职场公文写作的经验分享（速成指南-4.如何攥写简明扼要的会议备忘）

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【金句】

1. 平时如果不注重笔记，写东西的时候一定是文思枯竭。

2. 没有时间点的任务指派就是耍流氓。

3. 如果会议有意义、有价值，就应该全身心参与会议讨论。

【知识要点】

1. 理解会议备忘的核心目的。

2. 掌握会议备忘的核心要素。

3. 理解会议备忘的注意事项。

相信很多人都没有记笔记的习惯。即使记笔记，也只是偶尔记录一下，能做到每天记录并定期整理的人凤毛麟角。

一、会议备忘的核心目的

平时如果不注重笔记，写东西的时候一定是文思枯竭。脑子能记忆的东西非常有限，一定要将记忆外包给本子、硬盘，让他们来帮助记忆。而那极少数持续做记录的人，即便只记录了几个月，也能明显感觉到自己的成长。

会议备忘是开会过程的重要产出物。每一个会议都不是孤立的事件，每一个会议都有明确的目标和预期，会议备忘就是针对目标和会议预期实际执行的一个呈现。

会议备忘的核心目的有这么几个：

1、会议成果对公司内其它部门或项目成员有影响，需要有一份资料记载下来给其他人参阅。

2、会议备忘可以给所有参会者一个提醒：自己接下来的行动计划以及对应的时间点。

3、确保参会的所有人对会议共识处于统一认识水准上。每个人的记忆随着时间的流逝会出现偏差，落到书面上才能保证大家日后不会出现分歧，以免产生误会和产生更高的沟通成本。

二、会议备忘的核心要素

会议备忘的核心要素以下几点：

1、会议的目的，以及会议基本信息：时间、地点、参会人

会议备忘一开头要注明本次会议的目的是什么。

参会人也要弄清楚，尤其是主要发言人。

提前熟悉参会人的名字，在会议一开始的时候一一对上号，这样就不会搞错。

时间和地点也记录下来，这样日后再来翻阅的时候，可以帮助参会人清晰地回忆当时的场景。

2、会议成果与会议决定

会议成果：这次会议是否达成目的，以及是否有新的问题产生。

会议决定：要把会议过程中大家达成一致的决定记录下来，有些会议主要是老板做决定，要将决定明确。如果是一个项目招商讨论会，决定选择哪个供应商要记录下来。当然，也可以适当加几条理由，反映整个会议决策的过程。

3、下一步行动计划、时间点与负责人

行动计划要明确、具体，这样相应负责人或其他人看到的时候能清晰知道这是一项什么任务。

每一件任务也要明确到人，如果涉及到多人，要有一个主要负责人。

要有明确的时间点。没有时间点的任务指派就是耍流氓。

4、需要什么资源支持？

列完行动计划、负责人、时间点，每一项行动计划需要的资源也需要列进去。比如一个市场活动可能需要30万元的预算来实现，一场培训需要人力资源的同事来协助或者提供一些奖品支持，这些资源支持都需要写进去。

三、会议备忘的注意事项

1、会议中遇到不明白的地方，要及时提问

如果会议讨论过程中，有听不明白或不理解的地方，一定要提出来，请发言人再阐述一遍，保证理解了对方讲的内容。不要不好意思，语气委婉缓和一些的话，别人不会介意。

提问还有一个好处，有时候发言人以为自己讲清楚了，但实际上大部分听众没听懂，通过提问的方式可以帮助大家梳理清楚正在讲的内容，也可以激发发言人的思考。

2、不要用转述的口气去描述细节，比如“他说”、“她说”等等，除非这些细节非常重要

记录每位发言人的核心观点，用“名字 观点”的形式列出就可以，别像小说和剧本一样，写成人物对白。

3、记结论，而不是大段的过程

会议过程中的讨论可能很热烈，但会议备忘主要记录结论就可以了。

会议备忘不是项目阐述书。对于重要结论可以把理由总结概括一下，但是切忌把讨论的过程甚至是一些与结论无关的内容也放进去。

4、会议结束后，第一时间发会议备忘录

如果可能，最好在会议结束半小时内就给所有参会者发会议备忘。如果会后需要整理的内容比较多，那也一定要在当天内发出来。

一方面，趁着刚开完会，印象比较深，不会漏掉任何细节；另一方面，参会者需要拿到行动计划，开始执行计划的任务。

5、不要一心二用，在开会的时候聊QQ、微信

尽量不要在开会的时候聊QQ、微信、收发邮件，实在有必要的话可以在议题与自己无关的时候做，这样可以充分利用开会时间。

如果会议有意义、有价值，就应该全身心参与会议讨论。如果会议没有价值，就直接和领导说自己有更重要的事情需要处理。离开会议去处理工作，是更合适的处理方式。

当然，有时候迫于政治任务、行政命令开会地话，那就另当别论了。

6、用什么工具做会议备忘？

虽然现在大家普遍用电脑和智能手机，但比较正式的场合推荐使用纸笔和电脑，不推荐用手机做记录。

原因是：纸笔给人感觉最好，一看就是在做记录，用电脑给人感觉专业。手机的话，在开会的时候还需要和别人强调，自己是在做记录，而不是在聊天。而且，手机很容易被微信打扰影响注意力，打字也不方便。

好的习惯是先用纸和笔记录，然后再整理到电脑上。不要嫌麻烦，整理的时候是梳理自己思路的过程，对厘清思路非常有帮助。

会议备忘能够增强对公司内其它部门或项目成员的影响，可以给参会者提醒行动计划及时间点，也有助于确保参会人对会议共识处于统一认识水准上。

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