工作该如何汇报（你该如何正确地汇报工作）

本文作者 | 经韬纬略智库

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不是你所有的努力都会被看到，在汇报工作时，要么展示了自己的能力，要么展示了自己的愚蠢，要么赢得了上司的赞赏，要么得到了上司的鄙夷。

数据说话

聪明的商人常常用数字来说服和打动人们购买，保险公司也会打出广告“每天两元，保证您一生平安”。数据在谈话中有重要的作用。

让数据说话

数据能够将语言叙述的事实具体化、明确化，特别是当你需要向对方论证一个问题时就显得更加重要。同时数据能够让沟通的内容变得更加生动。

当你想将自己的一个观点表达出来时，只依靠言语的表达会显得有些无力，这时你就需要加入数据帮你强化自己的观点，虽然有时没有加入数据对方可能也会同意你的观点，但是这种认可很容易动摇：“他说的确实是正确的吗？”“这样做会得到他所说的结果吗？”

数据能够精确地衡量现状、说明问题。

数据通常比语言描述更有效果。例如，你在电梯里碰见了总经理，他随口问你：“这个月你的工作怎么样？”

如果你也是随口回答：“还可以。”那么，很可能你就失去了一个表现自己的机会。

你可以回答：“这个月工作业绩还不错，目标是100万元，现在已经完成了90万元，下周还有一个有意向的客户，预计能够签30万元的合同。”

如果你用这些数据汇报你的工作，让对方得到具体的信息，那么将更令对方信服。

在汇报时引用数据能够给领导留下精确印象

在与他人沟通中，如果经常使用准确的数据，能够给对方留下良好的印象，让对方感觉你是一个严谨、认真的人。

当你的领导询问你什么时候能完成一项工作时，如果你回答“应该快了”，就很容易让人产生你在敷衍的感觉。你完全可以在回答中加入具体数据，如“大约还有一个小时就可以完成”。

当你的同事询问你“今天外面的天气怎么样”时，如果你回答“有点儿冷”，就不如加上数据回答：“外面气温大概在零下5℃，有点儿冷。”不同人对待冷热的标准可能不同，也许零下5℃对方觉得是可以接受的温度，而你就觉得非常寒冷，因此如“有点儿冷”“有点儿热”之类的模糊的回答很容易让他人产生误解。

要想让沟通变得更加高效，就要在可以用数据表达的地方引用数据。

洗耳恭听

如果你参与竞选，发表完了自己的看法，结果发现大家都很优秀，你其实很一般、肯定无法当选，那么你会投票给谁？是咄咄逼人否定你的人，还是对你说的话耐心倾听、肯定你的人？答案是不言而喻的。

在这个社会中，那些能力较强、个性较强的人，永远不会是最好的沟通者。

能获得他人内心肯定的人，绝不是那些否定他人意见的人，而是肯定他人的人，这是破坏者和建设者之间的区别。

聪明的肯定者能够在双方的不同意见中找出小小的共同点，然后肯定那一点、强调那一点，使对方充分感受到自己是受重视的。这样之后，他才会把自己的观点说出来。

所以说，倾听是技术，同时也是艺术。

我们在汇报的时候，也要学会洗耳恭听。

当你汇报完，领导者通常会对你汇报的内容做出反馈。这个反馈是他对你汇报内容的理解，是对你工作的指导，是他提出的异议，也可能是他表达的想法。不管领导说的内容属于哪一种，你都需要认真倾听。

