关于本科生毕业后的档案问题（致2022届毕业生关于档案）

亲爱的石大毕业生们：

时光荏苒，光阴似箭！转眼间，你们即将离开学习生活多年的石河子大学校园，开始新的人生阶段。几年来，你们见证了石大的发展，档案馆见证了你们求学过程中的成长经历。这份成长经历将作为原始文件材料——档案，关系到你们毕业后的就业、职务晋升、职称评定、转正定级、户口迁移、出国留学、社保、退休……因此我馆结合历年毕业生档案办理经验，为你提供些许建议，请用心关注！

一、什么是学生档案？

学生档案是指学校在对学生培养过程中形成的记录和反映学生个人简历、政治面貌，学习经历、思想表现以及家庭状况、奖惩等。以学生为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

二、什么是毕业生档案？

学生档案在学生毕业时称为毕业生档案。学生毕业后，学生档案成为人事档案的重要组成部分。在就业后的工作中，人事档案将会不断补充进诸如记载就业后的个人学习工作经历、政治品质，思想认识、专业素养，工作实绩以及家庭社会关系等情况的材料。毕业生档案是人事档案的重要组成部分，在招聘录用、政审考察，公证信息、职称评定等人事管理中起着凭证、依据和参考的作用。

三、毕业生档案有什么重要作用？

毕业生档案是人事档案的重要组成部分。人事档案与本人一生息息相关：企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔、录用等都要审查档案，并以其记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。因此，人事档案是保障个人权益的重要依据。此外，无论是工作调动、考研，还是职称评审、考资格证，工龄认定、社保办理，住房补贴发放、入党、办理退休等。都要用到人事档案，人事档案也是维护个人权益的重要凭证。

四、毕业生档案一般包括哪些材料？

高中阶段

高中毕业生登记表

中学学籍表、体检表

政审表、入团入党材料

奖惩材料、高考志愿表等

大学阶段

录取通知书、体检表

学生登记表、成绩表

毕业生登记表、报到证

党团材料、奖励和处分材料等

毕业研究生档案

（除了上述两阶段材料外还包括：）

录取通知书、录取登记表

党团材料、毕业生登记表

学位申请书

学位评定委员会决议

成绩单、报到证、学籍卡

五、毕业生应如何对待自己的档案？

目前，毕业生中存在对档案不了解、不关心的现象。有的学生毕业多年，档案还遗留在学校，或将档案放在家里，甚至不知将档案丢在了何处。毕业生正确处理自己档案的方式主要有五种：

就业单位有

人事档案保管权限的

档案可由学校统一寄到就业单位。

就业单位没有

人事档案保管权限的

档案可以转到单位附近的（非生源地）人才服务中心或生源地人才服务中心，也可以转到户籍所在地县以上政府人事部门所属人力资源公共服务机构保管，学校根据毕业生填报地址统一寄送。

考取本校研究生的毕业生

确定自己被录取后，告知所就读学院负责毕业生档案管理的老师，提醒老师将你的档案归入“考取本校研究生”类别并做好登记。

考取外校研究生的毕业生

确定自己被录取后，将录取学校的调档函及时交给学院负责毕业生档案管理的老师，提醒老师将你的档案归入“提前寄出”类别并做好登记。

暂未就业的毕业生

填报就业系统前提前确定生源地县以上政府人事部门所属人才服务机构，明确邮寄的具体地址及电话，在最后填报档案邮寄地址时填写准确。档案托管生源所在地保管，有利于工龄的计算和职称的评定。凡暂缓就业需要委托学校保管档案的毕业生，须咨询学院填写留档申请，学校原则上只保管2年。所有毕业生就业或今后变换单位时要留心个人档案去向，做到“档随人走”。

六、哪些机构具有人事档案保管权？

机关企事业单位、国营企业一般都有自己的人事档案管理部门。按国家政策规定：

1.组织、人事部门所属的各级人才交流中心（人力资源公共服务机构）才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案；

