缓解工作汇报的紧张情绪方法(临场发言怯场工作汇报)

缓解工作汇报的紧张情绪方法(临场发言怯场工作汇报)(1)

题引

”11,2,6,9,14,3,1,5,7,12,8,10,4,15,13“

你能在5秒之内,快速记住这串数字吗?

工作生活中,你可能会面临这样的情境:被人问到一个问题,比如老板问你,“小张,最近客户满意度下降了,你怎么看?”

顿时,你脑海中一下子充斥了很多信息,它们杂乱无章、野蛮生长,你想开口,却不知道如何组织语言。或者你很兴奋,滔滔不绝地讲了一大堆,但老板却一脸茫然,觉得你头脑不清晰。

  • 工作中,明明有很多见解,为什么就是表达不出来?
  • 汇报时,明明说了很多,为什么就是感觉杂乱无章?
  • 开会时,明明一肚子干货,为什么一开口就让同事昏昏欲睡呢?

很多人会觉得,自己的表达能力存在问题。

但是,当你无法清楚地表达想法的时候,可能的原因只是自己的想法本身就不够清楚,不知道从何说起,因为表达本身就是思路的一个外显形式。

其实,只需要掌握两个简单的方法,并进行短期的刻意练习,就可以轻松做到“临场发言不怯场,工作汇报不混乱”。

缓解工作汇报的紧张情绪方法(临场发言怯场工作汇报)(2)

临场发言障碍症


方法一工作汇报,结论前置,遵循“PREP”模式

在学校里,老师通常会教我们说话要有先后顺序,起承转合,比如“因为这样,所以那样。”这就是按照事物的前后因果说话,这种说话方式称为“推导法”。

最典型的代表就是数学推导:

首先,有a和b

其次,a b等于3

再其次,b大于3

所以,a小于1(结论)。

从前提条件开始,按顺序出发,通过逐步推到得出结论,这就是推导法。

那在日常工作中,具体表现是什么样子呢?举个栗子:

老板:”Laura,公司网站你觉得需要多长时间完成?”

Laura:“产品部的样机拿出去做活动了,没法拍照片;Cindy的文案才写了一半;我这边还有刘总安排的活动策划案正在弄呢……,所以我觉得大概至少需要一个月吧。“

这就是我们正常的思维方式,喜欢先原因,后有结果,先后有序,最后得出结论。

但是,在日常工作中,更受老板和领导欢迎的是“分析法”,即先讲结论,后做分析。这是与我们的日常语言习惯和思维方式相悖,所以需要通过一些固定模式的刻意练习来掌握。

具体如何练习,僧哥给大家找到了一个方法,即遵循“PREP”模式。

PREP模式

P:Point=结论

R:Reason=依据

E:Example=具体事例

P:Point=重申结论后结束

在日常的工作汇报或者临场发言中,改掉想到什么就说什么的毛病,现在脑海中整理好表述问题的PREP模式,先说结论,后说依据,再找具体事例来做支撑,最后总结。

缓解工作汇报的紧张情绪方法(临场发言怯场工作汇报)(3)

比如上面的这个例子,如果这么回答,老板听着可能会更舒服一些。

”网站还需要一个月的时间,原因有三:

一是产品部的同事和我说样机一周后才能回来,回来之后我才可以拍照片;

二是Cindy的文案已经完成一半,和她确认了时间,还需要4天;

三是我手头还有一些工作,需要一周左右才能完成;

结论:需要一个月时间可以完成。

当然,如果您觉得时间太长,我们可以开会把手头工作协调一下,应该可以缩短一些。“

其实,多数人都会有这个毛病,面对提问或者临场发言,心中会产生一种恐惧感,如果张口结舌,哑口无言的话会被他人笑话脑子愚笨,为了消除尴尬,姑且就先说点什么应付一下吧。而这种着急慌乱的应付往往就会造成了杂乱无章的表达。

所以,下次面对老板的提问或者做工作汇报时,利用PREP的模式在脑海中整理一下思路,就可以让自己的表达更加的清晰。

当然,在面对的一些开放性问题的临场发言时,光有PREP还是显得捉襟见肘的,这时候就需要第二个方法来面对更加复杂的场景。


方法二临场发言,学会单点突破,搭架子,灵活运用结构化思维

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回到开头的那串数字,绝大多数人是没有办法在5秒钟之内记住这串数字的,那如果把这串数字调换一下顺序呢?

”11,2,6,9,14,3,1,5,7,12,8,10,4,15,13“

”1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15“

你是不是恍然大悟,只需1秒钟就记住了呢?

其实,人类大脑在处理信息时有两个习惯:

  1. 工作记忆容量有限,不能一次处理太多信息;
  2. 大脑喜欢有规律的信息。

临场发言时,容易产生压力。这种压力,要不让我们的大脑一片空白、胡言乱语,要不让大脑信息泛滥、毫无头绪。这两种情况,听众听起来都会比较痛苦,不明白你到底想表达什么。

这个时候,如果我们可以把大脑里面杂乱无章的信息,变得有规律,有结构,那是不是发言就变得容易了呢?

