office的ppt制作过程（轻松办公系列进阶课堂-OfficePPT演示文稿创建）

轻松办公系列进阶课堂-OfficePPT演示文稿创建

（九）

处理图形和图表

（1）

添加图表或表格

一、图表绘制概述

在 Microsoft Office Excel 2007 中，可以很轻松地创建具有专业外观的图表。只需选择图表类型、图表布局和图表样式（所有这些选项均可在新的 Microsoft Office Fluent 用户界面功能区组件上触手可及），便可在每次创建图表时即刻获得专业效果。如果将喜欢的图表作为图表模板保存（此后无论何时新建图表，都可以迅速应用该模板），创建图表就更加容易了。

二、在 PowerPoint中创建图表

图表与其他 2007 Office 版本程序（如 Office PowerPoint 2007 和 Office Word 2007）完全集成。这两种程序提供的图表工具与 Excel 中的图表工具相同。如果安装了 Excel，则可以在 PowerPoint 和 Word 中创建 Excel 图表，方法为：单击功能区上的“图表”按钮（位于“插入”选项卡上的“插图”组中），然后使用图表工具修改该图表或为该图表设置格式。您创建的图表将嵌入在 Office PowerPoint 2007 和 Office Word 2007 中，而图表数据将存储在并入 PowerPoint 或 Word 文件中的 Excel 工作表中。

注释：如果您在 Word 中使用兼容模式，则可以使用 Microsoft Graph 而不是 Excel 来插入图表。在 PowerPoint 中，可以始终使用 Excel 创建图表。

您也可以从 Excel 向 PowerPoint 2007 和 Word 2007 复制图表。复制图表时，图表既可以作为静态数据嵌入在工作簿中，也可以链接到工作簿。对于链接到您有权访问的工作簿的图表，可以指定让它在打开时自动检查链接工作簿中的更改。

1、在演示文稿中使用图表和图形

如果计算机上未安装 Microsoft Office Excel 2007，则无法利用 2007 Microsoft Office system 中的高级图表制作功能。如果未安装 Office Excel 2007，则当在 Microsoft Office PowerPoint 2007 中创建新图表时，Microsoft Graph 将打开。一个图表随后出现，并在称为数据表的表中含有其关联数据。可以在数据表中输入您自己的数据，从文本文件将数据导入到数据表中，或者将数据从另一个程序粘贴到数据表中。

Office PowerPoint 2007 包含很多不同类型的图表和图形，它们可用来向观众传达有关库存水平、组织更改以及销量图等信息。可以用下面两种方法之一将图表或图形添加到演示文稿中：

（1）可在演示文稿中嵌入 （嵌入对象：包含在源文件中并且插入目标文件中的信息（对象）。一旦嵌入，该对象成为目标文件的一部分。对嵌入对象所做的更改反映在目标文件中。）并插入图表 当在 PowerPoint 中从图表嵌入数据时，您将在 Office Excel 2007 中编辑这些数据，并且工作表将随 PowerPoint 文件一起保存。

（2）可将 Excel 图表粘贴到演示文稿中并链接到 Office Excel 2007 中的数据 当从 Office Excel 2007 复制图表并将其粘贴到演示文稿中时，图表中的数据链接到 Excel 工作表。如果要更改图表中的数据，则必须在 Office Excel 2007 中被链接的工作表中进行更改。该 Excel 工作表是一个单独的文件，并且不随 PowerPoint 文件一起保存。

注释：如果打开在早期版本的 Microsoft Office 中创建的演示文稿，并且该演示文稿包含使用 Microsoft Graph 创建的图表或图形，则 2007 Office 版本将保留其外观，并且让您继续更新图形或图表。

2、在演示文稿中嵌入并插入图表

当要维护与 PowerPoint 中的图表关联的数据时，请执行下面的操作：

（1）在 PowerPoint 中，单击要包含图表的占位符 （占位符：一种带有虚线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。）。

（2）在“插入”选项卡上的“插图”组中，单击“图表”。

（3）在“插入图表”对话框中，单击某个图表，然后单击“确定”。

Office Excel 2007 将在一个分开的窗口中打开，并在一个工作表中显示示例数据。

Excel 工作表上的示例数据

（4）在 Excel 中，若要更换示例数据，请单击工作表上的单元格，然后键入所需的数据。

还可以更换“A 列”中的示例轴 （坐标轴：界定图表绘图区的线条，用作度量的参照框架。y 轴通常为垂直坐标轴并包含数据。x 轴通常为水平轴并包含分类。）标签以及“第 1 行”中的图例 （图例：图例是一个方框，用于标识为图表中的数据系列或分类指定的图案或颜色。）项名称。

注释：在更新工作表之后，PowerPoint 中的图表将用新数据自动更新。

（5）在 Excel 中，单击“Microsoft Office 按钮” 按钮图像，然后单击“另存为”。

（6）在“另存为”对话框中的“保存位置”列表中，选择要保存工作表的文件夹或驱动器。

提示：若要将工作表保存到另一个文件夹，则选择“保存位置”列表中的其他驱动器或文件夹列表中的其他文件夹。若要将工作表保存到新的文件夹，请单击“新建文件夹” 按钮图像。

（7）在“文件名”框中，键入文件的新名称。

（8）单击“保存”。

（9）在 Excel 中的“文件”菜单上，单击“关闭”。

3、将 Excel 图表粘贴到演示文稿中并链接到 Excel 中的数据

当要链接到外部 Office Excel 2007 工作表中的数据时，请遵循下面的过程。在 Office Excel 2007 中创建并复制图表，然后将其粘贴到 PowerPoint 演示文稿中。当更新 Office Excel 2007 中的数据时，PowerPoint 中的图表也会更新。

（1）在 Excel 中，通过单击图表的边框选择图表，然后在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“剪切”。

（2）在 PowerPoint 中，单击幻灯片或备注页上要在其中插入图表的占位符 （占位符：一种带有虚线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。）。

（3）在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”下的箭头，然后单击“粘贴”。

注释：还可以使用 SmartArt 图形创建信息的视觉表现形式。

下一节：《轻松办公系列进阶课堂-OfficePPT演示文稿创建

（九）处理图形和图表（2）》

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