你要听清楚领导说的内容，同时揣摩他的用意。

从领导的话中，你也可以评估出领导对你的汇报的评价：领导对你的汇报是满意还是不满意。

从领导的话中，你也可以看到他对你的看法：他对你的工作持什么态度，对你的表现满意还是不满意。

从领导的话中，你还可以听出：他满意的地方在哪里，不满意的地方在哪里。

听是为了更好地汇报，听了领导的反馈，你才知道领导对你的汇报的理解和看法，你才能更好地进一步说明和反馈。

听的时候要有耐心、要细心，要站在对方的立场去听。听是一种艺术，要尽快进入听的状态，听完要尽快切换到说的状态。

领导想让你听的时候，其实是你的一种责任。

我依个人经验总结的“听字诀”与大家分享：“坐立不正，不听；面无微笑，不听；目无接触，不听；心无尊重，不听；情绪激动，不听；持有偏见，不听；打断对方，不听；妄下结论，不听。”

当领导表现出以下情态的时候——坐立不安的时候，眼睛和你没有接触的时候，情绪很激动的时候，说明他其实没有进入听的状态。

当领导没有进入听的状态时，你就不要说了，可以让他先说，你来听。他内心肯定有想法，你一定要让他把想法说出来，而不是憋在心里。

你对领导洗耳恭听时应满足的要求：

1.坐立端正，眼神接触

别人说话的时候，坐端正是对对方最基本的尊重。有时我想起来要交代下属一件事情，会到他的工位上跟他说，这时他可能在工作，也可能在喝水等。但是我去说事时，他不管在干什么，一定会放下手中的活儿，把身体转向我，坐直了才听。

他这个态度就很端正。当你坐着，领导和你说话的时候，你不一定要站起来（平时说话也站起来就太刻意了），但是你一定要让你的领导感到你对他的尊重、你是在认真地听他讲话。

想象一下：你在看电脑屏幕，你的领导过来找你说事，你虽然在听，但是眼睛还看着电脑屏幕，身体朝着电脑屏幕。那么即使你认为你听得很认真，这种情景领导会有什么感受？

当然是非常不受尊重。一个人是不是专业、是不是进入职业状态了，他的一个动作、一个眼神、一个表情，都可能露出他的底。甚至可以说，露的还有他的家教。可能他在家里，对他的父母也是这种态度。不管父母说什么，他头也不回、脸也不转。但是你在家里，可以对父母这样，出了校门，进了职场，你就不能对自己的领导这样。即使对同事，你也要表现出很好的尊重和倾听态度。

只要你在一个环境中生存，你就要遵守这个环境的规则。

2.集中精神，专注倾听

集中精神是倾听基本的要求之一，也是对领导基本的尊重之一。集中精神倾听要求你坐端正以后，专注地听领导说话，并且从内心对领导说的话感兴趣，对领导说的内容加以思考：他在说什么？他为什么要这么说？他需要我做什么？

要提醒的一点是在听领导谈话时不要玩手机。如今智能手机非常普及，手机功能也越来越多，上网页、聊微信、发微博等功能应有尽有。绝大多数人是随身携带手机，新的信息随时会由手机传递过来，如果你在听领导讲话时不断地使用手机，这会让领导感觉非常不舒服，会认为你不尊重他。

3.点头微笑，给予回应

学会在沟通时向对方微笑，这是认同对方的表现。如果对方认为你并没有认同他的观点，那么对方也不会愿意安静地倾听你的观点。在微笑时，你也可以从言语上表示出认同和鼓励，让对方感受到你的认可和尊重。

给予回应，就是给予对方言语上的补充和回应，如在领导说话的间隙，你可以说“您说得非常对”“我也是这么认为的”“对这个我很感兴趣，可以说得更具体点吗？”等。这些话语没有什么实际含义，却会让对方很舒服，会让对方愿意对你说得更多。

4.保持礼貌，不要打断

在他人说话时打断对方是一种很不礼貌的行为。一个人在讲话的时候，他的大脑也正在不停地运转，思考前面说的内容，同时整理后面要表达的内容，然后通过语言表达出来。你突然打断对方的话，也会打断对方的思维。大多数人不喜欢这种感觉，就如同睡觉睡到一半被人吵醒一样，大脑会转不过弯来。这时无论你说什么，对方都会听不进去。你千万不要以为，你打断别人的话，别人就会听你说话。

