)

在会博通文档管理系统中,文档编号的自动生成有三种方式,分别是按文件字、MFL-文档分类(包括主文档和后续文档)和以上位类编号作为编号前缀生成编号。

三种方式独立使用,不能同时存在两种或以上编号方式,并由系统参数确定。

文档管理系统的八大创新(会博通文档管理系统的三种编号方式)(1)

可通过系统参数限制只容许通过程序自动生成编号,不能手工在文本框中输入。可通过系统参数设置已编号文件是否容许重新编号。

01按文件字

在输入状态,单击编号的输入框,会弹出一个编号的自动生成窗口:

文档管理系统的八大创新(会博通文档管理系统的三种编号方式)(2)

附:1、 点击采用按钮,系统将自动保存当前编号,并在下一次进入编号生成时自动加1 形成新的编号。

2、 即使操作者在点击采用后,又将自动形成的编号从属性中删除,该编号值亦已自动保存到了编号系统。比如说,当前的编号是147,你点击采用后,会在属性的编号框中形成“绍林科技【2019】0147”,此时,即使你将该文号清除,下次生成的编号将会是“绍林科技【2019】0148”。

3、 如果你不打算采用自动生成的编号,不要随意点击采用按钮,对于零星的缺号补登,可直接在属性编号框中输入,如果输入的编号与该类型下的已有编号重复,系统会予以提示。

02按文档分类

编号生成操作、权限与按文件字方式基本一致,编号生成窗体如下:

文档管理系统的八大创新(会博通文档管理系统的三种编号方式)(3)

根据文档分类进行编号时,编号的样式:AC000002-2017其中,AC 为文档分类代号,2017 为年度,000002 为该分类按年度形成的顺序号。

按文档分类编号时,该文档称为主文档,还可采用关联信息管理功能,加入与主文档关联的后续文档,具体操作方法请参考关联信息管理一节。

附:1、 点击采用按钮,系统将自动保存当前编号,并在下一次进入编号生成时自动加1 形成新的编号。

2、 属性页面中的编号功能,只针对主文档,后续文档取号请参考关联信息功能。

03以上位类编号作为编号前缀进行编号

编号生成操作、权限与按文件字方式,系统会自动执行操作(并出现如下窗体提示),然后返回新编号。

文档管理系统的八大创新(会博通文档管理系统的三种编号方式)(4)

附:该方式是以上位类条目编号为基础,根据顺序号位数自动生成新的编号,如上位类编号为“绍林科技2010”,顺序号位数为5,系统按该上位类下已编号条目情况自动分配编号,如为“绍林科技2010-00001”。

以上就是关于文档管理系统三种编号方式的介绍,希望对您有帮助。按文件字、MFL-文档分类(包括主文档和后续文档)和以上位类编号作为编号前缀生成编号,这三种方式,您更喜欢用哪一种?可以留言告诉我们哦。

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