发邮件时我们需要怎么做（你不应该忽略的原则和细节）

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电子邮件是职场最基本的工作沟通形式，无论微信沟通多么畅通无阻，正式的文件还是会通过邮件来传输。然而，如何通过邮件准确传达你的沟通意图？如何通过邮件展现你的职场礼仪与态度？如何让撰写邮件的过程更加高效简单？

这篇文章不会面面俱到，但为你介绍的写邮件的原则和细节一定会对你工作学习有所帮助。

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主题清晰，用词规矩

主题，往往是绝大多数人对于邮件的第一印象。邮件的内容及其重要性，在主题上可以展现得淋漓尽致。

1.标题要简洁、干练。

2.标题要符合邮件正文内容。

3.标题绝对不可以空，除非是给自己发的。

4.标题可适当使用标点符号进行强化信息的重要性，譬如感叹号等。

5.若在多次回复过程中，讨论事情发生变化，要及时更换邮件标题。

6.标题用固定格式让你事半功倍。这样的标题结构或许可以帮到你：内容类别 邮件主题概括 时间 发件人。例如：【重要】【待确认】XX项目第一次会议议程_0501_约翰。规范的格式和醒目的关键词也便于日后检索。

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谦虚客气，用好措辞

俗话说礼多人不怪。尤其对生活在号称礼仪之邦的我们而言，更是如此。要在邮件中尽量表现得礼貌客气一些，这样即便处理事情有所不周，也能够增加对方宽恕你的可能性。

1.区别好上下级关系

倘若是高管，在措辞上，多用您来称呼对方，切不要直呼大名。如果是同事或者下属，为了不让邮件显得生分，尽量不要使用明显区别关系的你、我等词语。

在外企环境中，同事间的邮件使用Dear 英文名（或中文名拼音）的方式是最为保险的。

在欧美国家，相比Director, VP之类的职位Title，一部分偏技术型的高管更喜欢对方称呼能够彰显他他们历或特殊身份的Title，如: DearDr. xxx, Dear Professor xxx。因此，你需要留心一下对方的签名，如果看到了Dr. 或者Professor之类的词汇，说明对方很看重这个Title，在邮件中如此称呼，可以表示足够的尊重。

如果沟通对象是日本人，你也可以在邮件开头的称呼中在姓氏后加上后缀-san（如Dear Satou-san），这相当于XX先生或XX女士，相信对方可以感受到你的诚意。

2.开头和结尾的套路要把握好

对于开头，如果你和收件人很熟，可以用"Dear XX"。否则，尽量用"Hi"，就可以了。此外，结尾用些"best regards"，或者祝好、一切顺利等词就行。

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正文通顺，逻辑恰当

正文是邮件的核心内容，搞定邮件内容是很重要的事情。

1. 清楚自己此刻发这封邮件的目的

即要给谁说什么事情，期待对方看到后有怎样的回应/行动。每封邮件只针对一个主题。正文采用倒金字塔叙事法，在正文开头，你需要用一段话或一句话概括邮件主要内容，说明你此次沟通的诉求。讲清楚“四个W 和一个H”——谁（Who）、什么（What）、何时（When）、为什么（Why）、怎么样（How）。说清楚这些，再慢慢展开、旁征博引、罗列数据、推演流程。

如果正文要讲复杂的事，建议把内容分成几个大部分，每部分再分成几个点，以重要性和紧急程度排序，以求逻辑清楚、层次清晰。同时，将重点部分加粗或高亮，最好对方只用读加粗部分就能明白邮件在说什么。

2.正文叙述流畅，逻辑性强

如果正文很长，建议采用麦肯锡的结构化思维，结论先行。其次，对于具体的多事项说明，建议采用1、2、3、4条理性地去总结。

一个词能讲清楚的事绝不用一句话来写。尽量不用晦涩的低频词汇，在写英文邮件时，尽量使用简单句，力求清晰、简单、准确。

字体也不要花哨，建议中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字，据说这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。

3.写完正文再填写收件人

写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。

附件是最容易忘记的东西，所以最好先把它贴进邮件。收件人放在最后，是因为随着正文的进行，你很有可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也避免了等邮件发出去以后再加各种人进来。

4.合理对正文内容进行强调

对正文通篇强调，等于没有强调。因此，在对正文书写的时候，一定要注意克制自己强调的欲望。只选择你认为最重要的地方进行强调即可。强调方式有很多，加粗、加文字背景色等。