那如何让自己大脑中的信息变得有规律可循呢?一个方法,三个步骤,帮你搞定,如图:

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先给大家举个例子,乔布斯推出的第一款苹果手机时发表过一段演讲,大意如下:

苹果公司是一家革命性的公司。为什么这么说呢?

1984年,推出Mac电脑,改变了整个电脑行业;

2001年,推出iPod随身听,不仅改变了人们听音乐的方式,也改变了音乐行业;

2007年,推出苹果手机,我相信它也必定会改变很多行业。

我们套用上图分析一下这段话的结构,如下图:

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所以,乔布斯这段话的结构也就是三个要素组成:主题、架子、素材。

那我们就结合上面的方法,从这三个要素给大家进一步分析一下。

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1、如何选一个好主题

工作中,当我们需要发言或者汇报时,往往会有很多观点想要分享,甚至有些观点还是相互冲突的。这个时候最重要的,不是让这些信息充斥在大脑里,而是迅速选取一个视角。

比如说,面试的时候,老板突然问你,”我们公司有什么吸引你的地方,让你愿意到这里工作呢?“

你很想表现一下,想把自己看重的和公司的好处都说出来,比如发展机会、公司文化、同事关系等等,但是最好的策略就是,选取其中一点,比如公司文化,深入地展开去讲。

为什么呢?

通常我们表达观点的方式会有两种:一是全面的肤浅,二是片面的深刻。

  • 所谓全面的肤浅,就是面面俱到但是无法深入剖析;
  • 所谓片面的深刻,就是单点突破,就一个点进行深入阐述。

事实上,片面的深刻往往会比全面的肤浅更加打动人,更容易让人记住你的观点。

记住第一个方法,采用结论分析法,第一句话直接抛出观点。

很多时候,一个话题可以从很多角度去阐述,而直接摆明观点,让听众有所预期,不让听众的思路太发散,让观众跟着你的思路去思考。

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2、如何选择合适的架子

其实,架子就是按照一定的模型提炼出来的结构关键词,即可以充当提示语,又可以梳理杂乱无章的信息,有利于记忆和传达。

大致来说,架子有以下几种类型:

类型一:时间架,按照时间的顺序,把脑子的信息整理输出,上面列举的乔布斯的演讲就是典型的时间架。

时间类的架子,其实不局限于时间这个狭隘的概念,还包括一切有先后或因果顺序的结构,比如说:

  • 代表时间的词:过去/现在/将来;上午/中午/下午等
  • 代表阶段的词:研发/试产/投产;前期/中期/后期等
  • 代表步骤的词:流程一/流程二/流程三;首先/然后/最后

类型二:空间架,按照地点的顺序整理思路输出。

用空间架的好处是,听众脑子里很容易出现具体场景,有视觉化效果,能够更好理解你说话的意思。

比如说:

  • 代表地理位置:北京/上海/广州;公司/路上/会场等
  • 代表视觉区域:外壳/屏幕/键盘;前脸/仪表盘/内饰等

类型三:三角架,按照三个方面的顺序整理思路输出。

比如说:

  • 斯滕伯格的爱情三元论:激情、亲密和承诺。
  • 代表三个方面的词:沟通力/影响力/领导力;多学/多听/多练等
  • 代表三类人的词:孩子/丈夫/父母;客户/员工/股东等

用三角架说话,可以提到客观全面的效果,也是最常用的一种方式,经常用来表达一些严肃的话题,能体现出你的水平和深刻见解的话题。

当然,如果在写文章、做工作总结或者写策划案时,脑海并没有清晰的架子的话,可以采用MECE原则(Mutually Exclusive,Collectively Exhaustive,即,相互独立,完全穷尽),关于MECE原则,篇幅有限,这里僧哥就不多阐述了,以后讲结构化思维和其他思维模型的时候,会更大家详细剖析。

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3、如何填充素材

主题可以摆明自己的观点和立场;架子让自己的思路更加清晰,富有逻辑;而素材则可以调动听众情绪和思维,更好的说服听众认可你的观点。

常用的素材可以分为三类:数据、事实和故事。

这三类素材往往应用于的不同的场合,数据和事实更多的运用在工作汇报、会议等相对严肃的场合,而故事更多的运用在公众演讲、谈判等需要渲染情绪或者说服对方的场合,而在一些大型演讲中,往往都会穿插使用这三种素材。

所以,我们需要根据不同场合、不同目的,以及所拥有的素材资源来合理的选择相应的素材。

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最后,如果想要快速掌握这两个方法,其实很简单,只要做好以下四点即可:

  1. 改变思维习惯,结论前置
  2. 积累架子的模型
  3. 积攒素材的资源
  4. 练习表达的套路:可以从日常写邮件开始练习,每一次讲话可以有意识的运用上述的方法

最多半年时间,只要你能坚持,就一定可以克服临场发言不知所措,工作汇报不知重点的障碍,更重要的是,思路清晰、逻辑有序、层次分明的表达,可以让你成为别人眼中厉害的人,让老板和同事对你刮目相看,那么升职加薪自然不是问题喽。

注:本文部分观点来自书籍《请停止无效努力》,作者:孙圈圈。

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