我们会打断别人的话，通常有三个原因：第一，我们认为自己了解到对方要说的要点了；第二，我们认为对方说得不对，急于反驳对方说的话；第三，我们认同对方说的话，但是我们急于发表自己的意见。以上3个原因都是你“自我”的原因，是你的“自我”在起作用。可以说，当你打断别人时，你的自我也侵犯了他人的自我。

正确的做法是不管对方说的内容你是否已经了解，不管对方说得对不对，也不管你是不是急于发表自己的意见，你都应该听对方说完，再做出反应。

每个人都有想要将自己的内心想法、情感表达出来的时候，所以要给他人充分表达自己的意见、想法的机会。

5.受到领导批评时你要控制情绪

所有人都有情绪，尤其是在受到批评时。如果你不懂得控制情绪，就很容易让这些情绪影响你，甚至做出不理智的行为。

无论你处于什么职位，都需要学会对自己的情绪进行控制。即使领导批评你时批评得不对，你也要先克制自己，先让对方把情绪发泄出来，你再巧妙应对。

如果对方的情绪很激动，你就不要试图用道理说服对方，因为此时对方受到情绪的控制，和他讲道理是没有意义的。要想安抚对方的情绪，首先要做的就是安静地倾听，让他将情绪发泄出来。

复述要点

为什么上司总是问你“你明白了吗？”很简单，因为你没有表现出“你明白了”。当上司向你布置完任务、交代完工作，甚至教你做一些事情时，他不确定你是装懂还是真懂，所以他会用不断地问你，来确定你真的懂了。

所以，错的不是你的上司，而是你。

主动在上司说完后复述要点，是你应该做到的，是你的责任和义务，是你工作的一部分。如果你像小王那样被上司要求复述要点，那就是你的问题了。

复述要点是你谦虚的态度和尊重上司的表现。我在检查下属工作的时候，就要求他们复述要点。

例如，我要去上海出差，于是把北京的工作交代给下属小何：“我说了5件事，这5件事是你工作的重点，一个月内你要完成这5件事。一个月后，我会检查。这5件事你记住了吗？”

他说：“第一件事是……第二件事是……第三件事是……第四件好像是……第五件事可能是……”

这时候如果他回答得不正确，我就知道他没有记住。

聪明的下属会在领导安排工作时，条件反射似地找出纸笔来记录。领导说完后也会主动复述。

更重要的是，复述要点能够达到“检查”“补漏”“应变”和“营造良好氛围”的效果。

目的1.检查：检查双方的理解是否有偏差

你复述要点时，上司就能知道你的理解到不到位。不到位的地方，上司可以帮助你纠正，避免你的认知出现偏差。

复述要点是一个达成共识的过程。因为沟通很容易陷入“想当然”“我以为”的情况，如果你能够及时进行复述，你就能够检查你们互相的理解有没有偏差。

目的2.补漏：补充遗漏的地方

人的大脑不是计算机，有可能上司刚说完你就忘了其中一些点，那么复述要点的时候，上司就可以帮你补充你遗漏的地方。

同时，上司也不是完人，他可能也会有一些忘记说的点，如果他忘记说了，就可以在你复述要点的过程中发现自己遗漏的点，然后及时补充。

目的3.应变：复述要点的过程也是沟通和改变的机会

如果你对上司的话有异议，那么通过复述要点阐述自己的意见将是非常好的选择。

目的4.营造良好的氛围

听和说的互动过程，非常有利于增添谈话的趣味性。这个过程很有趣、不单调，因为一来一往的过程会比单纯的一问一答要通畅很多。

复述方法1.学会重复和总结

用“一、二、三”总结对方说的话。

将对方的话语重复确认，这点也十分重要。通过重复对方话语中重点的部分，可以避免因为未听清或者疏忽而产生巨大的分歧或者误解。

在我多年的沟通实践中，重复是我非常喜欢用的一种方法，如对方告诉我“今天我们要讨论三点内容”。我听完之后，就可以用“一、二、三”对内容进行归纳和反馈，找到谈话内容的重点。例如，说：“李总，我们刚才用了一小时讨论了主要内容，我归纳总结了一下，第一……第二……第三……您看我理解的是否和您说的一致？”

