电商库存表格管理（全面解读和认知电商系统）

编辑导语：随着时代的发展，电商也随着时间的推移而不断发展壮大，本篇文章作者从四个部分来讲解电商系统中的库存管理，干货满满，一起来学习一下。

本文主要从四个部分来讲解电商系统中的库存管理，一起来文中看看。

一、库存的概念

库存，狭义上来讲是仓库中实际储存的货物。

除了服务提供商和服务信息提供商外，基本上各家电子商务公司都会面临实物库存管理的需求。

库存管理是完成前台商品售卖交易闭环的重要组成部分，库存管理与仓库密不可分，而仓库又与销售、采购有关系。

如图1-1所示，库存变动的影响因素主要包括销售订单、售后退货、商品预售、盘赢盘亏、仓库调拨、采购入库等。

图1-1 库存变动的影响因素

1. 库存分层：销售层、调度层、仓库层

根据职能不同，驱动库存发生变化的单据不同，可以将电商库存管理体系分为三层：销售层、调度层、仓库层，如图1-2所示。

图1-2 库存分层

下面，逐一讲下各层需要重点注意的内容。

1）销售层

这一层主要面向的是前台用户，一般需要使前端库存与实际库存保持一致，也就是不能超卖。

在做预售的时候，使用的是虚拟库存，此时的下单只牵扯到销售层的库存，等待商品备货后，才会推到调度层。

销售层的库存决定了是否可以售卖，下单是否可以成功。

秒杀活动时决定是否可以秒杀成功，预售活动时决定是否可以下定金预售。

1. 可销售库存：指的是客户端前台显示的库存数，用户根据这一指标进行下单购买，当可销售库存大于0时，显示可销售，当可销售库存等于0时，显示商品已售罄。
2. 锁定库存：一般存在于客户提交订单后，为客户锁定一个库存位置，当客户超过规定时间没有付款时，取消库存锁定，可销售库存加一；当客户付款成功后扣减库存，锁定库存取消，已销售库存加一，目的是为了保证客户下单后可以正常发货。
3. 已销售库存：指的是商品已经销售的数量，当客户支付成功后，已销售库存增加，当客户取消订单或申请售后时，库存变动流程做出相应变化。
4. 活动库存：主要出现在促销活动中，如秒杀等，此时的活动库存为独立库存，从总库存中拨一部分做为活动库存，这部分库存也是走相应的锁定、扣减逻辑。
5. 预售库存：这部分库存为虚拟库存，一般出现在双十一等需要拉动需求的的活动中，虽然也是走正常的锁定、扣减逻辑，但是此时的库存仅停留在销售层，只有订单需要备货之后才会走到调度层。

2）调度层

调度层可以理解为订单的分配中心，决定了哪些商品由哪些仓库发货。

1. 账面库存：指的是仓库中的实际库存，只要是未出库的都算在账面库存内。
2. 可用库存：可以发货的库存，也就是可供调度的库存。
3. 在途库存：发起了采购单，但是还没有到达仓库的库存，一般许多企业会将三天内的在途库存算在可用库存内。
4. 不可销售库存：指的是损坏，质量有误的库存，通常退货入库的商品首先会经历一道审核，验证质量没有问题后才会上架，当有损坏时，算在不可销售库存内，会另作处理。
5. 已用库存：指的是已经经历了调度分配的库存。

3）仓库层

仓库层对应的是实物库存，入库、出库、盘点等都会带来库存变动。

1. 可用库存：当发货单流转至库存时，可以进行正常发货的库存，不包括锁定库存。
2. 锁定库存：当调度层分配仓库后，发货单流转至库存时，仓库需要锁定库存库位，以便进行后续的打单、分拣，
3. 已出库库存：已经包装完成了，交接给对应的物流公司进行发货，确认出库的库存。
4. 不可用库存：盘点时发现的质量有问题的库存，经报损后需要从可用库存变为不可用库存。

2. 库存同步

由于触发库存变动的点不一样，库存的变动分为两个流向。

其一是自上而下，也就是从销售层到调度层，再到仓库层。

其二是自下而上，从仓库层到调度层，再到销售层。

• 自上而下：客户在前台下单，生成订单，相应的销售层库存扣减；然后流转至调度层，调度层分配调度仓库后，生成发货通知单，调度层库存变化；最后流转至仓库层，WMS系统同步响应，库存数据发生相应变化。
• 自下而上：当库存实物增加时发生，通常出现在采购入库、退货入库、调拨入库时，当实际库存增加时，仓库层库存变化，通过调度层将数据同步给前台显示的销售层，连锁引起仓库层、调度层、销售层的可用库存逐步增加。

二、销售库存管理

一般情况下，销售层的库存要和调度层的库存保持一致，但是在特殊情况下，如允许超卖时、做预售时、不同活动独占库存时，就会出现预售层库存和调度层库存不一致的情况。

而销售总库存也会存在和现货库存数量不一致的情况，这种情况主要出现在允许超卖时，销售总库存可以和现货库存脱离不同步。

可销售库存、锁定库存与销售总库存的关系公式如下所示：

可销售库存 = 销售总库存－锁定库存

用户前台看到的显示库存数、下单时判断是否有货的库存数都是可销售库存数，只有可销售库存数大于购买总数时才能下单成功。

下面我们来看下单时库存的扣减和返还逻辑，如图2-1所示，以下单选择商品A，数量2件为例。

图2-1 下单时库存动作

三、库存调度逻辑

在许多电商企业或大公司，库存结构比较复杂，拥有多个仓库，仓库类型包括主仓、区域仓、供应商协同仓等，如图3-1所示。

在调度发货仓时也要考虑许多因素，包括成本、物流、商业等等，仓库调度实际也是在各种规则限制下对仓库进行调度。

图3-1 仓库组成结构

1. 库存调度影响因素

在调度仓库时，需要考虑的因素以下几点。

1）物流时效

为了迅速响应用户的需求，很多企业会在多地建立货仓，以便能从最近的区域发货，在最短的时间送到用户手上。

如生鲜业务类的企业对于仓库的需求就很大，根据公司业务规模在多地建立仓库，如在北京、上海、广州、武汉、沈阳、西安、成都等地各有一个仓库，当长春的用户下单时，会优先判断最近的沈阳仓是否有货，没有货则会选择北京仓发货。