5.将所有内容一次说清

考虑好如何将自己所有的内容组织在一封邮件中。不要等发出去邮件之后，继续补充更新邮件。

6.慎用表情

邮件代表商务，慎重使用表情。往往一个表情，会让整个气氛轻佻起来。当然，如果很有必要这么做，也是可以的。这里只是说慎用而已。

7.避免错别字

这是对人最起码的尊重问题。并且，在发出邮件之前，要再三检查一下，以保证万无一失。

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关于附件

有时候，工作的需要，不得不在邮件中上传附件。

1.附件也需规范命名，并在正文中被提及

如果需要发送多个附件，请在正文里提及附件的个数及附件名，并给每个附件一个简短的描述。

同时，因为附件的文件名可能会被缩略显示，所以为避免几个附件难以分辨，在命名附件时，最好将每个附件的关键词放在最开始几个字。

此外，如果是百度云代替附件，请写好具体的链接和密码在上面。最后，还要注意附件名字要符合主题和正文的内容。

2.附件不要过大

比如outlook最大的文件大小为50M，但是不是说只有文件超过50M你才想其他方式解决。

一般情况下，邮件附件不要超过2M，当然适当大一些是可以的。必要时，可以考虑用云盘来代替附件直接放在邮件中。

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邮件回复

你是否觉得发送邮件比回复邮件要轻松。其实不然，回复邮件依旧有许多要注意的地方。

1.及时性回复对方邮件

一定要及时反馈，一般不要超过2个小时。如不能及时，要说明下原因。记住，及时反馈信息，是对发送邮件的人的尊重。

2.回复文字不要太少

其实，内容上文字过少，也会给人不尊重的感觉。所以，最好能控制在10个字以上。

3.回复和回复全部的区别

不要将这两个混淆。回复只是给发送给你邮件的那个人进行回复，而回复全部则不然。回复全部，是将邮件中相关干系人，都进行通知回复。

如果搞不清楚这两个区别，很可能你会将自己的邮件错发到CEO那里。

4.控制回复邮件的量

如果你发现，一件事情你发了多次邮件都没有解决，那就考虑开个会或当面进行沟通协商。等协商结束，再进行相关邮件的备忘等操作。

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关于其他

除了上面讲的五个方面，还有一些微小的细节需要说明一下：

1.慎重选择收件人

收件人的选择和排序需要拿捏，在你发送邮件之前，最好确认所有收件人需要此消息并且可以知道此信息。发送，或者抄送的时候，要注意职位的先后顺序。比如说你不能将一个普通职员放在CEO之前。

在回复邮件讨论问题需要加入更多收件人的时候，可以在邮件开始处写上「 David」之类的提示，这对于原有收件人和新加进来的收件人都是尊重。

2. 主送人是必须进行回复的，而抄送人则没有义务强制性回复。跨部门合作时，一定要记得将相关领导抄送好。

3.关于抄送和密送。举个例子，我发了一封邮件给a，抄送给b，密送给c。这表明，我要告知a某件事，这封邮件a是应该要看的；我只是告知b有这封邮件，b看不看都可以；我希望c知道这件事，同时不希望ab知道我告诉了c。职场慎用密送。

4.很忌讳的做法，就是在邮件讨论陷入某种僵局的时候，把部门或公司里的头头脑脑加入邮件。成熟的老板并不会因为忽然被加入一个争论而立刻做出反应。

5.在签名中加上你的电子名片或领英、脉脉等社交软件链接。

关于邮件末尾的问候语，网络上流传的说明图已经讲得非常清晰。

在移动设备上撰写的邮件多是纯文本形式，格式和排版都可很不方便阅读时可以在签名处加以说明，如英文“Sent from my mobile device. Sorry for any typo.”就可以很得体地解决这个问题。

6.可辅助利用即时通讯工具提醒对方回复邮件

发送重要邮件且需要对方尽快回复的情况下，可以选择电话提醒或发送信息，确保对方收到邮件，最好能获得对方在什么时间之前可以回复邮件的承诺。

对敏感或者机密的信息，千万记得在发送时标注密送，或在发送时设置禁止转发和打印，以防止信息外泄。

本文整理自公众号： LinkedIn

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