对所沟通的内容进行归纳总结，能够让对方知道你掌握、了解的沟通内容的程度。

复述方法2.给予补充

在非正式场合随意聊天时，如果想要和对方聊得欢快起来，补充对方的话也是十分重要的。有些不善于和他人沟通的人，在听他人说话时总是一言不发，这会让对方觉得十分尴尬，通常不愿意再继续聊下去。那我们应该怎样避免这种情况呢？可以采用“FEELING-TURE”补充法则。FEELING是感受，TURE是事实。

这条法则要求我们：当对方表达自己的感受时，你可以补充相关的事实。当对方陈述自己经历过的事时，你可以将自己对这件事的感受补充进去。

例如，对方说：“今天天气太冷了，我的手都要冻僵了。”你可以补充说：“确实如此，据说今天零下10℃，早上出门时我发现门口的河面已经牢牢地冻住了。”

如果对方说：“我昨天发烧，所以没有来上班。”你可以对发烧这个事实进行感受补充：“上次我发烧的时候头非常痛，浑身都没有力气，只能躺在床上。”

通过对对方的“感受”或“事实”进行补充，能够让对话十分流畅地进行下去，并且让对方感到你了解他所想表达的意思、你十分认同他的观点，而不是在进行一次无趣的闲聊。

把每次汇报当成展示自己的机会

汇报工作是非常考验能力的事情，如果你能做出好的工作汇报，就能让上司肯定你的能力，进而对你刮目相看；如果你在汇报中表现得不够好，上司可能会对你有些看法。

在职场中，要把每次汇报都当成自己展示能力的机会。

古典名著《红楼梦》中有一副对联：“世事洞明皆学问，人情练达即文章。”事实上，《红楼梦》博大精深，世相万千，书中有关人情、职场的描写也精彩至极。

其中有一节，低等小丫鬟小红抓住了一次替王熙凤捎话的机会，通过干脆利落的言语，出色地完成了汇报工作，充分展示了她的能力，因而被王熙凤看上，一下就“攀了高枝”，从低等丫鬟一跃成为王熙凤的贴身丫鬟。以下是书中的相关片段。

只见凤姐站在山坡上招手儿，小红便连忙弃了众人，跑至凤姐前，堆着笑问：“奶奶使唤做什么事？”凤姐打量了一回，见她生得干净俏丽，说话知趣，因笑道：“我的丫头们今儿没跟进我来。我这会子想起一件事来，要使唤个人出去，不知你能干不能干、说得齐全不齐全？”小红笑道：“奶奶有什么话，只管吩咐我说去；要说得不齐全、误了奶奶的事，任凭奶奶责罚就是了。”凤姐笑道：“你是哪位姑娘屋里的？我使你出去，她回来找你，我好替你说。”小红道：“我是宝二爷屋里的。”凤姐听了笑道：“嗳哟!你原来是宝玉屋里的，怪道呢。也罢了，等他问，我替你说。你到我们家告诉你平姐姐，外头屋里桌子上汝窑盘子架儿底下放着一卷银子，那是一百二十两，给绣匠的工价。等张材家的来，当面称给他瞧了，再给他拿去。还有一件事：里头床头儿上有个小荷包儿，拿了来。”小红听说，答应着，撤身去了。

