办公室工作需要会的语言（谈谈办公室的文字工作）

【编者按】本文选自在原单位的机关业务培训交流材料，是主讲者对机关文字工作经历的一次回顾、总结和升华。文中所引用的材料，均为个人主笔或参与撰写的原创性文稿成果。此次摘编，除对若干敏感字眼和部分内容做了适当处理之外，尽量保证了原讲稿的原汁原味，以期能给读者带来一定的收获和启迪。

这次新入机关人员业务培训，领导分配给我的任务是谈谈如何写好办公室的文字材料。说实话，讲这个专题我还是有不小的压力，感觉确实不大好讲。尽管我在高层机关干过两年，之后在多个机关业务组干过，在撰写工作汇报、领导讲话、调研报告等综合性材料有过一些实践，但机关文字的写作和讲清如何写好文字材料还不是一回事，更何况自己并不具备“写好”文字材料的能力，也只是一个刚刚入门、“道行”尚浅的小学生而已，讲起来底气不足。

我考虑，主要是利用这个机会，围绕机关文字材料与大家共同作一个交流，而不是讲课。原则上，我不谈或少谈共性的知识概念，更多地是想结合自身经历，汇报自己“山寨版”的实践体会，所援引的基本上也都是这些年自创或参与写的材料，不一定全面、准确、详实、到位，希望能够起到一个抛砖引玉的作用，肯定会有很多不当之处，欢迎大家共同商讨、批评指正。主要是针对办公室文字工作，谈一谈“怎么看”与“怎么办”。

第一个问题，办公室文字工作“怎么看”

办公室文字工作，就是俗称的“写材料”。无论是否有过机关、领导工作的经历，无人不知“材料”的重要和“写材料”的艰辛。最近“材料”一词躺着中枪了，被网络和媒体推上了风口浪尖。起因是微信里有个叫“兵马行”的公众号，以“兵小马”名义创作的“漫画 文字”《加班熬夜写材料的八大好处》、《我是一只想转业的加班狗》走红，引发广大网友尤其是“笔杆子”们（估计绝大多是党政军机关人员）吐槽、热议，高声叫好者有之，一笑置之者有之，激烈批驳者有之，连《解放军报》“锐评”栏目都对此刊发评论《材料本无过，何处惹尘埃》。一一读来，仁者见仁、智者见智，刨除那些过于偏激、极端、宣泄的“负能量”言论，大流还是比较客观、公正的，并且有不少真知灼见。

对材料这一话题，任何一级机关都不可能置之身外。那么，身处我们单位机关，我们每一名机关人员究竟应该怎么对待办公室的文字材料工作？毋庸置疑，文字材料工作很重要，这项能力是做好机关工作的基本功，特别是对新入机关干部来说，更是非常重要、亟待提高的基本功。我感到，对办公室文字材料，可以从地位作用、素质要求、工作特点、行业现状、成果质量等五个角度来认识和看待。

一、从地位作用看，文字材料主要有“三个功能”

一是交流传递思想的主要工具。人与人是需要交流的，单位与单位也是如此。对上、对下、对内、对外，无论是汇报情况还是请示事项，无论是部署任务还是推动建设，无论是协商办事还是密切感情，如果没有思想、观点、情况、感情的交流，仅靠生硬的手段方式都很难达到目的。交流传递的基本方式无非是口头和文字，文字材料就是思想、观点、情况、感情的载体和外壳，是内心所思所想的外化固化。办公室作为党委、首长的智囊和外脑，撰写文字材料绝不是纯个人的创作，而是“代公立言”“代公发声”，体现的是一个单位、一级组织的思想、观点、情况和感情，传递表达这种思想，离不开机关精心准备的汇报、总结、讲话、经验、调研等各种材料。

二是辅佐履职尽责的主要依托。文字材料是为机关谋划决策和工作指导服务的，是领导机关工作的主要内容，这一点在高层机关表现尤为突出，古人讲“文能提笔安天下”。在高层机关工作过的同志一定有这样的体会，大量时间和精力都用在了起草各种各样的文字材料上，无论是对上呈送的、还是对下下发的，都离不开材料，即便是一个电话通知也要提前打好底稿，哪怕是一个事项协调都要提前打好腹稿。我们单位尽管是一个业务性的单位，虽然架构不大，机关相当一部分精力还是在受领任务和落实、协调、组织上，但文字材料依然是维持机关流转、履行机关职能不可或缺的要素，特别是诸如对上汇报、情况反映、建设论证等材料任务还是相当重要的。

三是工作成果宣传的主要载体。雁过留声、人过留名，工作干了就要有反映，文字材料正是宣传成绩、扩大战果、转化成果的重要方式，有时候甚至是唯一的成果、唯一的方式，也是记录历史、载入史册最为重要的载体。在很多情况下，首长、机关和兄弟单位是通过各单位的材料来了解认识这个单位的。对我们单位而言，工作要总结，信息要反映，成绩要宣传，经验要提炼，问题要反思，措施要研究，开个评审会、鉴定会都要写评审、鉴定意见。就连我们的建设成果展厅，在我看来，也就是在反映数十年建设成果的主题汇报材料行文体例下，各种影像图和各种实物按纲归位、各就各位，接受参观和检阅。他们是不会开口说话的，还是要靠文字辅助和讲解员介绍。我甚至认为，这个展厅的本质还是文字材料，是文字宣介功能的外延拓展，对我们单位扩大知名范围、提升地位作用上功不可没。

