公文的格式规范包括三部分(关于公文格式的问题)

公文的格式规范包括三部分(关于公文格式的问题)(1)

(一)文件纸张。党政机关公文用纸统一采用国际标准A4型纸,页面天头(上白边)为:37mm 1mm,订口(左白边)为:28mm 1mm,一般每面排22行,每行28字,均采用双面排印。

(二)文种使用。严格按有关规定选择文种,就常规性工作向下行文一般用“通知”,“决定”、“意见”等文种应当慎用。向区委教育工委、区教委请示审批事项一律用请示,不能用函。

(三)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,使用方正小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

(四)发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。镇街教管中心的发文代字由“镇街简称 教”组成,如狮滩镇教管中心的发文代字为“狮滩镇教”,合阳城街道教管中心的发文代字为“合阳城教”;学校的机构代字为学校规范简称,如合川中学党委的发文代字为“合川中学党”、合川中学行政的发文代字为“合川中学”。使用合川区的简称时,用“合川”,不用“合”。上行文发文字号一律使用“×××文”,如合川中学党委、行政向区委教育工委、区教委报送“请示”、“报告”的公文应采用 “合川中学党文”、“ 合川中学文”。下行发文字号可根据文件内容的重要程度而定,以合川中学党委、行政为例,特别重要的文件用“合川中学党发”、“合川中学发”,一般性文件用“合川中学党”、“合川中学”。无隶属关系的单位之间一般用“×××函”,如“合川中学党函”、“合川中学函”。年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即不编为01),不加“第”字。发文字号位于发文机关标识下空2行居中(上行文居左空一字)排布,用3号方正仿宋体字。

(五)签发人。上报公文应标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字,签发人姓名居右空一字;签发人用3号方正仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号方正楷体字标识签发人姓名。签发人必须是党组织、行政的主要负责人或主持工作的负责人。如联合上报公文有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

(六)公文标题。一般由发文机关名称、公文主题、文种组成,用2号方正小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,可分一行或多行居中排布;回行时做到词意完整,排列对称,间距恰当。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(七)主送机关。应标注全称、规范化简称或同类型机关的统称,位于公文标题下空一行,居左顶格用3号方正仿宋体字,最后一个机关名称后标全角冒号。

(八)公文正文。公文首页必须显示正文,正文内容用3号方正仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;文中的第一层小标题用3号方正黑体字、第二层小标题用3号方正楷体字、第三层和第四层用3号方正仿宋体字标注。单独排印的标题,末尾无标点符号;标题后接着排印正文的,末尾用句号。

(九)附件说明和附件。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件的,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号方正黑体字顶格编排在版心左上角第一行,后面不加冒号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

(十)发文机关署名、成文日期和印章。加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

不加盖印章的公文,单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

(十一)附注。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。凡请示性公文,必须在“附注栏”标注联系人姓名和联系电话,并加“()”,便于上级机关受文后,直接找承办人沟通情况。

(十二)版记。版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

(十三)抄送机关。如有抄送机关,一般用4号方正仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

(十四)印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4号方正仿宋字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

(十五)页码。一般用4号半角方正仿宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

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