电脑整理的办法（拯救你的脑）

• 收藏夹里的网页，居然失效了！

• 明明收藏过，却怎么也翻不着！

• 领导急用一份材料，你却找不到了！

• 电话里在急着等回复，你的电脑却还在缓慢搜索！

怎么办？

怎么办？

简直急死人！

如果这是你的常态，那看这篇文章就对了！

感觉作者@苏苏 自己的这个开头比我写的好哈，所以小编就隐了...

作为一个十分喜欢留存生活印记、成长印记，并且还“总管”学校电子资料的人，我有一份数以百G的电子资料，简直是太正常不过了！

对！是数以百G!

7月初在别墨迹组织了整理收纳小组后，我告诉自己不能再墨迹了，墨迹只会让资料的混乱程度愈演越烈；即便是我自己不再收藏电子资料，学校的电子资料也不会放过我的！

那么，怎么整理这么多电子资料呢？

网络上整理衣物、整理化妆品、整理房间等整理大法层出不穷，但关于如何整理电子资料的文章并不多。我只能摸着石头过河，探索着来。

丢，不是关键！

我读过《怦然心动的整理魔法》及网上一些关于衣物、物品整理的文章。其中，最重要的一个观点就是——“心动是唯一的取舍标准”。也就是说，只要不能让你怦然心动的，都应该丢！

丢，是整理的最终奥义！

但，电子资料的奥义，不是这个。

丢，是必须，但不是关键！

以我为例，工作相关的电子资料，能不能不心动就丢？能不能过3-5年就丢？能不能删除过程资料，只保留最终结果？

答案是不能！

为什么？

第一，工作资料中有一部分是档案资料，你敢丢吗？丢了，领导就要给你点儿颜色看了！无论它让你心动与否，都必须保留。

第二，3-5年之前的档案资料留存的价值低，但有些重要材料也是需要保留的。

想想看，当学校\公司五十周年大庆时，其他人只能拿出近三五年的照片，你甩出几张老照片，别人将会用怎样惊羡的目光看着你？你的领导也会认为你对学校\公司有着不一般的热情，对你留下深刻印象！

第三，过程资料对学校\公司的意义不大，多数可以删除。但对你来说，却有部分应当留存。

过程材料可以帮助你改进工作、提炼经验。这样当你在跟后辈新人“吹嘘”你的“想当年”时，也有很多鲜活的例子可以用。

过程材料可以让你介绍经验时更真实可靠，更可借鉴。也许有人觉得自己一辈子不会有向别人介绍经验的机会。但，人生那么长，谁知道会发生啥？

我当初在区里做新闻写作经验介绍时，我留存的新闻原稿就派上了用场，听会的同行马上就明白了，什么样的表述是不恰当的，为什么要这样修改。

过程资料可以让你在向领导作总结汇报时，更能言之有物。修改了8遍的文稿、调整了5次框架的文章，比你空口无凭的说，你辛苦的写稿，更有说服力。而且，如果是洽谈合同，你可以说，与XX公司沟通多少次、修改了几次合同，争取了哪些权益等等。

分类，才是关键！

丢，不是关键，那么什么才是电子材料整理的关键呢？

分类，才是关键！

你去一个陌生的城市找一家符合心意的餐馆，可能是困难的、花费大量时间的。但你去一个陌生的超市购买一袋符合需要的食盐，却可能是简单的、短时间可以完成的。

为什么？

城市规划不会将同类商家放在一起。你在一个陌生的城市找一家符合心意的餐馆，聪明点儿的办法是找朋友推荐、网上搜索，却可能依然不合你的口味；笨拙点儿的办法是一家一家尝试，这样花费的时间会耗费得无法统计。

而超市的规划却大多将同类商品放在一处。即便是在一个陌生的超市里，只要你找到或者询问到调料区，就能轻而易举地找到你想要的那袋食盐。这就是分类带来的便捷！

所以在整理电子材料时，事先想好分类是最重要的。这样你整理好的材料才能轻易地找出来！至于如何给你的电子材料分类，需要根据你的个人需要进行个性化设计。

基本的遵循原则是按项目、类别做大分类，按项目过程或者事件线索做小分类。

大多数人的电子材料都包含三大类，应用软件、工作文档、个人文档。如果仅以这三个分类作电子材料分类，里面的子分类的层次就会过多。每次找材料都跟俄罗斯套娃一样，打开一层又一层，增加了查找的困难，对我这等懒人实在是不太适用。

所以即便是大分类，也需要相对精细化。如，工作文档可以分为001-工作文档-产品介绍；001-工作文档-客户资料...等等。这样大分类下面的子文件夹的层次就会比较少。

子文件夹的层次建议控制在三层以内，最多不超过四层，不然，对查找的人来说就是一场灾难。

下图是我的电子材料大分类图，供大家借鉴。里面细小的分类，我就不做展示了。

填充，增加成就感！

分类文件夹建立了之后，需要保证每个文件夹是空白的。从0开始的整理会让你再一次有积累资料的满足感与成就感，而且，在依次填充这些文件夹的过程中，你也会发现自己资料累积的空白区。

比如一次培训的资料：通知、培训内容、签到表、过程照片或者视频、相关报道或总结，是不是都保留了？有没有资料重复存储了？

整理电子材料的过程也是对自己的资料查缺补漏、整理合并的过程。

因此在整理过程中，将没有整理过的材料与整理过的文件夹分开放也是不错的一种习惯。这样你就可以清晰的知道自己已经整理了多少材料，也避免文件名被改来改去，改晕了的情况。

命名，很重要！

合适的文件命名可以让我们在文件夹中第一时间找到他们，也使文件检索变得十分简单。

“-”、”[]”等符号，及001-100、A-Z的英文字母等，都能让你的文件名更易于分辨。

你可以把他们随机组合，让你的文件夹清晰明了。并尽可能用序号或英文字母将文件夹进行系统排序，这样能按照你的使用习惯，让经常使用的文件夹排在前列。

具体的文件命名也十分重要，好的命名能让你在打开文件夹之后，第一时间发现它！

时间 关键词 文名 作者，是非常好的搭配。可以让你很容易了解文件是什么时候产生的，主要内容是什么。如，“20160721-文档整理-拯救你的“脑”-苏苏。

电子材料也要断舍离！

电子材料不占用实际空间，是我们容易忽视的整理内容。大家往往会觉得，这文章也不错，那文件也不错，一股脑儿都存在电脑或各种收藏夹里，每次查找都把自己搞得焦头烂额，甚至因为材料太多，压根提不起精神去翻看，白白攒了一堆资料。

电子材料也要断舍离！

就算不占现实空间，虚拟空间也是很宝贵的好嘛！

而且电子材料过多，就算分类再明晰，也会查找困难。因此删除、整合电子材料也是非常必要的！

类似的，要最全的！

更新的，要最新的！

雷同的，要整合的！

未加工的，要加工后的！

没用的，彻底删除！

……

综上，让我们的电脑轻盈起来，让查找资料轻松起来！拯救你的“脑”，还你百G空间！

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