二、从素质要求看，文字材料体现为“三个具备”

一是具备文化水平和文字能力。做好文字材料工作，要具有较高的文化水平和较强的文字能力，这是基本条件，但只有这一点是不够的。如果是仅靠这一点就能做好机关文字工作的话，只要从学校里挑选一些中文系的学生，或者选调那些具有一定文学功底的人来机关工作就可以了，这样的人也不在少数。事实上根本不是这样，选调一个机关的“写手”每次都很让领导和职能部门头疼。

二是具备工作经验和创新能力。起草文字材料特别是首长讲话、工作报告、年度要点、专项方案等重要材料，实际上也就是机关工作人员落实领导意图，参与谋划决策和工作指导的过程，这就决定了写材料的人应该具备较多的工作经验和较强的创新能力，不熟悉这方面业务，不了解这方面情况，对工作缺乏必要的实践和研究，是没办法写这种材料的。看一份材料的好坏，可以看出写材料的人对工作的掌握情况。比如，我们写某力量运用向××转型，就应该具有较为丰富全面的业务工作经验，特别要熟知掌握这一手段的特性优长、能力现状、发展演变、××运用等情况，这样写出来的材料味道才会“正”，不会是“外行话”。

三是具备思想素质和政治水平。要写出好的文字材料，对于讲什么、怎么讲、讲到什么程度，不仅仅是一个业务水平问题，也不仅仅是一个文字表达水平问题，而是一个思想素质问题，是政治经验问题。前段时间，单位组织研究××、××力量的任务定位及相互关系，对文字材料分寸的把握，以及怎么下结论、怎么提建议，都具有极强的政治性、政策性，是对参与这项工作同志的思想素质和政治水平的考核和检验。

一句话，从事文字材料工作，要具备一定的思想素质、工作能力、实践经验和文字水平，也就是常说的综合能力、综合素质。

三、从工作特点看，文字材料主要有“四个特性”

和其他业务工作相比，文字材料工作有四个鲜明的特点：

一是材料题材的多样性。可能一些业务性比较强的组办同志对这点体会不是很深，但综合口、××口、政工口、论证口等业务部门的同志对这一点体会应该会很深刻。机关材料种类很多，仅正式分类的就有十几种，没有固定格式的公文材料就更多了，我们单位自身还有装备论证、建设、运行、保障、科研、信息等各类材料，每种材料都有各自的写作特点，题材非常多样，格式要求不一。

二是主题内容的重复性。一个单位，每年都是年初部署、半年小结、年终总结，年复一年，往返轮回。这就决定了机关文字材料特别是综合性材料主体内容的重复性。工作总结也好，年度要点也好，发言汇报也好，无非就是思想政治、信息保障、手段建设、业务训练、后勤服务；今年是这几个方面，明年还是这几个方面；今年是这些问题，明天差不多也是这些问题，基本内容重复性很强。

三是时限要求的急迫性。这是机关文字材料与院校、科研机构搞研究明显的区别。院校、科研机构搞研究有比较充裕的时间，而机关有的时候时间比较充裕，但相当多的时候，材料要得很急，常常是一晚上、一天半天就要拿出材料。特别是当前上级机关刚刚组建，各业务口边组建、边运行、边磨合，对基层情况还不熟悉、不托底，向各业务组要材料、要情况都很着急，有时恨不得一打电话立马就拿到。

四是审定标准的多元性。比如办公室牵头给单位主要领导起草一份材料，极个别时候是主笔人员直接对主要领导，中间省掉了若干环节。但大部分情况不是这样直达式报送，而是主笔人员写好了要组长看，组长看完了要部门副职看，部门副职看完了要部门正职看，部门正职看完了要单位副职看，经过若干层级的阅改后才能到单位主要领导那里，每一级都可能会提出一些或大或小的修改意见，甚至会推翻重来，有的时候难免会有一些抵触情绪。刚才讲到，机关文字材料写作，是办公室的一项工作任务，不是个人随笔、随感式的文学创作，要适应这种按级负责、逐级呈报的特点，消除抵触不良情绪，融合汇总各级意见，努力形成最大共识，在不断修改完善中得到更多锻炼和提高。

四、从行业现状看，文字材料可分为“三个层级”

这些年的工作经历，有幸与单位机关、各下属单位和其他单位写材料的同志打过一些交道，有些是上级机关和兄弟单位的高手、大家。个人感觉，从事机关文字材料的同志大致可以分为三个层级。

