excel数据输入与处理（Excel办公实用技巧数据的输入和导入）

当用户向工作表的单元格中输入内容的时候，Excel会自动对输入的数据类型进行判断。Excel可识别的数据类型有数值、日期或时间、文本、公式、错误值与逻辑值（本技巧不讨论此类数据）。

进一步了解Excel所识别单元格内输入数据的类型，可以最大程度地避免因数据类型错误而造成的麻烦。

任何由数字组成的单元格输入项都被当作数值。数值里也可以包含一些特殊字符。

● 负号。如果在输入数值前面带有一个负号(-)，Excel将识别为负数。

● 正号。如果在输入数值前面带有一个正号( )或者不加任何符号，Excel都将识别为正数，但不显示符号。

● 百分比符号。在输入数值后面加一个百分比符号（％），Excel将识别为百分数，并且自动应用百分比格式。

● 货币符号。在输入数值前面加一个系统可识别的货币符号（如￥），Excel会识别为货币值，并且自动应用相应的货币格式。

另外，对于半角逗号和字母E，如果在输入的数值中包含有半角逗号和字母E，且放置的位置正确，那么，Excel会识别为千位分隔符和科学计数符号。如“8,600”和“5E 5”Excel会分别识别为8600和5×105，并且自动应用货币格式和科学记数格式。而对于86,00和E55等则不会被识别为一个数值。

像货币符号、千位分隔符等数值型格式符号，输入时无须考虑，应用相应格式即可。

在 Excel 中，日期和时间是以一种特殊的数值形式存储的，被称为“序列值”。序列值介于一个大于等于0（1900/1/0），小于2958466（9999/12/31）的数值区间。因此，日期型数据实际上是一个包含在数值数据范畴中的数值区间。

日期和时间系列值经过格式设置，以日期或时间的格式显示，所以用户在输入日期和时间时需要用正确的格式输入。

在默认的中文 Windows 操作系统下，使用短杠(-)、斜杠(/)和中文“年月日”间隔等格式为有 效的日期格式（如“2013-1-1”是有效的日期），都能被Excel识别，具体如表所示。

虽然以上几种输入日期的方法都可以被Excel识别，但还是有以下几点需要引起注意：

● 输入年份可以使用 4位年份（如 2002），也可以使用两位年份（如02）。在Excel 2007中，系统默认将0～29之间的数字识别为2000年～2029年，将30～99之间的数字识别为1930年～1999年。于是2位数字可识别年份的总区间为1930～2029年。

● 当输入的日期数据只包含年份（4位年份）与月份时，Excel会自动将这个月的1日作为它的日期值。

● 当输入的日期只包含月份和日期时，Excel会自动将当前系统年份值作为它的年份。

通常情况下，输入日期的一个常见误区是用户经常将点号“.”作为日期分隔符，Excel会将其识别为普通文本或数值，如2012.8.9和8.10将被识别为文本和数值。

由于日期存储为数值的形式，因此它继承着数值的所有运算功能。例如，可以使用减法运算得出两个日期值的间隔天数。

日期系统的序列值是一个整数数值，一天的数值单位就是 1，那么 1 小时就可以表示为 1/24天，1分钟就可以表示为1/（24×60）天等，一天中的每一时刻都可以由小数形式的序列值来表示。

同样，在单元格中输入时间时，只要用Excel能够识别的格式输入就可以了。

下面列出了Excel可识别的一些时间格式，如表所示。

对于这些没有结合日期的时间，Excel会自动存储为小于1的值，它会自动使用1900年1月0日这样一个不存在的日期作为其日期值。

用户也可以按照表显示的形式将日期和时间结合起来输入。

如果输入的时间值超过24小时，Excel会自动以天为单位进行整数进位处理。例如输入26：13：12，Excel会识别为1900年1月1日凌晨2：13：12。Excel 中允许输入的最大时间为9999：59：59.9999。

文本通常是指一些非数值性的文字、符号等。事实上，Excel将不能识别为数值和公式的单元格输入值都视为文本。

在Excel 中，一个单元格最多能容纳的文本约 32000个字符，而最多可显示的字符为1024个，在编辑栏中最多可显示32767个字符。

通常，用户要在单元格内输入公式，需要用一个等号“=”开头，表示当前输入的是公式。除了等号外，使用加号“ ”或者减号“-”开头，Excel也会识别为正在输入公式。不过，一旦按下＜Enter＞键，Excel会自动在公式的开头加上等号“=”。

在Excel中，除等号外，构成公式的元素通常还包括：

● 常量。常量数据有数值、日期、文本、逻辑值和错误值。

● 单元格引用。包括直接单元格引用、名称引用和表的结构化引用。

● 圆括号。

● 运算符。运算符是构成公式的基本元素之一。

● 工作表函数。如SUM或SUBSTITUTE。

输入公式还需要注意的事项有：

● 公式长度限制（字符）：Excel 限制8K个字符，即1024×8=8192个字符。

● 公式嵌套的层数限制：Excel 限制为64层。

● 公式中参数的个数限制：Excel 限制为255个。

如果用户在公式输入过程中出现语法错误，Excel会给出一些修改建议。不过，这些建议不一定总是正确的。