gtd时间管理方法介绍（还觉得荒废人生）

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做事慢吞吞，总被别人说太磨叽？

懒癌在身，拖延成性？

很多次的悔恨、自责，却始终无法摆脱低效？

上述情况，最容易让职场人生活工作变得混乱不堪，整天焦头烂额。

作家赫胥黎说：时间最不偏私，给任何人都是二十四小时；时间也最偏私，给任何人都不是二十四小时。

其实，人与人最大的差距，就是时间利用率，想摆脱混乱彻底掌控时间，提高人生效率，GTD时间管理法或许可以帮到你。

一、什么是 GTD 时间管理法？

戴维·艾伦在《搞定：无压工作的艺术》中提到GTD时间管理法，全称：Getting Things Done，意思是“把事情做完”。

在《搞定》一书中，他全面解析了GTD的方法理论及实践技巧，把GTD法则分为5个步骤，收集、整理、组织、计划、执行。

通过以上5个步骤，把大脑中混乱的思绪和事项，搬到外部系统中，然后通过一系列行动消灭高压状态，提高效率。

GTD 的核心方法就是清空大脑，专注当下，心如止水般聚焦每项任务，从而避免因思绪混乱而导致低效。

二、怎样有效运用GTD时间管理法？

1、收集：把一切待办事项放进收集箱

在平时，什么时候最容易产生负面情绪，影响效率？

答案就是大脑中塞满事情时，大脑就像装满软件的电脑硬盘，已经没有空间留作思考。

为了避免做事时被琐事干扰，你需要干的第一项工作就是收集，将所有影响你注意力的事情收集到一个归拢到外部系统中。

在收集阶段，你最需要关注三件事：

（1）收集箱是否简单，方便随时记录？

收集箱既可以是白纸，也可以是手机备忘录、笔记、便签软件、时间管理类APP。

一旦选择某个收集箱，至少保持一段时间不要更换，坚持用一个收集箱，让其成为你可信赖的朋友。

随着深入学习，或者当下的工具不能满足你管理时间的需求时， 再去更换收集箱。

但是收集箱有一个原则，就是便捷原则，不需要你花费什么力气，只需要一个步骤，就能搜罗起来你脑中的事情。

我刚开始应用GTD时间管理法则时，就是一张白纸，一旦脑袋中闪现什么事情或灵感，我就会把它记录下来。

（2）是否所有的事情都被纳入外部收集箱？

想要把各种无序的事情全部归纳到外部收集箱中，确保不遗漏，需要通过至少以下两个步骤：

第一步：被动收集，记录零散的想法

现在头脑中想到什么事情，就立刻记录到可信赖的收集箱中，否则你会很快忘记，或者经常想起，但不知道如何落地实现，就像缠在一起的毛线。

我手边会随时放着一张便利贴，产生想法我就会写上去，贴在电脑周边。

第二步：主动思考，记录梦想和待办事项

人生是非常短暂的,但是如果只注意到其短暂那就连一点价值都没有了。——沃韦纳戈

被动收集完，接着就要主动思考，去思考未来可能要做的事情、近期待办事项，回忆曾经有过哪些想法，但凡产生想法的事情，都要全部记录下来。

当你把脑中的所有事情都归拢到收集箱中时，你会拥有一种掌控感和成就感，脑子就不会再混乱，而是能够安于当下。

（3）是否做到了定期清理？

只有定期清理，收集才有意义，否则是徒劳的，问题永远不能被解决。

清理不是直接删除，而是将事情分类整理，推动事情完成。

2、整理：给事情分个轻重缓急

收集箱中的事务纷繁复杂，有些事有价值，有些事毫无价值，这时候就要通过整理，给事情分个轻重缓急。

1、当下需要完成的事情

对于当下需要采取行动完成的事情，要用三种手段处理掉：

• 立即执行：2分钟内可以解决的问题，比如喝口水、给同事发一封邮件、站起来走一圈，就立刻先做了它。
• 委托他人：在2分钟以上，但事情价值对于你来说，意义不大，有更合适的人选，你就委托给其他人。
• 延迟处理： 还有一类事情，不用着急解决，事情拖着反而会有惊喜，就延迟处理，先把最重要的事情解决掉，但此类事情如果安排过多，就要思考是不是自己故意而为之，为托拖延找借口。