一是难写怕写。这是机关少部分同志的状况，其中也有一些干机关工作相对比较久的同志。客观地说，机关有不少工作是上传下达、组织协调、服务保障等具体性事务，这些工作很重要、很辛苦，从事这类工作的同志写文字材料少一些、实践机会少一些，可能更多地局限于提供一些情况素材，遇有重要工作时会写一篇要讯投稿。久而久之，组织、协调、办事、落实能力锻炼得很强了，但文字能力没有得到同步提升，写文字材料都觉得难，看见材料就头疼，遇到材料就绕道，实在躲不过去就应付了事。

二是能写愿写。这是机关大部分同志的状况，有一定的业务基础和文字基础，对文字材料不排斥、不抵触，愿意花一定的时间精力把属于自己份内的材料任务写出来，基本上能够完成文字材料任务，有的完成任务质量会高一些。领导布置任务后，能够比较准确地领会意图，把自己所负责工作的进展情况写清楚，对一些矛盾问题、措施建议也能够表述到位，要素齐全，该有的都有，多数时候能有七八成的样子，达到或基本达到完成任务的一般性要求；时间比较充裕的时候，思考得再成熟一些，有的能够达到八九成，再作局部性调整修改甚至是个别微调就可以了。

三是善写爱写。对写材料有热情，把起草每一份材料当成一种幸福、一种快乐，“五加二”“白加黑”“点灯熬油”也在所不惜，而且写什么像什么。特别是有的同志，对材料有一种敬畏和崇高，接到任务眼睛就放光、就兴奋，精雕细刻、不厌其烦，“语不惊人誓不休”，一出手就是发人深省、振聋发聩的精品，读罢能让人心潮澎湃、热血沸腾。具有这种境界层次的人非常少，是推动事业发展的中流砥柱，让人敬仰、膜拜。坦率地讲，我和在座的各位差不多，距这一层级差距还很大，但完全可以在“能写愿写”上做得更好些。

个人认为，要追求一个“到底”的标准，就是说，领导把这个材料任务交给我，我能够做到最后从我这里出手；而且不管领导有什么要求，我都能想方设法在我手中实现，而不是中途换人、另起炉灶。

五、从成果质量看，文字材料表现为“六个问题”

可以概括为“空、淡、散、乱、旧、涩”，这些大部分是共性的、易犯的问题，在我们机关层面或多或少有所体现。

空，是指材料空洞、要素不全，要传递表达的信息有缺项，这是机关公文最大的忌讳。我们知道，新闻有五要素“5W”（when、where、who、what、why），机关公文的基本要素大致也是这些，在不同情况下可以有所取舍，但必不可少的是观点、例子、数字、效果。

淡，是指材料清汤寡水、味道不够。一个材料有没有含金量、有没有分量，关键看思想含量够不够，如果没有思想支撑，没有鲜明观点，就成了白开水，过于平淡。

散，是指不凝炼、不集中。有的材料信息量也足够，该有的要素也不缺，也有观点支撑，就是深入思考不够，写起来成了脱缰野马，洋洋洒洒一大堆话，与阐述观点也有联系，但没有讲到位、讲透彻。

乱，是指行文逻辑性不强，有的刻意追求“无三不成文”，可是憋了半天只有两条，没办法硬是再拽一条凑数，反而乱了逻辑；有的是霸王硬上弓，用“就是要这样”来论证“必须要这样”，“不管你信不信，反正你必须信”，而不是依靠逻辑的力量来以理服人；有的过度跟风、追求时髦，不管什么主题内容，流行什么词就贴什么标签，有人形象地总结为“掰不开硬掰、说不通硬说、扯不上硬扯”。

旧，是指材料观点不新颖，事例不鲜活，看问题角度也不新，翻来覆去炒剩饭、搞复制品。形势在变化，事业在进步，新矛盾新问题也是层出不穷，即使是老问题也会有新的表现形式，写机关文字材料要及时跟进，有针对性地提出新思想、新判断、新要求。

涩，是指通俗性不强，读起来生涩难懂。我们单位所从事的业务专业性很强，大家一般是院校毕业直接到业务室工作，然后选调到机关工作，这就决定了所写的公文材料里不可避免会有专业术语、业务知识，书生味、学术气比较重。在这方面要下功夫，用朴素、浅显、形象的语言，把专业的问题讲通俗、复杂的问题讲明白。

第二个问题，办公室文字工作“怎么干”

现在市面上关于机关公文写作的书很多，各种内容和要求都讲得很清楚了，像公文格式、版面设计、字行间距等共性知识，大家只要好好学习一下机关公文写作条例或相关公文写作书籍，应该很快能够掌握。具体落实到各类材料究竟怎么写，虽然书上梳理得非常有章法套路，但毕竟文无定法、见仁见智，我们单位还有自己的特殊情况，还是要靠大家在具体的工作实践中去体会。我个人体会比较深的，就是要出思想、求变化、精概括、重增色。