2.各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管；

3.毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系；

4.各级人才交流机构，如省、市、各区人才交流机构等，它们的区别只是所属部门的不同，其他无任何区别。

七、哪些毕业生档案适合到人才交流机构托管？

1.不想回生源地而想将户口落在其他地区的毕业生；

2.准备考研的毕业生；

3.还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生。

八、毕业生档案托管在人才交流机构后享受哪些服务？（各省份略有不同）

1.接收、保管、转递人事档案，接转人事关系；

2.按有关政策规定连续计算工龄；

3.为见习期满的统招大中专毕业生办理转正定级；

4.出具因公或因私出国（出境）政审；

5.按党章的有关规定结转管理党组织关系；

6.办理流动人员身份认定；

7.按有关规定查阅人事档案；

8.以档案为依据出具相关人事证明；

9.办理社会人才集体户口；

10.评定专业技术职称。

九、毕业生档案投递方式

毕业生人事档案对毕业生而言非常重要，因此邮寄方式有严格要求。

石河子大学主要通过：

中国邮政ＥＭＳ、采用专用袋进行邮寄。

不允许：

通过邮局以普通、挂号邮寄等方式转递，个人自带和请人代领。

十、毕业生档案投递地址信息填报方式

1.所有毕业生档案邮寄地址由学院统一组织核实填写并签字确认，没有确认地址的，系统默认档案发回生源地，填写时可以参考新疆公共就业服务网https://www.xjggjy.com/自动生成的档案邮寄信息；但由于当前各省市区就业管理文件不断调整变化，请以当地最新的文件要求为准。

2.具体内容原则上以档案接收单位的要求为准。

3.毕业生请提前与用人单位或生源地人才服务中心沟通，档案邮寄地址必须同时满足三个要素：

一是详细地址：×省×市×区（县）×街道×号（这是具体地址）；

二是接收单位名称：×人事处/×人力资源部或×市（县）人才服务中心/人力资源和社会保障局（这是单位名称，不是具体地址）；

三是档案接收人姓名和单位联系电话。毕业生应认真核对、规范填写档案邮寄地址。

十一、毕业生档案投递去向查询

为了便于毕业生及时了解档案投递情况，档案馆档案预约查询系统，将于档案投递十天后，提供网上自助查询服务。

网页：

登录石河子大学档案馆主页（http://dag.shzu.edu.cn/）右下角“档案预约查询系统”中的“毕业生档案去向查询”。

“石河子大学”微信公众号——“校园服务”——“档案查询”——“毕业生档案去向查询”。

如果档案投递时间超过一年期限，石河子市邮局将不再受理查询。

十二、何时可以查我的档案去向？是否越及时追踪越好？

学校于放假前完成档案的投递工作，邮局会分批将各学院毕业生档案寄出，寄出后大约需要2周时间才能到达收档单位，请及时与收档单位核实档案接收情况。但因各地人力资源与社会保障局、人才服务中心在毕业季会收到大量学生档案，至少需要3个月时间才能全部整理完毕，在此期间，如暂时无法查询档案接收情况，或答复档案还未收到，请耐心等待档案整理完成后再次查询。越及时追踪档案去向越好。

十三、我可以自带档案到单位或人才服务中心吗？我可以把档案从人才服务中心或单位提取出来拿在自己手上吗？

不可以。根据国家档案管理规定，学生档案是人事档案的重要组成部分，严禁个人自带档案。档案之间的转递只能是单位对单位的调转，毕业后您的个人档案将由各学院统一办理邮寄。

青春不散场，档案伴你行。在新的人生梦想即将起航之际，档案馆全体人员祝2022届毕业生一帆风顺、前程似锦！

石河子大学档案馆

2022年5月24日

石河子大学

编辑：朱彤彤 张玉荣

校对：崔子扬

编审：赵 捷 刘 芊 宿闪闪

,