2）仓库等级

有些企业在业务量较大时，会在同一区域内除了建立中心仓，还会建立多个区域仓。

例如华东区包括上海、浙江、江苏，其中心仓在上海，在杭州、宁波、苏州、南京等订单量较大的城市建立区域仓。

这些区域仓库存量较小，存放一些消费频次高的商品，只供应当地城市，在区域仓没货的时候，才会从中心仓发货。

另外在仓库多了以后，在前端商品判断有没有货及物流时效时，如果按照优先级顺序一遍遍去遍历判断，会影响效率，按照区域仓库进行调度，能最大程度优化判断。

3）业务需要

在业务发展时，会有部分货源从供应商直接发出，或者为了保证物流时效，在某些区域由供应商直发，这种仓库定义为供应商协同仓，再对这些商品进行调度时，就需要由调度层直接下发给供货商系统。

2. 库存调度规则

仓库类型越少，库存结构越简单，在库存调度的时候逻辑就越简单。

当然产品要跟着业务走，调度逻辑随着业务复杂度、销售渠道、仓库数量等因素的变化而增加难度。

特别是很多有线下零售店及仓库的商家，要将线下各个零售店当成区域仓来调度，这个情况的复杂度还要增加，图3-2为库存调度逻辑。

图3-2 仓库调度逻辑

四、库存控制策略

要做好库存控制，首先要思考以下几个问题。

1. 如何优化库存成本？
2. 怎样避免浪费，避免不必要的库存？
3. 怎样避免缺货损失和利润损失？

而要解决这些问题，主要把注意力集中在以下三点。

1. 需求预测

需求有五个方面的因素需要考虑，也就是数量、时间、频率、范围以及可预测性。

1. 数量可以是精确的数字，也可以是一个范围。
2. 时间指的是时间跨度，包括短期预测、中期预测和长期预测，短期预测的时间跨度一般在3个月-1年之间，中期预测的时间跨度通常为2年，长期预测的时间跨度通常为2年及2年以上。
3. 频率为特定时间内满足需求的次数。
4. 范围也就是数量的变化范围。
5. 可预测性包括稳定性需求、趋势需求、季节需求、周期性变化需求、随机需求以及自相关需求等。

2. 安全库存

安全库存是为了防止不确定性而准备的库存，安全库存可以预防预测与实际消耗之间的差异，以及期望运输时间与实际之间的差异所造成的损失，在补充周转库存时预防缺货。

在低于安全库存时进行预警，开始补货动作。

图4-1和图4-2为有赞的安全库存设定类型，包括固定预警值和动态预警值。

1）固定预警值

当商品实时库存 < 库存下限，系统会将其标记为低库存，当商品实时库存 > 库存上限，系统会将其标记为高库存。

图4-1 有赞固定预警值

2）动态预警值

例：商品要从省外运输过来，进货周期很长，需要7天时间，那么就需要留有大约10天以上的存货来确保正常销售。

再或者部分加工商品保质期较短，不适合囤货否则会导致库存滞压，带来损失。

图4-2 有赞动态预警值

3. 库存控制模型

库存控制要解决的问题有如下三点：

1. 多长时间检查一次库存量（订货间隔期问题）？
2. 何时提出补充订货（订货点的问题）？
3. 每次订货是多少（订货批量问题）？

在库存控制系统中不可控的因素是：需求、订货、提前期。

可控的因素是：一次订多少（订货量）、何时提出订货（订货点）。库存控制的目标是：服务水平最高、总费用最低。

下面介绍两种基本的库存模型，即定量订货模型和定期订货模型。

1）定期订货模型

定期订货模型按照预先确定的时间间隔，周期性地检查库存，随后发出订货，将库存补充到目标水平。

如图4-2所示，Q是各次的订货量，库存检查周期仍为订货提前期。

定期订货没有订货点，每次按预定的周期检查库存，依据目标库存和现有库存的情况，计算出需要补充的库存量，然后按照订货提前期发出订货，使库存达到目标水平。

图4-2 定期订货控制模型

2）定量订货模型

电商一般采用的是定量订货模型。如图4-3所示，Q是每次的订货量，L为订货提前期，R为订货点。

定量订货预先设定一个再订货点（如图中的R），在管理中连续不断地监控库存水平，当库存水平降低到订货点时就发出订货，每次按相同的订货批量Q补充订货。

图4-3 定量订货控制模型

定量订货模型与定期订货模型的基本区别是：定量订货模型是“事件驱动”，而定期订货模型是“时间驱动”。

定量订货模型在达到规定的再订货水平后，就进行订货，主要取决于对物资的需求情况，订货时间可能随时发生。定期订货模型只限于在预定时期期末进行订货，是由时间驱动。

本文由 @向阳而生 原创发布于人人都是产品经理。未经许可，禁止转载。

题图来自unsplash，基于CC0协议。

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