一、出思想

前面讲到，材料是交流传递思想的工具载体，那么每个人都希望材料传递的思想是丰满的而不是骨感的，是立体的而不是单薄的，是厚重的而不是轻微的。这种材料的思想性，要具体落实到材料的观点、站位、立场、论述等各个方面，全方位渗透体现在整个材料之中。我体会，材料思想性的源头活水主要在四个方面：

（一）从深刻揭示本质特征中出思想

讲一项工作，有没有论述出最为本质的特点、揭示出最为内在的特征，是衡量一篇材料有没有思想性、思想性强不强的重要标尺。

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例如，在一次单位领导上级机关参加以“牢记强军目标要求，勇当新型力量先锋”为主题的发言，这是单位新领导之后首次在上级上亮相，与我们隶属同一体系的几大力量主官同台发声。对于我们而言，年度工作无非还是那些任务，那怎么讲、讲什么？经过反复研究，最后是这样写的：

先锋，就是永远走在行军队伍的最前方，这是强军事业发展所给予我们最为厚重、也是最为珍贵的历史养分和价值追求。新的形势任务下，要发挥手段覆盖范围广、不受时空和疆界限制、平战一体等优势：

一要当好战略先锋，严密观测周边重要目标，看紧盯死涉我重大利益攸关区动向，重要信息即获即报；

二要当好开路先锋，适应国家安全利益拓展要求，跟进做好相关服务保障，做到力量预置到哪里、触角就前伸到哪里、保障就跟进到哪里；

三要当好制胜先锋，以重大任务为平台，不断优化手段使用策略和信息流程，努力为决策指挥和打赢战争提供及时准确的服务支撑。

这段话就把“先锋”的内涵实质、地位作用、职能任务表述得比较形象、准确，“战略先锋”、“开路先锋”、“制胜先锋”，生动刻画了所承担的中心业务职能和工作任务，让与会者现场反馈“一下子就记住了‘先锋’是什么意思、干什么的”。

（二）从精辟阐述主张观点中出思想

常常有这种情况，在材料观点上下了一些功夫，观点列得很好，但是领导在审查的时候总觉得讲得不够、不准、不透。出现这种情况，是因为缺乏对观点深刻、精到的阐述，没有把主张的观点说清楚、说明白、说到位，也就是说“纲举”到位了，但“目张”还不够。所以，不仅要有观点，还要有精辟的论述来支撑观点。

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例如，曾经起草上级领导在单位工作总结大会上的讲话材料时，其中有个观点是“加强体系建设”，是这样论述的：

信息化条件下作战，强调体系能力，不仅是主干系统的能力、“硬件”的能力，而且也是配套系统的能力、“软件”的能力，还有部队的应用能力。这其中：

发展力量手段是根本。没有手段，或者手段不强，能力形成就是无源之水、无本之木。必须坚持把发展力量手段放在首位，跟踪掌握、准确预测这一领域技术发展趋势，加快发展新型技术手段，提升“硬实力”。

建好应用系统是重点。仅仅靠性能先进的骨干手段，而没有与之相配套的地面应用系统，也形成不了能力。要在地面系统建设方面发挥主导作用，扩展、完善、优化地面应用系统建设和内部运行，研究如何向全军拓展延伸，构建一体化的信息服务应用体系。

健全运行机制是关键。硬件架构及配套运行机制，直接决定了体系能力生成的路径、成效和整体能力的强弱。全系统工作运行机制要做到顺畅高效、灵敏快捷、全面配套、双向互动。

充实基础数据是保证。持续加强所获信息数据的常态汇总、分类整编和动态更新，检验完善重点目标、关键参数、基础数据等信息资源，以常态、鲜活、扎实、有效的基础数据建设，促进力量体系能力生成。

这段论述，没有停留在只是用“体系建设”这个词贴标签、喊口号，而是在深刻分析全体系要素组成及相互之间软硬件关系的基础上，从力量手段、地面系统、运行机制和作战数据四个层面，具体论述了应该如何加强体系建设，可以说是体系建设思想在这一领域的向下延伸和细化实化。即便从现在的角度看，这种观点主张都不算过时，仍然有着很强的思想性和指导意义。

（三）从深入分析矛盾问题中出思想

提出问题、分析问题、解决问题，始终是机关文字材料的根本指向和价值体现。文字材料的思想性，很重要的一方面就是对矛盾问题的揭示和剖析。对问题的表述，是一个材料非常要害、而且不容易把握的重要部分，更是体现材料思想性和机关水平的重要部分。

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例如，由上级首长亲自挂帅、各业务部门派人组成工作班子研究形成的材料《对地观体系能力建设问题研究》，其中提出对当前对地观测体系建设的五个方面看法，也就是存在的问题和不足，核心部分的观点是这样的：

