给员工开会怎样做才不紧张（老板这样开会员工效率翻倍）

本文由销售与管理合作伙伴，中国青年出版社授权发布

文/[美]史蒂芬·G.罗格伯格：世界知名组织科学、管理学和心理学教授；他为IBM、微软、宝洁、西门子等名企提供咨询服务。

每个人每天大约45%的日常行为，几乎都在相同的地点重复发生。

不论是以个体还是团体身份，我们都倾向于保持习惯性行为，因此可能会忘记“融会贯通”以及尝试新事物的重要性。

这和会议又有什么关系呢？

会议在每周同一天的同一时间进行，参会者每次都坐在同一个会议室的固定位置，大家遵循以往一直采用的基本会议议程——这些都是习惯的产物。

如此日复一日的后果是，老板一开会，员工就想睡！

组织效率降低，会议目标形同虚设，会议流于形式化……

那么，如何打破会议固有的节奏，进而激发出新的活力与动力，并提升员工的热情呢？

01

调整座次制造“新鲜感”

研究表明，所坐的位置会体现领导地位，且座次会影响沟通情况，比如我们更倾向于反对坐在某个位子上的人的意见。

座次的确会影响会议效率、关键决策、创造力、愉悦感以及员工热情。

让我来说明一下：

A和F坐在桌子两端，这是比较利于发言的位置。这两个位置通常是领导位，因此这两人一般发言最多。

如果他们在业务上比其他人更胜一筹，这个安排无可厚非。但如果他们搞不清状况或没有好的想法，这种通过座次被强化的影响力将产生反作用。

C和D紧挨着坐，可能更不容易产生分歧（与左右紧邻的人相比，我们更倾向于与坐在我们对面的人讲话以及表达异议），甚至会形成某种形式上的联盟关系。

如果他们的观点相似，那没什么问题；如果他们的观点有分歧，切实地探讨这些不同的观点恐怕会更有益于会议（也就是说，有建设性的意见冲突，对于会议来说是件好事）。

J可能整场会议都不会参与太多，尤其在A是领导的时候。

如果J确实没什么想法或可以贡献的内容，那倒没什么大碍；但如果J的想法对会议的成功至关重要，就可能损害会议效果。

通过对座次的分析我们不难看出，提升会议的社交体验不一定非要依赖会议领导的强硬措施，而是可以通过座次的调整来实现。

一段时间后，会议就会出现一系列新变化。

反过来，这样也能防止把员工都限制在固定的空间，维持会议的新鲜感，激发不同的沟通模式，总之，能防止会议变得陈腐死板。

还有一种与此相关的方法，让小小的座椅为会议带来更多变数，那就是对空座进行利用。

对空间物理提示物（如海报或标识）的研究表明，这类指示物会影响人的行为，从选购商品、戒烟、勤洗手，到走楼梯。

当然，指示物必须足够醒目且引人注意才能起到效果。

将空座作为实体化的指示物，能帮助参会者在开会期间站在其他角度思考问题。

接下来要介绍的两种方法，它们都完全舍弃了座位。

02

散步式会议

散步式会议是2到3人或最多4人参加的移动式会议，很多公司都采用了这种边走边开会的形式。

史蒂夫·乔布斯在他的自传中提到，他喜欢把长时间的散步当做与人沟通的好机会。

其他几位采用并提倡散步式会议的高管包括脸书（Facebook）总裁马克·扎克伯格、推特（Twitter）联合创始人杰克·多尔西，以及美国前总统巴拉克·奥巴马。

散步式会议是领英（LinkedIn）公司主要采用的开会形式：在其加利福尼亚的总部，人们一边绕着大楼散步，一边开一场20到25分钟的会议。

当然，采用这种会议方式的不但包括知名企业，还包括其他规模的组织。

鉴于这种会议方式如此常见，有人不禁会问：它真的有科学依据吗？

散步有益健康。

关于这一话题的文章比比皆是：散步能降低心脏病的几率、更好地控制体重、减轻患各种癌症以及痴呆症的风险、降低胆固醇水平，还能强化骨骼和肌肉。

除了身体上的益处之外，研究发现，户外运动还与个人幸福感有关。

《Inc.》杂志报道了强生（Johnson&Johnson）公司的一项内部研究，研究散步式会议的益处。其副总经理杰克·格鲁佩尔指出，“我们的研究表明，在实行散步式会议的第90天之后，人们觉得更加精力充沛，更能集中注意力，参与意愿也提升了”。

热情和参与度的提升不仅有益于会议本身，同时也能增强参会者的注意力和创造力。

此外，散步式会议的倡导者还指出了能够提升会议效果的原因。

首先，散步式会议可以提升沟通效果，因为散步时人们摆脱了电话或手提电脑的干扰，能够更加集中注意力。

同时，散步有助于缓解拘谨的会议氛围、减少压抑感，让大家能够畅所欲言。

但这并不意味着我们应该放弃会议室。有些会议的内容并不适合在散步时谈（例如申明纪律的会议）。

在此提供一些关于散步式会议的使用须知：

*最重要的一点是，散步式会议仅对小规模的会议有效。最理想的情况是只有2-4名参会者。

*散步式会议的议程尽量不需要借助技术工具。

*散步式会议不适用于需要借助大量补充材料或需要做大量会议记录的会议。

*这类会议也需要良好的规划以发挥其所有优势。

*如果你打算进行散步式会议，应当提前告知参会者，这样他们就不会仓促参加（比如穿着不适合长时间走路的鞋子）。

03

站立式会议

另一种摆脱椅子开会的方式是站立式会议。

我们都知道，久坐不利于健康，会导致高血压、高胆固醇以及各类心血管疾病。《英国运动医学期刊》发表的一项被众多媒体报道的研究中指出，针对11,000名成年人的调查发现，坐着看电视或使用其他屏幕的时间每增加一小时，寿命就会减少约20分钟。

站立式会议的好处不言而喻。

密苏里大学教授艾伦·布鲁多恩与同事进行了一项实验性研究，他们在实验室情境下对比站立式会议和坐席式会议，实验样本为100场5人会议。

虽然会议质量并未受到会议形式的影响，但坐着开会比站着开会多花了34%的时间——也就是说，在同样的结果下，站立式开会所花的时间明显更少。

参会者还表示，站立式开会的体验更好。

圣路易斯华盛顿大学的研究员安德鲁·奈特和马库斯·贝尔近期针对54个由3到5名参会者组成的小型会议展开了研究，会议分为站着和坐着两种类型。

参会者被要求在30分钟内设计并录制一段大学招聘视频。

研究人员发现，站立式会议的协同效果更好，霸占话语权的情况更少，人们更有意愿关注他人的观点，同时展现出更高水平的参与。

总而言之，站立式会议是提升会议领导力的一个良好方式。

但在采取站立式会议时，有些注意事项需要牢记。

*注意会议时长，人们只愿意在有限的时间里站着。我提倡把时间控制在15分钟左右。这样的考量旨在减轻疲劳感，避免出现忽视身体不适的情况。

*如果尝试站立式会议，要注意参会者体格上的不同。如果你不希望身高高的员工给身高矮的员工带来威慑感。

我建议你尝试本文提供的技巧，并以此作为工具和方法——它们让人在会上精力充沛、集中注意力，进而整体优化会议体验。

正如威廉·柯珀的那句名言：“多样化是生活的调味品，因为多样，生活才变得有滋有味”。

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