给领导写邮件的正确格式范文大全(职场邮件领导同事都喜欢收到的邮件邮件技巧)

邮件主题

主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

给领导写邮件的正确格式范文大全(职场邮件领导同事都喜欢收到的邮件邮件技巧)(1)

邮件主题

主题中我们必须注意的事项:

  • 一定不要空白标题,没有标题收件方无法第一时间判断邮件目的,如果通过正文判断,很可能达不到你发邮件的目的。另一方面,对方收到的邮件提醒是显示没有主题,领导如果工作繁忙,可能错过处理邮件的最佳时间。
  • 标题要简短,不宜冗长,标题一定要简洁扼要,不要写一些没有用的废话。
  • 标题要能反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。标题要直观易懂,不是让领导、同事来猜的。
  • 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。系列事件最好分开发送,收件人可以一一回复,避免收件人回复不全面等问题。
  • 可适当使用大写字母或特殊字符(如“!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度。
  • 回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题。

总结一下:主题不空白、简洁扼要、直观易懂、主题唯一、标点符号加强重点。

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邮件正文

收件人、抄送人、密送人

收件人是谁?

受理并响应邮件,你希望去做这件事情或寻求支持的人。

有责任阅读并回复邮件,需要控制收件人数量。

抄送人是谁?

知会,需要了解信息的人,通知他们事情的进展和问题。

不一定读或回邮件。

密送人是谁?

在To的人不知道的情况下而收到邮件,需要了解情况的参与者。

对方能了解情况,但不希望其他收件人知道。

上述三者的关系非常的重要却又是大家平时容易忽略的事项,为什么说重要呢?给大家举个示例.

张三把邮件同时发送给上级同级别的副主管(暂定为A、B主管),邮件的内容是申请项目资金,A主管收到邮件后,犹豫再三审核通过,B主管收到邮件后,决定不给通过。张三收到两份意见不一致的答复,财务科室无法确定是否发放资金。其实张三的本意是发给A主管,抄送B主管,B主管只是了解信息的人。

总结一下:邮件的发送,特别是向上级请示的邮件,一定要很好的区分收件人、抄送人、密送人。

正文

大家先看下面图片:

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邮件正文

强烈建议,编写的邮件要反复认真琢磨,条理清晰。按“什么时间、什么地点、做什么事情、原因、是可行”思路来编写邮件。如果觉得自己组织语句能力比较薄弱,我们可以采用列表、分段的形式说明邮件的本意。邮件工具都会提供排版功能。

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排版

附件

附件备注

正文中标注附件内容,提示收件人查看。把关键字标红或者加粗。

附件名称要直观,特别是有多个附件的邮件,需要把附件用名称区分开来。

附件大小

控制附件的大小!建议不超过5M,正文能放的内容尽量不用使用附件,有时候收件人可能使用手机阅览,有附件不是很方便。

控制附件数量!建议一封邮件数量不超过4个,较多附件请用压缩包。

附件格式

如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式,以免影响使用。

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附件

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