目前我对地观测系统建设，尚处在由分系统分领域建设向成体系成规模拓展、由单一需求向多元化需求变化的建设转型阶段。

其一，对地观测能力建设虽然有了很大发展，但总体上能力水平还有很大差距。

其二，多元化建设需求日益旺盛，对地观测体系化建设布局已处在一个新的历史关口。

其三，技术进步推动了对地观测手段快速发展，同时也带来了发展手段与应用领域的交叉重叠。

其四，对地观测各系统在各自领域发挥了积极作用，但形成对地观测体系的综合效能还需要加强配套建设。

其五，对地观测信息应用不断拓展，但信息资源开发利用的空间仍十分广阔。

这五个观点论述充满了辩证法，先从正面讲取得的成就，然后话锋一转讲问题和不足，一正一反，彼此呼应，形成鲜明对比。个人感到，这是整篇材料中思想性最强，也是最为重要、最为出彩的核心篇章。

（四）从凝练升华工作要求中出思想

机关文字材料里很多都要提工作要求，提好提准工作要求，也是材料思想性的体现。

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例如，一次召开单位安全管理工作会议，在研究起草领导讲话时，对抓好安全管理工作提出“四个落实”要求，是这样论述的：

坚决落实，就是要强化有令必行、有禁必止的落实态度，不能对自己有利的就执行，不利的就搞变通、绕道走；

及时落实，就是要强化有令即行、有禁即止的落实时效，做到第一时间反应、第一时间执行、第一时间报告，不能推一推动一动、甚至推了也不动；

精确落实，就是要强化有令能行、有禁能止的落实能力，准确把握主要环节和工作重点，拿出真招实策、精准发力，不能具备条件的就执行，遇到困难阻力就讲条件、撂挑子；

持久落实，就是强化持久作战、常抓不懈的落实意识，善始善终、善作善成，真正把各项管理制度措施落到实处、不挂空挡。

单位领导对抓好安全管理工作，从态度、时效、能力和意识四个方面分别阐述如何抓落实，既强调应该怎么做，也指出不能怎么做，这样讲，工作要求的指导性、针对性很强，我们所追求的材料的思想性，自然而然也就蕴含其中。

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总之，材料出思想，就要在抓住本质的基础上形成观点，在形成观点的基础上深刻论述，在深刻论述的基础上透彻分析，在透彻分析的基础上提出要求，如此环环相扣、延绵用力，文字材料就不愁没有较强的思想性。

二、求变化

前面讲到机关文字材料内容的重复性，解决重复性的办法，无非就是要适当变化，“以变应不变”。我感到，可以在三个层面作出变化：

（一）在结构方式上求变化

对同样或类似的内容，可以有多种结构方式，结构方式变化了，内容的重复感就会减轻一些。

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例如，有一个单位领导分别围绕作风与战斗力、业务系统内部运行工作这两个主题给全局同志上专题教育课。笔者在起草这两篇大材料的时候，就有意识地在谋篇布局上变化。

其中，讲作风与战斗力采取的是“纵贯式结构”，即首先讲对作风和战斗力的基本认识，然后讲作风与战斗力的关系，最后讲坚持战斗力标准加强作风建设。这三大部分是按照从浅到深、逐层打开、往下推进，这种纵贯式的结构也符合人的正常认知逻辑。但如果讲业务系统内部运行如果也按照这个结构（即：首先讲对业务系统运行的基本认识，然后讲运行与手段、信息的关系，最后讲坚持战斗力标准加强运行工作），也不是不可以，事实上一开始定的提纲也是这个思路，这两个讲课前后间隔才1个月，不在结构上变就很容易造成重复感、雷同感。

为此，特意调整为“扁平式结构”，即在回顾运行形态演变、提出运行定义内涵的基础上，重点论述做好系统业务运行工作要具备的七种能力，即大局意识、求实意识、精装意识、挖潜意识、服务意识、专才意识、奉献意识。这样处理后，结构就完全规避开了，还能起到耳目一新的效果。

（二）在内容角度上求变化

同一个问题包含了多方面的内容，可以从不同的角度讲不同的重点，这样既可以避免同一类材料的内容重复，同时还能增强材料的层次感、立体感。

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例如，每年年初单位都会召开安全管理工作会议，回顾过去、查找不足、部署任务、提出要求，内容重复性相当强，这就必然要求在会议材料的内容角度上作适当的变化调整。其中，去年的讲话材料提出“四个真正做到”的要求，其观点和细化纲目是这样布局的：

第一，真正做到号令意识入脑入心。对各级首长的指示要求要做到“内化于心、外化于行”。

第二，真正做到法治思维落地生根。修订完善各类规章制度、严格规范工作生活秩序、加大法规学习执行力度。

第三，真正做到严防严治见底归零。坚持刀口向内抓整改、关口前移抓防范、强化责任抓落实。

第四，真正做到凝心聚力同舟共济。各级领导要做到重表率、带风气，重导向、正风气，要重养成、育风气。

随后一年的讲话材料则从内容角度上作了调整变化，其观点和纲目改为：

第一，适应形势、思想先行。要看到单位职能定位深刻转变、调整改革压茬推进、年度任务艰巨繁重的形势要求。

第二，依法治军、规范管理。努力形成健全完备的制度体系，树立依法管理的工作导向，养成遵章守规的行为自觉。

第三，从严从实、狠抓执行。做到主动靠前抓防范、看齐基准抓正规、不折不扣抓落实。

第四，齐抓共管、强化担当。各级要知责、明责、尽责、问责。

仔细分析这两个提纲，还是可以看到有一部分的重复内容，万变不离其宗，绕来绕去还是规范、正规、制度、防范、责任、落实等字眼，无非还是政治安全、保密安全、任务安全、人身安全、车辆安全和正规化建设等内容，由于阐述的内容角度变了，措辞上也作了适应性调整，这种重复感就降低了。

