职场公文写作零基础（职场小白一看就会）
第一条 为推进****公司公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》的有关规定，结合公司实际，制定本办法。
第二条 公司公文是指公司在生产经营管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书。是落实上级单位决策部署，发布有关规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作及交流情况等重要工具。
第三条 公司公文处理工作应当坚持实事求是、科学规范、安全保密的原则。严格执行国家法律、法规和其他规定，确保公司秘密的安全。
第四条 公司综合管理部门是公文处理的归口管理部门，负责公司各部门公文处理工作，并对下属各单位公文处理进行指导和督促检查。下属各单位应配备专（兼）职人员具体负责本单位公文处理工作。
第五条 公司各部门、下属各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导和职工培训，保证公文处理的效率和质量。
第二章 公文种类第六条 公司公文种类主要包括：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。
（三）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。
（九）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式第七条 公文用纸格式
（一）公文用纸一律采用国际标准A4（长297毫米、宽210毫米）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
公文页边与版心尺寸为：A4型纸的公文天头（上白边）宽37±1毫米；装订边（左白边）宽28毫米±1毫米；版心尺寸为长225毫米、宽156毫米（不含页码）。
第八条 公文印制格式
文件式公文和纪要的发文单位标识上边缘至版心上边缘为35mm，与上页边距离为72mm。函发文单位标识上边缘至上页边距离为30mm。
公文大标题使用2号方正小标宋体字；份号、秘级及保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送单位、附件、附注用3号方正仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文用3号方正仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，并撑满版心。正文中如有层级，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用方正仿宋体字标注。如有附件，“附件”二字用黑体字。版记中的抄送单位、印发单位、印发时间用4号方正仿宋体字。
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
第九条 公文文面格式
一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用5位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。密级分为绝密、机密和秘密；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。如需标注密级和保密期限，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。如需标注紧急程度，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文单位标志。（亦称“文头”）由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。文头居中排布，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
（五）发文字号。（亦称“文号”）由发文代字、年份、发文顺序号组成。正式文件的发文字号一般编排在发文单位标志下空二行位置，横线上方居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。便函的发文字号则标注在红色双线之下、文件标题之上，右侧空一字。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。
（六）签发人。上行文应注明签发人的姓名，与发文字号同一行，右侧空一字。
（七）标题。对公文主要内容准确、简要的概括。由发文单位名称、事由和文种组成。对外公文应标明发文单位，对内公文可不标明发文单位；除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。位于红色分隔线下空两行位置，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，使用全称或规范性简称、名称，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。除“通告”、“会议纪要”、“决议”外，其他文种的公文应标明主送单位。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。
（十）附件说明。公文如有附件，在正文下空一行左空２字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：１.× × × × × ”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。标注在正文（或附件名称）之下，空2行右侧，成文日期之上。
（十二）成文日期。署会议通过或者领导签发的日期。标识在发文单位署名之下右空4字，用阿拉伯数字，将年、月、日标全，不编虚位（即1不编为01）如20××年×月×日。
