如何实现文档协作（文档协作工具挑选全攻略）

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作者：黄席盛，zhulux.com，做创业者的小伙伴

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利益相关：5年知识管理经验，网文快捕用户，为知笔记老用户，推荐印象笔记给公司，结果给自己挖了大坑不得不负责公司笔记维护。同时也是Quip、石墨、Google doc、office365用户，与上述多个公司的产品经理保持着密切交流。

《文档协作工具挑选全攻略 V1.0》

目前信息爆炸，我和我周围的不少好朋友都面临着信息过载及交流不便的问题，越来越多的企业和个人开始选择文档协作工具进行信息管理。效率总是越来越高的，正如我们一开始淘汰纸笔而选用电脑记事，文档协作工具也到了开始普及的阶段。

普及文档协作的理由？效率更高，逻辑更清晰，收集更简单，让我们在信息的汪洋大海总有一处容身之所。

不过很多人可能对文档协作工具的使用感到很棘手，问我如何挑选工具的朋友就已经不下5个了，每次都要把同样的话重复说一遍实在是浪费的一种体现。于是写个文，一可以直接发给搞不定协作的人，二可以当个备忘，一举两得。

Change log：

v1.0

本文诞生

决策树：

1. 是希望进行很多文档的知识管理，还是仅仅要求对一两个文档协同编辑。若前者请看2，若后者请看4。

2. 是否可以翻墙，若不可请看3，若可以请跳转【HAPPY END】。

3. 若用Mac请跳转【NORMAL END 2】，否则跳转【NORMAL END 1】

4. 是否可以翻墙，若不可请看5，若可以请跳转【GOOD END 2】。

5. 是否愿意付费，若愿意请跳转【GOOD END 1】，否则跳转【DEAD END】

以下，是我用五个纬度对几种工具进行的测评归纳，供参考。

共通路线：

1. 如果你用了什么乱七八糟的小公司的文档协作，最好把它卸了。

2. 你需要先学习一些基本的知识管理知识，途径有三个：

1. @warfalcon 老师和他的一些入门文章（https://www.zhihu.com/people/warfalcon）

2. 上面的warfalcon推荐的基本图书有哪些精辟易懂关于时间管理方面的书？（https://www.zhihu.com/question/20031592/answer/13818748）

3. 最快速的，随便看个软件的入门指南印象笔记入门指南（https://help.yinxiang.com/hc/zh-cn/articles/208314458-快速指南）

3. 先选取目前的知识，尝试整理，日后再不断迭代。

HAPPY END：Quip

Quip是唯一一款可以对每一行文本建立聊天流的工具，并且Quip可以方便地记载任何人在任何地方的更改并可随意回退。我司之前用的就是Quip，后来由于网络性能实在过差，甚至无法上传图片和同步，不得已迁移。

评测：

1. 整理：多级目录分类，但权限管理是按照子文件夹细分，导致混乱。

2. 编辑：网络性能极差，有时不能流畅输入，图片和附件上传失败率超过50%；编辑器与其他文档软件不兼容，复制粘贴格式错乱。

3. 协作：最好的协作方式，做的每一个修改都会显示在左侧边栏可随时撤回，可以对选中的每一行文本进行讨论，还可以@任何一位成员，支持同时多人编辑。

4. 分享：在多级文件夹结构下，可以对任意一个文件夹进行权限管理，造成的结果是，使用起来的成本很低，但后续对权限几乎无法管理——我可能拥有好几个不同的细分子文件夹权限，但他们完全不成体系，每个人的权限都支离破碎。

5. 客户端：移动端没有做中文适配，PC端性能极差，同步困难并有时无法流畅输入。

GOOD END 1：Office 365

Office365是一系列办公套件，其中的文档协同编辑功能，即可以线上编辑，又可以直接调用office进行编辑，可惜在实现同等功能的情况下，office365性能实在太差，不得已放弃。