（三）在表述方法上求变化

同样的内容有多种表述方法，变化一下就能写出不同的稿子。

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例如，前面讲到了“战略先锋”、“开路先锋”、“制胜先锋”的例子，对我们这支力量所承担的信息保障工作的另一类解读，这是一种表现手法。其实，还可以通过其他形式的遣词造句来论述：

坚持向常态观测要“强度”。合理调配执勤力量和各种资源，科学统筹各领域工作任务保障需求，对重要领域始终保持高强度高密度观测，看紧盯死重热点方向。

坚持向动向信息要“速度”。对进程和实时情况的观测保障能力，是系统的核心能力。要在全业务系统的快速反应上挖潜能、求实效，实现对动向信息的快速获取、实时传输和高效传递，努力实现准中求快、又准又快。

坚持向日常资料要“精度”。加强主要对手的情况“预知”，对其主要力量部署、重点建设进展和各类重要设施，分析解译必须精确精准，资料整编必须搞实搞细，真正做到实打实。

坚持向综合研判要“深度”。强化战略敏锐性和感知力，把小的、零碎的、战术性的信息成果长期积累下去，分析得出深层次的特点趋势，适时研判、捕捉预测可能为我赢得战略先机的预警性信息，努力做到“见微知著、一叶知秋”。

这是以首长讲话的口吻论述如何履行我们的职能任务，从常态观测、动向信息、日常资料和综合研判四个方面，分别提出了强度、速度、精度和深度的要求。同样的内容，由于表现手法不同，就有了变化、有了新意。如果没有这种变化，总是用编制表中明确的职能任务来表述，一次两次还行，次数多了就有点乏味枯燥，有必要做些变化、换换口味。

三、精概括

机关文字材料有时包含的内容比较宽泛，要把该体现的内容都有所体现，尽量丰富完整，但不能片面追求信息量而面面俱到，这就需要高度概括、简短明了、详略得当。把丰富的内容写得既简练又深刻，这对文字的概括力、表现力提出比较高的要求，也是一个机关人员非常重要的素质。那么，哪些要概括、又如何概括？个人认为有以下四点：

（一）概括出整体全貌

常常有领导批评一篇材料“一锅汤”，提不起纲来，我理解，就是没有把反映事物的整体面貌很好地提炼出来，抓不住要点。毛主席当年为抗大题词“坚定正确的政治方向，艰苦朴素的工作作风，灵活机动的战略战术”和“团结、紧张、严肃、活泼”，林彪将这三句话、八个字概括为 “三八作风”，非常简洁、明确、易记（虽然现在不这么提），堪称经典。

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例如，有一年起草上级首长在单位工作总结大会的讲话材料时，对年度工作的突出特点是这样概括的：

建设发展有新思路。围绕转型发展，在能力建设、信息服务、人才培养、单位管理等领域，研究提出了一系列针对性、时代性强、特色鲜明的发展理念，很好地指导了全年工作的开展。

重点领域有新突破。改革方案获上级批准，编制规模员额实现较大发展。通过多项专项任务，既检验了能力建设成果，又探索研究了重大行动保障模式。

作用影响有新提升。手段数量规模和综合能力稳步提升，地面配套建设取得长足进步，进一步巩固了在全系统乃至大单位信息化建设中的重要地位。

服务效益有新提高。在重大任务中发挥了独特的重要作用，上报信息数质量都有较大幅度的增长，由“资料”向“动向”、由“动向”向“综合”步伐加快。

自身建设有新进步。卓有成效地开展了廉政教育整顿、作风纪律整顿等专项活动，特色文化建设成为一大“亮点”，战略工程和基础设施建设取得重要进展，全年保持了安全稳定的良好局面。

这段论述，对一年来开展的思想理念、政治工作、手段建设、信息保障、安全管理、后勤服务等工作，用“五个新”作了总体的概括和把握，应该说，高度浓缩了单位一年来的工作成绩，也是上级对我们工作情况的充分肯定和褒奖。

（二）概括出主要环节

相对上一点，概括主要环节也基本相似，所不同的是换了一个维度。

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例如，在起草我们某领域观测信息支援某专项任务的汇报材料时，是这样概括工作开展情况的：

一是打通信息传输通道，解决了“建链通路”问题。通过增设相关业务专网和信息分发专用台位，搭建两大业务专网桥接链路，自主开发信息推送和客户端接收专用软件，在前方平台集成专用功能模块，实现信息至前方的“无缝接入”和即收即传。