（十三）印章。公文除“会议纪要”、“决议”以外，一律加盖印章。印章位置居中盖在发文单位署名和成文时间的上面，要求上不压正文，下要骑年盖月。当正文排版后占满全页不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（十四）附注。公文需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。请示件应在该处注明联系人的姓名和电话，联系人一般应为经办部门负责人。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。被印发、批转、转发的公文应视作正文，不能作为附件处理。附件应当另面编排，并在版记之前，顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，使用单位全称、规范化简称。如有，应在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。
（十七）印发单位和印发日期。印发单位编排在左侧空１字，一般为××办公室。印发日期，右侧空１字注明，以公文送印的日期为准（一般不能超过成文日期2天），用阿拉伯数码标识。
（十八）页码。公文页数顺序号。用４号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条４号一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空１字，双页码居左空１字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。首页原则上不显示页码。
第四章 公文办理第十条 公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档。
第十一条 发文办理主要程序是指发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、印发、归档等程序：
（一）拟稿。公文草拟应做到符合国家法律法规和其他有关规定，格式规范，完整准确体现发文单位意图，观点明确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（二）审核。公司各部门拟定的公文，须经综合管理部门对公文格式、行文规则、行文方式等进行审核后，再由公文起草部门按流程进行签发。公文审核如果对文稿修改较大，应当与拟文部门协商，或请其修改。修改后的文稿须由拟文单位负责人签字确认，核稿人进行复核。
（三）签发。公司各部门报请公司领导签发的公文应该做到符合公文处理有关规定和要求，报告或请示事项明确，必须经主要负责人审核。主要负责人不在岗时，可委托主持工作的负责人审核。签发公文时，对有具体请示事项的，签发人应当明确签署意见、姓名和签批日期。
（四）印发。公文印制时，排版的清样由拟稿人校对，校对应消灭漏字、多字、错字，并对公文格式、排版格式清样等进行检查，然后由综合管理部门复核，进行登记编号印发。印制文件要做到版头鲜明、套印准确、装订整齐。公文印制的份数根据文件发送范围和有关规定确定。起草部门需要增加印制份数，须由公司主要领导签字确认后，报综合管理部门印制，严禁私自印制。
（五）归档。制发的公文应将领导签发后的公文底稿和所有的附件及打印的正本1份由综合管理部门登记和归档。
第十二条 收文办理是指公司收到上级单位、各污水处理厂站或者其他单位的公文办理过程，包括签收、登记、拟办、承办、督办、办结等程序：
（一）签收。所有报送公司公文均由综合管理部门统一接收，接收公文时应认真核查文件来文单位、件数、时限要求后方可签收。签收公文应注明签收人姓名和签收日期。
（二）拟办。综合管理部门对需要办理的公文进行初审后，提出拟办意见。对于上级单位重要来文，由综合管理部门提出拟办意见，送公司主要领导阅批。对于一般性文件或者各厂来文，由综合管理部门提出拟办意见，送分管领导或者有关部门办理。
（三）承办。各部门收到交办的公文后，要及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时向主要领导予以说明。对于不属于本部门职能范围或不宜交本部门办理的，应说明理由并提出办理意见，经公司主要领导审定同意后，及时退回综合管理部门转相关部门办理。
（四）督办。综合管理部门负责公司公文督办工作。上级单位、公司主要领导等批复或批示件，纳入督办事项，由综合管理部门督促承办部门办理。除有明确时限事项外，紧急事项随时办结，重要事项当天办结，一般事项5个工作日内办结。
（五）办结。公文办理完毕后，主办部门要及时将办结情况反馈综合管理部门和公司相关领导，并将有关资料整理归档保存。对于未能按时办结公文，主办部门应及时与相关部门沟通，不能处理的，需要书面做出说明报公司主要领导审核，并同时抄送综合管理部门备案。
第五章 公文管理第十三条 除综合管理部门外，公司各部门、下属各单位不得对外正式行文。
第十四条 不得越级向上级单位行文，尤其是请示类文件。如因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级单位。
第十五条 下属各单位向公司报送的文件，原则上须为原件。如有特殊情况，可先以扫描件（pdf、jpg）或传真模式报送，严禁以手机照片或电脑截图模式报送红头文件。
第十六条 下属各单位所有报送的文件，必须符合本办法要求的公文格式，对于不符合格式要求的，综合管理部门可以拒收并不予办理。
第十七条 不相隶属单位之间一般用函行文。
第十八条 下属各单位的请示事项，如需以公司名义向上级单位请示，办理部门应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。
第十九条 所有公文不得以个人名义向上级单位报送公文。
第二十条 公文的撤销和废止。公文被撤销，视为自始无效；公文被废止，视为自废止之日起失效。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁要有记录清单和经办人签字确认。
第二十一条 归档的公文应当根据其相互联系、特征和保存价值进行整理，要保证归档公文的齐全与完整。承办人员应当根据公司档案管理相关工作要求，将公文定稿、正本和有关材料(包括来文、报告办理过程的签报、领导批示等)整理后，送综合管理部门归档，个人不得私自保存应归档的公文。
第二十二条 公司员工离岗离职时，所在部门和下属各单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定办理移交、清退手续。
第二十三条 非公司员工需查阅公司公文档案的，必须经公司主要领导同意方可查阅。
第六章 附 则第二十四条 本办法由公司综合管理部门负责解释。
第二十五条 本办法自印发之日起执行。
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