2、只有想法，自己不想耗费时间去做的事情

人生不于做多少事，在于把重要的事情优先完成。

收集箱中不重要的事，没有意义保留下来，就可以直接删除掉。

3、未来可能的事

未来可能要做的事情，现在先放在一边，等有空时找个安静空间，去策划整个流程，思考整个事情如何才能实现？

3、组织：建立好清单

很多事情都不能一步完成，要通过事情清单或者执行步骤，才能一步步解决，这时候我们就要形成清单，将所做的事情明确下来，确保要事高效完成。

为了让知识转变为生产力，我们必须学会见林观木。我们必须学习使两者结合起来。--彼得·德鲁克

1、按照情景制作清单

不同的环境，可以做不同的事情，常见分类是依照身处环境做出的清单，常见的分类包括：在家时、外出办公时、坐车时，根据不同环境处理不同的事物。

2、按照协作者制作清单

有些事情是不需要我们完成的，而是要跟踪任务达成的进度，这时候我们只需要设置截止日看到结果就好了。

在截止日完成时，要设置几个时间节点，提醒对方完成。

3、组织整理非行动性资料

非行动清单，通常是远期事物，一般可以分类资料类和未来可能类，将非行动资料中无用信息删除掉，其他资料再分别合理处理。

• 参考资料：一些无法产生行动，但是可以作为资料的素材，放进素材库，随时调用。比如：媒体报道、图书信息、文章素材等。
• “将来/也许”类事情的管理：记录那些可能在未来某个时间需要付诸行动的事情。比如：出国旅行计划。

4、回顾：保障系统的有效运行

定期回顾各项清单和行动结果，才能让整个系统保持时效功能，这是实现系统清晰和稳定的前提。

1、每天一次的简易回顾

早晨或者晚上睡前回顾自己一天的行为，是否做到了要事第一和心如止水。

回顾当天整个事情的安排是否合理；第二天如何规划；哪些事情是可以升级做得更好的，然后做一次整体的梳理和升级。

回顾内容包括：

检查收集篮是否清空。

检查也许清单是否有条目需要执行，转化成行动或项目。

检查每张项目清单了解项目进度，并保证每个项目至少有一个行动。

检查待办清单是否有条目需要转化成行动，也就是催促。

检查各清单是否有已完成、已作废的条目，立刻删除。

2、每周一次的整体回顾

这是你更新和完善自己的清单的过程，就像是为操作系统更新软件和打补丁。每周一次的回顾，你需要关注两件事：

1、回顾过去一周的日程表，看看参加的日程是否可以转为下一步行动；

2、重新收集大脑中的想法，并清空收集箱，更新你的下一步行动清单。

这样，通过每天回顾和每周回顾，你就把你林林总总的事务都交了给清单，将大脑彻底清空。

5、执行：选择最合适的行动

对所有突发事件置若罔闻，就意味着放弃了所有机会、丧失所有主动权，同时也失去了丰富多彩的生活。--史蒂芬·柯维

如何行动，才能确保任务高效完成？

1、根据情景决定事务的“四标准法”

根据不同标准要素选择正确的行动，将有效提高任务完成的效率。

• 情境：根据不同情景组织整理行动提示信息，比如：在车上，在飞机上，在办公室等。
• 有多少时间：根据空闲时间长短选择合适行动，比如：上班途中的时间、晚饭到休息的时间等。
• 有多少精力：根据精神状况选择最合适的行动，比如：工作一天后精神疲惫，看书要比写作更高效。
• 重要性：前三个环节已经圈定了行动选择范围，这一步应考虑事务的重要性，筛选出当前的要事，首先完成。

2、番茄工作法

如何确保在具体执行每项工作时，高效专注呢？番茄工作法，可以帮助你有效完成。番茄工作法是由弗朗西斯科·西里洛创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。

那么如何使用番茄工作法呢？

选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，然后专心工作，中途不要做任何与该任务无关的事直到番茄时钟响起，接着在纸上画一个X，休息5分钟，每4个番茄时段多休息30分钟。

GTD追求的是心如止水的境界。为了达到这个境界，我们要借助清单，为大脑减负，让我们每次只专注一件事。

大家可以按照我的上面的步骤，一步步去完成，相信你能拥有一个真正高效的人生。

—— END ——

责任编辑 | 清风

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