二是优化信息成果样式，解决了“定制适用”问题。首创了便于前方人员查阅操作的“文字报”和“数据包”样式，实现了目标位置和参数快速自动生成，推动对信息同步进入指挥平台、融入值班体系。

三是改进数据处理流程，解决了“高效直达”问题。在数据接收环节，将地面先接收后传输的“串行”流程改为接收、记录、传输同步的“并行”模式；在信息解译环节，建立并丰富指纹库，减少人工识别耗时；在处理分发环节，完善自动识别、格式转换和信息自动推送等功能。

四是完善配套运行机制，解决了“前后协同”问题。向前方常态化派驻1名骨干面对面帮助指导，开放系统运行推演系统、数据和任务计划，实施各业务系统24小时联合值班，构建整体联动的支援保障模式。

材料中所提到的打通信息链路、创新成果样式、改进处理流程、完善运行机制，就是数月以来专项攻关和实践运用的四个重点环节，应该说，概括得比较到位、准确，所作的具体工作也都点到了。

（三）概括出个性特点

事例是机关文字材料不可或缺的要素，关键是要用比较简洁的话，刻画出事例最具有个性、最能说明问题的特征，写得不蔓不枝，不能千人一面，也不能无限拉长。

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例如，曾主笔撰写某企业领导在年会上的致辞，对一年来全体员工的辛苦付出，是这样表述的：

一年来，你们胸怀崇高的使命感责任感，奋战在各自不同的岗位，通宵达旦、攻坚克难，舍家离子、远赴异乡，披星戴月、风餐露宿，踏雪驰骋、战天斗地，忍辱负重、调解斡旋，用敢战的勇气、默默的坚守、无私的奉献，书写着对使命的忠诚、对事业的热爱，撑起了单位发展一片又一片的天空。

就是连用五组十个以言简意赅、干净利索、鲜活动感的短语，生动刻画了该单位五类具有代表性的典型画面，念起来短促有力、郎朗上口，不经意间就把大家都带入各自的工作场景之中，让每名员工激起了回忆，触发了共鸣，受到了感染，取得了很好的现场效果。

（四）概括出工作成效

对一项专项任务，如果材料里对工作成效概括得不充分，甚至就没有概括出来，在很大程度这项工作效果将会打折扣，甚至有的时候会白干一场。因为不总结、不宣传，就没有人知道你干得怎么样，久而久之就被淹没了。对工作成效的概括，既要精准凝炼、又要实事求是，不能刻意扩大、过度拔高、追求轰动效应。

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例如，参加某领域观测信息支援某专项任务的材料里，是这样概括工作成效的：

通过专项攻关和实践运用，对地观测运行机制更加稳定顺畅，信息保障实效性显著增强，主要表现为“一降一升”。

“一降”，即信息处理分发时间大幅压缩。数据接收模式由“串”改“并”后，由原来的××分钟以上压缩至×分钟以内；后端处理分析功能“软”改造后，由原来的×分钟以上压缩至×分钟以内；建立与前方直通链路后，信息推送可在××秒内完成。

“一升”，即态势数据更新频率大幅提升。实现对我当面目标点位信息、整体态势动态更新呈现，数据更新频次由原来的每天×—×批次提升至×—×批次。

综合评估，目前从获知目标到信息推送至用户，整体时效从任务初期的×时间缩短至×时间左右，标志着对地观测能力向“定制式、嵌入式、直通式”保障方向迈出了坚实步伐。

一降一升、此消彼长，生动形象地概括了莫领域观测信息在服务应用上取得的重要进展。这里讲一个插曲，上级首长还批示“此报告方向对头”，并要求针对材料中所提建议“研究落实意见”。

四、重增色

养生学家讲，美食用来养口，美味用来养鼻，美乐用来养神，美文则是用来养眼。尽管机关公文不如文艺作品那样引人入胜，不如诗词歌赋那样文采四溢，也不如亲朋书信那样亲切随和，或许还有些枯燥乏味、八股应景，但作为机关人员，要有一点职业精神，把写每一篇文字材料当作创作一份作品来对待，特别是在材料基本成型的时候，如果时间还来得及，尽可能再多推敲几次；对上级高度关注的重要材料，更要进一步集中智慧、发掘亮点、深化表述，对材料进行加工、调味、润色和再增值。

具体来说，可以用如下六个增色方法：

（一）用名言警句增色。这个道理很简单，就和在学校时写议论文一样，这一点大家应该不会陌生。

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例如，讲安全管理要从紧从严时这样论述：

安全管理工作是“唱黑脸”的，古语讲“慈不掌兵”。××××就要有××××的样子。像上下班、请销假、×容风纪、办公秩序、营院环境等这些事情，看似不大，但这是对我们单位管理水平的直接考量，也是一个单位有没有好样子的直观体现。“天下大事，必作于细”，我们抓依法从严管理，就要落细落小、抓细节点滴，执法必严、违法必究。

