公文写作的三个最基本要素（几种常用公文的区别）

　按照公文文种分类，公文大约有20种之多。由于方方面面的原因，几种常用公文容易混淆，甚至由此造成工作混乱。下面，笔者就几种常用公文文种的区别发表个人浅见，以期为“笔杆子”或“准笔杆子”提供借鉴。

一、请示与报告

“请示”和“报告”是行政机关公文使用频率较高的文种，都是上行文。实际工作中，有的将“请示”用“报告”的文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复）。这样不仅会闹出文种混淆的笑话，而且容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间的区别。

一是功能作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。

二是内容实质不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。

三是公文容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。

二、请示与函

“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函。“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。

在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”，是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：

一是类型不同。“请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。

二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。

三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请求批准某项职能事项。

四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函”应互相尊重。

五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。

三、报告与总结

报告与总结的主要区别之一就是行文方向不同。“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结”是下行文，但在实际工作中，部分单位将工作总结直接呈送上级机关，如“某某单位某某年工作总结”等，这样的标题是不对的，它混淆了行文方向。其实，向上级机关汇报工作，只能使用“报告 ”文种。主送上级机关（可多头主送），抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于某某年某某工作情况的报告”，这样就比较规范了。

四、意见与建议

“意见”与“建议”在实际工作中混用的现象比较突出。“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供受文单位参考执行，不带有强制性；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。作为下行文的“意见”。在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文，如：“某某单位某某年某某工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种，规范的标题应为“某某单位关于某某年某某工作的意见”。

综上所述，抓住以上几种常用公文的异同点，就可以有效避免混用、乱用，保证公文的草拟和运转有序进行。