中小企业如何设置管理制度（适用于中小企业的会议管理制度）

对于行政管理部门来说，会议准备、会议议程、会后工作、纪律管理与公司的管理工作息息相关，这也是行政管理工作中非常重要的内容，一旦没处理好，就会引发很多内部管理纷争，这份资料或许能够给你一些启发，上干货……

制度正文

公司会议管理制度第一章 总则

第一条 目的。为规范公司的会议管理工作，提高公司的会议效率，特制定本制度。

第二条 适用范围。本制度适用于公司召开的各类日常会议。

第三条 职责。公司会议的准备、安排与召开由公司总经办负责。

第四条 公司会议分类。（略）

第二章 会议准备

第五条 定期会议召开的准备。对于定期召开的常规会议，会议负责人需在会前明确该次会议的主题和临时出席人员。

第六条 不定期会议召开的准备。召开不定期会议时，组织人需做出会议启动报告，报告一般包括以下内容。

（1）会议名称、主旨、目标。

（2）会议议题。

（3）会议时间、地点。

（4）会议议程。

（5）会议主持人、列席人员名单。

（6）会议财务预算。

（7）接待工作说明。

（8）当前筹备情况及进展，可能存在的问题、解决方案。

（9）会议工作进度表。

第七条 根据会议要求，会议组织部门须拟定会议通知单，并做好通知工作，出席会议的重要人员应通过电话、邮件等方式确认，并做出相应的安排。会议通知编写时需注意以下内容。

（1）通知内容包括参加人员、会期、开始时间、地点、需准备的事项及要求等。

（2）通知书写须文字清楚、明白，力求不产生误解，全面、周到，确保没有漏项；用电话或其他形式通知时，要写出通知底稿，照稿通知。

（3）对于无记名参加的人员，要将其范围、对象、职务通知清楚。

（4）重要会议提前通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。

（5）通知关键或具有决定性作用的参会人员时，要面对面或反复核实准备情况，征求其对会议准备和开展的意见。

第八条 会场准备。会议组织人员需在总经办的配合下及时准备会议场所、会议文件或资料，并做好会场布置、设备调试等工作。

第九条 与会人员准备工作。与会人员在收到会议通知后，应认真准备发言要点、提案纲要等，配合主持人，使会议收到预期效果。

第十条 会议议程安排。议程由会议组织部门拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员及其发言内容、各项要求等。

第十一条 会议变更。已列入计划的会议如需改期，或遇到特殊情况需要安排其他会议时，会议组织部门需提前2天发出通知。

第三章 议程管理

第十二条 签到。与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名；对于涉外会议，联系簿上要有与会人员的姓名、职务、所代表单位或部门等内容。

第十三条 会场服务。

（1）引导入座。会议工作人员按事前安排好的座位引导与会人员尽快就座，其间要特别注意主要领导人员和主席台就座人员的座次。

（2）分发会议文件、材料。重要文件需发至个人或主要负责人手里，可事先领取签收，也可于会场中领取签收。

（3）维护会场秩序。大型会议需保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生。

（4）对会中一般需用物品应做好余量准备，以应付个别需求。

（5）保证会议环境通风良好、光线充足和地面干净。

（6）处理会议中的临时事项。

第四章 会后工作

第十四条 会议组织部门需记录会议内容，并编制会议纪要。

（1）分析、总结、提升记录，形成会议结论性材料的提纲以及要反映的具体事项、事例等。

（2）按提纲和中心议题起草会议结论性材料。

（3）会议纪要内容。

①会议简况，包括时间、地点、参加人员和议题。

②会议结果及会议主要精神，这部分是重点，是会议效果的反映，纪要应纪实、扼要、精到。

（4）会议纪要等结论材料经上级领导审批后，打印并下发给相关部门。

（5）按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。

第十五条 落实会议决议。总经办负责督办和催办会议形成的决议或决定，于会后一周内发会议决议事项催办通知单至相关负责人，并收集反馈意见。

第十六条 归档会议资料。会议组织部门要做好会议总结，整理好会议资料，并按公司档案管理规定，定期交档案管理人员归档。

第五章 会议纪律管理

第十七条 参会人员必须准时出席会议，因故不能参加者，需提前向上级领导请假，不得无故缺席、迟到或早退。

第十八条 参会人员需携带记录本和笔，做好会议记录。

第十九条 会议期间，需将一切通信工具置于关闭或振动状态，不随便走动、不交头接耳、不做与会议无关的其他事情。

第二十条 严格遵守会议开始时间。主持人在会议开始时应对本次会议作简要说明，将会议进行顺序及时间安排告知与会者，并指定专人控制会议进度，引导其在一定时间段作出总结；若要延长会议时间，需得到大家的同意。

第二十一条 任何人不得向无关人员泄露会议内容。妥善保管会议材料，不准泄露会议机密。

第六章 附则

第二十二条 本制度经总经理批准后，自××××年×月×日起执行。

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