材料里引用了两句古训“慈不掌兵”和“天下大事，必作于细”，应该说是符合语境要求。

（二）用领导原话增色。机关文字材料特别是讲话材料，就是为领导个人“量身定制”的，那么就有必要把属于领导个人的、独特的、个性化的思想融进去。

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例如，起草上级首长在机关办文办会办事集训上的讲话材料，是这样论述业务工作的“政策关”的：

作为直接为政权服务的职能部门，我部担负着为高层机关决策提供服务保障的重要任务，裁剪的是“正装”，不同于学术机构的“时装”。必须紧紧中心业务工作，依据上级对总体形势的把握，按照上级的方针政策来研究问题，为高层和战略机关决策提供服务。

亮点在于在“正装”“时装”，灵感就是首长曾经多次提出的，业务部门的材料是“正装”，不能像“时装”那样标新立异。

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再比如，同一篇材料，是这样论述参谋思维能力要求的：

首先要正确领会意图、搞好信息反馈，做到“跟踪思维”；进而与上级所想、首长所思“合拍”，做到“同步思维”；最好能够想在前、谋在先，做到“超前思维”，给上级带来惊喜。

亮点在于这句看似波澜不惊的“给上级带来惊喜”，这是首长多次讲的，“好的下属常常能够给我带来惊喜”。个人认为，有的材料之所以能够得到领导认可、甚至喜欢，很多时候是把领导本人的个性化思想融进去了，可能也就一两处而已，但是起到了“以点带面、爱乌及屋”的奇效。

（三）用转接移植增色。合理地借用他山之石、触类旁通，把其他领域的一些表述转接移植到机关文字材料中去，将会更加形象、生动、易懂。

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例如，论述需求与信息服务的关系：

需求是基础、也是依据，但满足用户需求不是简单的“交钥匙”工程。对信息化为主要特征的现代战争，仗怎么打、部队需要什么信息、我们怎么样提供信息，认识是随着实践的逐步深入而动态发展的。

这里把装修工程中的“交钥匙”移植到信息保障工作中，言下之意，信息服务不能像装修队一样，把信息送到用户手里就完成任务、撒手不管。

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再比如，部首长评价某领域观测专项信息保障工作：

你们和某方向任务力量面对着同一个敌人，跳进了同一条战壕，在与一线人员反复对接交互的过程中，吃透了用户急需、找准了自身定位、实现了需求闭环，信息与作战磨合贴近，真正形成了以需求为牵引、以任务为平台的“同源共振”局面。

这里的“同源共振”就是物理学概念，在这个语境下，“源”就是需求、就是任务，“振”就是围绕着需求、围绕着任务，与部队并肩作战、协同开展工作。

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又比如，申报某对地观测地面系统专项奖励时，是这样汇报地面系统对整体天地系统的支撑作用的：

对地观测整体能力的形成和提升，要靠性能先进的力量手段，但绝不是相关装备规模数量、型谱性能的简单叠加和“同比例”增强；更要靠与之匹配、适应的先进地面系统，这是最终能够形成体系能力和效能提升的关键。

这里“同比例增强”用的是数学上的概念，把地面系统的作用突出出来了。

（四）用哲学思维增色。哲学是使人聪明的学问，把哲学中所体现的分析认识问题的世界观和方法论移植到机关文字材料中，形成立得住的、驳不倒、充满辩证的观点和支撑，无疑能使得材料增加“睿智”的成色。前文所举的例子中，对地观测系统加强体系建设的四个要素、对当前对地观测体系建设的五个方面看法，体现的也正是哲学上的矛盾论、重点论、两点论。

（五）用浅显白话增色。机关公文材料中对专业性的表述，一般都要适当“去专业化”，把过于晦涩、难懂的专业词汇屏蔽掉、过滤掉。

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例如，前面提到的某领域观测保障某专项行动，我们所做的打通信息链路、创新成果样式、改进处理流程、完善运行机制等工作，就是比较专业化的表述。在第二年上级机关的主题交流时，对这段表述作了“去专业化”：

加快各环节信息流转、减少耗时、提高时效，实现“直通式送达”。保障模式从“一天一报”变成“即获即收、即传即判、即编即报”，地面站工作流程从接收、记录、传输“串行”变为同步“并行”，分析流程从“一人单干”变为“多人同干、实时综合”，值班状态从“数据等人”变为“人等数据”，和时间赛跑、和瞬息万变的战场态势赛跑。

这样浅显、易懂的通俗白话，无论是行内人还是行外人，都能听得懂、容易接受。

（六）用重叠排比增色。机关材料中，适当运用重叠和排比手段，能够加重语气、加大份量，是增强语言力量和慑人气势的有效方式。前文所例举的战略先锋、开路先锋、制胜先锋，坚决落实、及时落实、精确落实、持久落实，向常态观测要强度、向动向信息要速度、向日常资料要精度、向综合研判要深度，同时也是重叠和排比的运用。

上述六种增色方法，在不同语境下活学活用，应该能将一篇较为平淡的机关公文材料，变成为一盘色、香、味俱全的佳肴美味。

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