如何使表单内容清晰明了（关于表单我总结了这些）

编辑导语：表单作为数据采集的工具，在日常职场中运用十分广泛。本文从客户的方面进行了思考，就表单的定义、录入、设计、目的及存在的问题进行了详细的梳理。推荐职场需要使用表单的同学阅读。

表单，在B端产品中是非常常见的元素，在各类B端产品设计中几乎都有应用。那么在设计表单时，我们应该从哪些方面着手呢？这个也是我在最近负责的新项目中才考虑到的。之前负责的项目只是把客户方需要填写的字段直接堆砌上去，并没有进行一个梳理，进而也无从考量，用户在填写时是否顺手？是否满足他们的业务需求？会不会对需要填写的字段有疑问？以及填写的时候该注意什么？故在项目结束后，对表单这个部分进行一次梳理。

一、什么是表单？

在某B端系统开展初期，通过和客户接触沟通，之前的业务都是通过线下完成的，通过邮件的方式发起和审批，随着业务量的逐渐增多，导致某些问题显现。梳理了业务员通过邮件开展业务遇到的问题，如下所示：

1. 存在业务跟进过程困难

（1）查询某一业务信息比较困难

邮件信息中，不仅含有与业务有关的信息，也含有其他业务的信息，业务信息比较杂乱，很难找到业务信息 。在多业务信息混杂的场景下，通过关键词搜索，也很难通过邮件列表显示的字段【发件人、主题、日期、邮件大小】，快速且精准的找到某一条想要了解的业务信息，往往要耗费一些时间。

举个列子：查询A业务下某单据的状态与进度时，在收件箱中，搜索“王者荣耀”关键词，在邮件相关的标题中进行查询，查询的结果会将邮件标题中有关王者荣耀的信息都进行展示，其中有A业务的，B业务的，C业务的，D业务的。尤其是搜索之后，仍然还需要从多业务信息中将与A业务的、王者荣耀相关的肉眼甄别出来，才能找到具体的业务信息。

（2）在业务审批过程中，没有独立的字段显示审批的状态

邮件信息仅显示【发件人、主题、日期、邮件大小】，根据邮件回复的信息，才能判断业务的状态，需要进入邮件详情中才能查看，无法直观明了的在列表中查看业务单据的状态，降低单据跟进的效率。

（3）考虑到邮件长时间使用及后续维护

每个用户的邮箱一般会有2GB或者5GB，当邮件的储存空间已满，将无法收取邮件，有关业务邮件的信息，将不会再收到。如果不对邮件空间进行处理，会无法跟进业务信息。如果对邮件数据进行清理，删除较旧的业务邮件，保证邮件的正常收取功能，删除旧的业务邮件势必会造成历史业务数据的丢失。对业务的数据统计不完整；其次若后续执行业务过程中出现问题，也无法对业务数据进行追溯。

2. 业务管理效率低

业务管理：广义上，业务管理是对实现某业务目标的这一活动过程的管理。但在此文章中，是指对业务文件信息（分类及保存、业务数据汇总）的管理。业务负责人或者管理者对业务进行管理，是为了提升业务人员的效率，让业务人员跟进业务、统计业务、查找业务更方便。对业务的管理不便，具体体现在以下几个方面：

（1）不利于对业务数据的汇总统计分析：邮件中，很难统计某业务的全部数据

其一，由于邮件保存时间限制问题，可能会存在历史数据丢失；其二，某业务数据分布在各业务员的邮件中，统计较为耗费时间。例如：业务管理者想要查看2020年业务的数据量以及业务的预算金额花费的统计，需要统计每个业务员发起的A业务的单，再整理加总。统计数据耗时耗精力，可能还存在数据不全的问题。

（2）业务无法分类管理

邮件中包含各种各样的业务，业务不是单一的，虽然邮件中可以通过打标签的方式对每个单据进行分类，可以对业务进行信息判断和归类，但无法让业务更加有序。有序可以帮助业务建立分类标准，分门别类，让业务变得更有条理，可控制。让业务员遇到问题，可以参考同一类业务信息，进行快速解决，提升业务问题的解决效率。

因此，为了让业务人员更好的跟进业务进展、管理业务信息。通过定制化的业务管理系统，可以针对性的解决业务现存的各种问题。而表单，在业务管理系统存在的目的，就是为了收集业务信息。将业务信息电子化、线上化，也便于数据传输。由此可见：表单主要负责收集业务信息、进行数据传输、为管理系统提供标准化的数据。

二、表单录入存在的问题？

1. 字段表述清晰，但用户不理解字段需要填写的内容

在表单填写过程中，字段表述清晰的情况下，有时候还是会给用户造成疑惑。原因在于：其一，字段本身表示的含义不够具体，有想象的空间；其二，因为人是主观的，对一个词的理解以及所能联想到的内容是不同的。

例如：在采购系统中，【预算金额】这个字段。知道这个字段是需要填写采购需要花费的金额，但是输入的金额是代表人民币呢？还是代表美元？日元？欧元？以及这个预算是税前的？税后的？包不包含服务费等等，填单人对此是存在疑惑的。

预算金额作为一个字段，它的意义是信息的传递。要确保用户能够理解它所表达的意思。但是我们无法把所有的信息都饱含在字段里，一个将所有信息都包含的字段，是复杂的，它会汇总成一句话。像案例中的采购金额会变成这样：包含所有花费在内的税前预算金额（RMB）。让产品变的无法使用。

