手把手教你填写记账凭证（小会计学手工账）

注：本文为《王小菜学会计》教程的一部分，版权为本文作者所有。

手工做账，每个笔分录、每个数据都得手工录入，既麻烦，还容易出错，所以小菜下手做账的时候十分小心。

小心是对的，但最关键的得理清楚思路。做手工账，从整理原始凭证，到登记记账凭证，再到记账、出报表，每一个环节都是必须要做的，搞清楚了流程，也就事半功倍了。

王小菜

第一步 填制记账凭证

一、记账凭证

根据原始凭证填制记账凭证，这是做账的第一步。有些单位因同类原始凭证较多、较零散，往往会根据原始凭证汇总编制“原始凭证汇总表”，然后再根据原始凭证汇总表来填记账凭证。有的企业因会计业务量较多，把记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证等多种。下图是会计凭证相关业务的流程。

图4-1 会计凭证

很多企业都有自己设计的记账凭证，所以记账凭证的样式很多。但不管是什么样式，以下这几个要素是少不了的：

1.记账凭证的类型。记账凭证有记账凭证、收款凭证、付款凭证、转账凭证等类别。其中，记账凭证适用于填制所有类型的记账凭证；收款凭证则只适用于填制银行收款、现金收款相关的记账凭证；付款凭证与收款凭证类似，也只适用于填制银行付款、现金付款相关的记账凭证。一般中小企业会计实务中，直接使用记账凭证一种就可以了。

2.凭证编号。凭证编号的模式一般为“某字某号”，例如“记字001号”、“收字005号”、“转字019号”等等。

3.附件张数。附件就是原始凭证。原始凭证是会计做账的依据。判断一个会计有没有做假账、有没有做错账，关键就在于有没有原始凭证、原始凭证与记账凭证是否相一致。填制记账凭证的时候，要把原始凭证的张数填写上去。同样，装订记账凭证的时候，也要把原始凭证作为附件一起装订。

4.记账日期。记账时要把记账当天的日期填写清楚。根据及时性原则，会计应及时进行账务处理。当然了，实务中也没有可能、没有必要把当天发生的经济业务当天就入账。我们的建议是，每周进行一次账务处理；会计业务量特别少的，也可以每月进行一次账务处理。

5.摘要。摘要是表明经济业务实现的词语或短句，一般没有特别的要求，把经济业务事项写清楚就可以了。比如，公司提取备用金，可以写“提现”，也可以写“提取备用金等”。

6.会计科目。会计科目分一级科目、二级科目等。填制记账凭证的时候，一级科目按会计准则制定科目名称填写，二级科目以及明细科目，可以按企业自身特点设置。由于手工账记账凭证只预设了两个会计科目栏目，填写的时候，一级科目据实填写，明细科目栏目可以依次填写二级以后的科目名称，或者直接填写末级科目。

7.金额。金额分借方金额、贷方金额，需从高到低逐字填写。填写完各条分录的金额后，需要分别对借方、贷方的数额进行汇总，并填写合计数。合计数之上的空白栏目，需划上波浪线。

8.经管人员签字或签章。记账凭证的经管人员，一般有制单、审核、记账、会计主管等。涉及出纳业务的，出纳员应该签字或盖章。

记账凭证的样式及填写方法见下图。从图中我们可以看出，王小菜学习做账是下来功夫的。这样下去，不出一年时间，小菜必然脱去会计菜鸟的外衣。只可惜小菜的潮爸潮妈给小菜取了这么潮的一个名字，到时候恐怕就名不副实了。

图4-2 手工记账凭证

二、凭证汇总表

一个月的记账凭证填制完毕以后，要编制凭证汇总表。

凭证汇总表又叫科目汇总表，用于汇总一月之内各会计科目的借方发生额、贷方发生额，一般按一级科目编制即可。依据借贷记账法的基本原理，凭证汇总表中各个会计科目的借方发生额合计与贷方发生额合计应该相等，所以凭证汇总表也具有试算平衡的作用。

凭证汇总表的作用有以下两个：

1.作为记账凭证的汇总凭证，统领一月的记账凭证；

2.作为登记总账的依据。

凭证汇总表格式如下图。凭证汇总表一个月填制一份。填写凭证汇总表的时候，首先需要把表头内容填写清楚。表头编号栏目，一般填写“汇1”字样，表示该凭证汇总表为当月的第一号汇总表。接着，我们要把汇总凭证起止日期填写清楚，一般从某月的第一日至当月的最后一日。然后，我们要填写当月的记账凭证是从几号凭证至几号凭证，由此表明该凭证汇总表汇总了多少张记账凭证。接下来，我们要把当月所涉及的所有会计科目依次填写到主表中。填写的时候，可以按照《企业会计准则》规定的会计科目的次序依次填写，也可以按照会计科目在当月出现的先后次序依次填写。然后就是填写凭证汇总表这一任务的核心工作了，那就是依次汇总每一科目的借方金额、贷方金额，填写到表格中的对应位置。待所有科目的借方金额、贷方金额填写完毕之后，我们需要汇总计算并填写本凭证汇总表的借方金额合计数、贷方金额合计数。如果借方合计数、贷方合计数金额相等，那么我们基本上可以判断凭证汇总表的计算、填写是正确的。

图4-3 凭证汇总表