评测：

1. 分类：多级目录分类，搜索较为方便。

2. 编辑：可以跳转到桌面版office编辑，也可以用office onlion编辑，官方编辑器。

3. 协作：协同编辑与google doc不相上下，但同样网络性能差，office365要甚于google。

4. 分享：如果使用office365的邮件服务，那么可以非常便捷地进行分享，并可设置权限群组。

5. 客户端：几乎只有Web端。

GOOD END 2：Google Docs

Google Docs是世界上最好用的协同excel编辑器，如果几个同事希望就一个项目进行统计，或就一个客户名单进行更新，用这个工具再好不过了。Google Docs是唯一可以实现运算、排序、筛选的在线表格工具。

评测：

1. 分类：多级目录分类，搜索较为方便。

2. 编辑：编辑较为方便，与一般笔记软件自建笔记不同的是，可以一键上传office文档并在线编辑。

3. 协作：几乎是协同excel编辑的唯一选择，excel竟然可以多人编辑还带运算功能，简直黑科技。

4. 分享：google账户协作非常方便，可以配合邮件组管理，但要求对方也有gmail。

5. 客户端：几乎只有Web端。

NORMAL END 1：为知笔记

为知笔记给人的感觉就是简单可依赖，和文件夹一样的多级目录，每个文档都作为单独文件保存可打开，编辑器可以容纳一切格式的文本。直到今天，为知笔记都是我在使用的知识管理工具。

评测：

1. 整理：多级目录分类，逻辑清晰。

2. 编辑：全html编辑模式，优点是支持一切制式，缺点是很难将精力聚焦到内容。

3. 协作：不可多人同时编辑，也无法看到可视化的编辑历史，只能依靠时间版本恢复；可以在单独的笔记纬度开启群聊。

4. 分享：无法权限管理。

5. 客户端：全客户端支持。

NORMAL END 2：印象笔记

我对印象笔记是爱恨交织，由于信任印象笔记的大牌，并进行过体验，于是在Quip面临巨大问题时推荐公司使用印象笔记。然而，印象笔记的个人版虽然好用，但企业版的分享功能却有诸多问题：第一是无法设置权限组，而是需要对每个员工挨个输入邮箱进行笔记本分享，非常辛苦；第二是协作时的聊天功能坑爹，无法修改群聊昵称，所以总是一堆邮箱开头的群聊让人眼花缭乱；第三是对早期mac适配不好，早期mac同步经常失败。

评测：

1. 整理：只能使用一级目录分类，无多级标题；但搜索强大可搜到图片中的文字，mac上可用spotlisht搜索。

2. 编辑：网络性能最优秀，上传附件图片很方便；可一键简化格式，便于梳理逻辑。

3. 协作：不可多人同时编辑，也无法看到可视化的编辑历史，只能依靠时间版本恢复；无法以笔记为纬度开启群聊，而是需要在单独的群聊模块中分享笔记，并且这个群聊还无法设置昵称，只能输入邮箱邀请。

4. 分享：在企业笔记中，无法设置不同的权限组，只能对每一个人进行笔记本权限的分享设置，这太痛苦了。

5. 客户端：拥有各种客户端，并且有各种小工具便于使用导入，包括悦读（网页摘录）、墨笔（ipad手写笔记）、圈点（截图工具）等。

DEAD END：石墨

我对创业公司一般比较宽容，石墨不适合知识管理，也不适合一群人进行表格协作。但如果你需要和一个同事以外的人进行协作，石墨或许是一个选择。扫码即可登录，简单可依赖的在线协同编辑，优秀的设计UI。反正我经常给人交稿，都是用石墨写了，发给对方一个Word和石墨链接，便于一起协作编辑。

1. 整理：多级目录分类，但权限管理是按照子文件夹细分，导致混乱。

2. 编辑：要求在线才能编辑，整体编辑器较为方便，拥有大中小标题功能。

3. 协作：可以方便地多人协同编辑，并可方便地分享链接给他人。

4. 分享：没有明确的用户权限管理，但可以方便地添加用户权限和分享链接。不适合大公司做文档管理，但适合新媒体团队做协作或是一些个人需求。（比如交稿）

5. 客户端：移动端、微信端全适配，但无PC端。