所以作为一个字段，如果本身的含义不够具体，或者有联想的空间。可以选择通过增加提示的方式，对字段进行描述性的概括，帮助用户进行理解，”提示”尽可能的简洁明了。

之所以提示要简洁，是因为：用户看到复杂内容的时候很容易忽略，找不到重点，因为不够简洁。在认知科学中，人脑天生喜欢“简洁”。任何时候，如果同时存在“简洁”和“复杂”两个版本，简洁的东西一定更容易让人们记住。简洁比复杂更有力量，更能抓住用户的注意力。

我们自己也有这样的体验，如果是很简单的一页纸，你可能立刻就拿起来读了，如果是一本报告，那么总是本能的存在“阅读恐惧”的。

2. 字段表述不清晰，用户理解有偏差

表单字段表述不清晰，用户理解有偏差，就会导致用户在该字段下填写的内容与预期不符，造成业务信息有误，成为无效字段。原因在于：有些词，意义模糊，会出现歧义。同一语言表达形式，在具体的业务场景中表达出两种或多种意思的现象，产生歧义的原因有很多，针对表单而言，原因是语义歧义。

例如：在某B端系统中，【上传附件】这个字段，在不同的业务场景下，需要上传的文件是不一样的。工程报价中，需要提供工程报价单，必要时，需对附件做字段化区分，符合当下的业务场景，减少用户的思考。

针对这种情况，可以通过语境消除。根据具体的业务场景，以及业务信息收集的目的对其进行区分，将语义有歧义的字段增加业务相关方进行明确。

三、如何设计表单？

1. 表单框架选择

根据业务字段的数量不同，表单需要的展示的形式也不同，需要对表单内容进行合理化展示。常见的表单形式有弹窗、页面（分组页面）、分步页面。弹窗弹窗更适合字段较少、临时性、补充性或突发性的情况展示。比如：在审批信息时，可弹出审批信息进行填写；在设置用户角色时，弹出用户配置进行选择。弹窗作为当前窗口的信息补充，或独立于用户主任务外的必须流程，往往承载的信息量较小。

页面：

页面承载的内容很多，当业务字段到达一定的数量后，用户处理起来会有压力。根据7±2法则，需要对信息进行分组展示，这样整体看起来更加有组织性。分组可以将表单信息分类展示给用户，字段信息之间的强关联性，可以更容易的帮助用户填写表单。

而且，接近性（格式塔原理）原则告诉我们：相互靠近的物体被认为比相互距离较远的物体更有关联性，这样能使设计界面层次有序，视觉清晰，减少视觉噪音。

分步页面：

页面承载的内容很多，业务本身具有流程化特性，需要对表单进行分步展示，将一个冗长或用户不熟悉的表单任务拆分成3到4个步骤，指导用户完成。

2. 表单信息梳理

3. 表单录入效率提升

通过减少用户的操作步骤、减少输入字节、缩短用户的操作路径等方式，来提升用户录入表单的效率。默认字段设置在预约会议时，预约时间默认为当下的整数时间，比如当前时间为19：14，可默认为19：30。当用户时间与默认时间一致时，减少用户输入。

自动补全信息：

在输入邮箱时，用户输入数字时，自动补全邮箱后缀，减少用户输入。

按钮悬浮置低：

在一定程度上，缩短了用户填写内容与操作按钮的路径，降低了用户的操作成本，及思考时间。更容易的打开一个新的表单

便于用户自查：

在填写金额时，为用户输入的数字，自动增加分位符；在输入电话号码时，为用户输入的数字，增加电话号码的隔位符，便于用户检查数字填写的是否正确。

4. 容错：用户可控，来去自由

填写前的告知与引导，填写中的校验与帮助，填写后的反馈与引导。都是对用户提供填写单据的帮助。初此之外，还有其他场景，也要考虑用户如何面对。异常情况下，需将具体原因提示给用户在出现异常时需予以用户必要的状态提示，并告知解决方案，使其有路可退，缓解用户沮丧情绪，为用户提供帮助。

保存草稿与删除：

保存和删除按钮，在一定程度上也缓解用户填单的压力，给到用户可控的感觉。

四、表单的目的

1. 业务信息标准化，信息填写更准确

针对不同的业务诉求，提炼业务中的必要字段（即字段对业务梳理有意义的，缺乏该字段，对收集业务信息，有影响，或者无法展示该业务的全貌。）并对字段进行梳理，以准确的词进行简短概括。挖掘业务本质，抽象化业务信息，进行归纳与整理，形成标准化的业务格式，以便收集业务信息。对于浏览业务信息的人而言，标准化的格式，可以提高浏览的效率，也能准确找到信息的位置。

2. 信息收集与追溯

通过填写者对单据的填写，可以有效收集业务信息，并对业务信息进行保留，便于业务信息的追溯。

3. 统计分析

通过对信息的收集，进而可以对业务信息进行统计分析。便于发现各种业务问题，优化业务模型。

总结：

表单的目的主要负责收集业务信息、进行数据传输、为管理系统提供标准化的数据。

表单的设计注意事项：

• 形式：框架选择，以数为主
• 录入：用户体验，效率为主
• 文案：简单易懂，表述清晰
• 反馈：反馈及时，减少焦虑
• 容错：用户可控，来去自由

表单的信息梳理：

作者：鲸鱼，鲸鱼

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