……

到了李氏房中，果见凤姐在这里和李氏说话儿呢。小红上来回道：“平姐姐说：奶奶刚出来了，她就把银子收起来了；才张材家的来取，当面称了给他拿了去了。”说着，将荷包递上去。又道：“平姐姐叫我来回奶奶：才旺儿进来讨奶奶的示下，好往那家子去，平姐姐就把那话按着奶奶的主意打发他去了。”凤姐笑道：“他怎么按着我的主意打发去了呢？”小红道：“平姐姐说：‘我们奶奶问这里奶奶好。我们二爷没在家。虽然迟了两天，只管请奶奶放心。等五奶奶好些，我们奶奶还会了五奶奶来瞧奶奶呢。五奶奶前儿打发了人来说：舅奶奶带了信来了，问奶奶好，还要和这里的姑奶奶寻几丸延年神验万金丹；若有了，奶奶打发人来，只管送在我们奶奶这里。明儿有人去，就顺路给那边舅奶奶带了去。’”小红还未说完，李氏笑道：“嗳哟!这话我就不懂了，什么‘奶奶’‘爷爷’的一大堆。”凤姐笑道：“怨不得你不懂，这是四五门子的话呢。”说着，又向小红笑道：“好孩子，难为你说得齐全，不像他们扭扭捏捏，蚊子似的。嫂子不知道，如今除了我随手使的这几个丫头、老婆子外，我就怕和别人说话：他们必定把一句话拉长了，做两三截儿，咬文嚼字，拿着腔儿，哼哼唧唧的。急得我冒火，他们哪里知道？我们平儿先也是这么着，我就问着她：难道必定装蚊子哼哼就算美人儿了？说了几遭儿才好些儿了。”李纨笑道：“都像你泼辣货才好。”

凤姐道：“这个丫头就好。刚才这两遭说话虽不多，口角儿就很剪断。”……

凤姐也笑道：“既这么着，明儿我和宝玉说，叫他再要人，叫这丫头跟我去。可不知本人愿意不愿意？”小红笑道：“愿意不愿意，我们也不敢说。只是跟着奶奶，我们学些眉眼高低、出入上下，大小的事儿，也得见识见识。”

小红善于把握机会，利用一次汇报完成了身份的大越级。在这次汇报中，小红通过4个步骤，成功地赢得了王熙凤的赏识，如表-1所示。

表-1 小红汇报的4个步骤

第一步，抓住每次能够表现自己的工作机会和汇报机会

机遇稍纵即逝。不管你平时的工作能力多么强，如果不善于抓住机遇，你也会湮没在职场的众人中。要抓住每次向上司表现的机会，机会是靠主动赢来的。

第二步，用言语和行动打消上司的疑虑

机会的给予权掌握在上司手中，有时不是你想抓住就能抓住的。如果上司对你的工作能力、工作态度有所疑虑，不知道要不要把机会给你，那你就要打消他的疑虑，使他信任你、给你这个机会。打消疑虑可以通过平时的出色表现，也可以像小红一样，通过言语让上司放心。不要夸赞自己，那样会显得轻浮、不可信；而要用自己“愿意做、同时愿意承担责任”的表态让上司相信你。

第三步，用实际的表现赢得赏识

能不能表现出色，源自你平时能力的积累，源自工作时的细心，更源自汇报之前内心一次次的排演。我相信小红在向王熙凤汇报之前，内心一定是激动而渴望的，她在去向王熙凤汇报的路上，一定把自己汇报的过程在心里排演了好多次。

一个员工能不能通过表现赢得赏识，首先取决于他有没有这种强烈的愿望。有了愿望，才会努力，才会全力以赴，才会注意工作中的每个细节。如果你想通过汇报赢得机遇，那么道理也是如此。

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以上内容摘自《如何正确地汇报工作》

《如何正确地汇报工作》通过“4个步骤、4个问题、7个秘诀和8个难题”，全面解析职场中的上下级关系以及如何建立和谐的上下级关系，手把手教你如何正确地汇报工作。这是一本有关“工作汇报”的实用手册，同时也是一本解读“如何与上司相处”的行为指南，能帮助你学会正确汇报工作，完成从“透明人”到“不可替代者”的过渡，成为上司信任和依赖的对象，掌握在职场中发展与晋升的秘诀。

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