oa系统操作记录（不可不知的OA系统工作流管理知识）

在上一篇文章中，我们介绍了OA系统工作流中的表单分为三种类型：文档表单、电子表单、混合表单，并详细介绍了文档表单的特点。

今天，我们继续以华天动力OA系统为样板，介绍另外两种类型的表单：电子表单和混合表单。

所谓电子表单，也叫HTML表单，具有多个输入域，并且与数据库中的数据表相结合，可以方便地对每个域的数据进行查询、汇总、提取和安全控制。

电子表单适用于以数据为主，并且需要对数据进行整合、统计等各项管理的审批事项，比如借款单、请假单、费用单等，如下图所示的“员工请假单”。

电子表单在企业中很常见，具有非常重要的作用，这是因为它有很多好处，比如：

可以方便的对表单中的数据进行统计汇总，实时生成统计报表;

可以方便的进行多表单间的数据关联，比如报销单和借款单、费用单和预算单等;

可以方便的进行多系统间的数据整合，比如在OA系统中审批完毕的数据，可以直接传到财务系统中生成财务凭证;

可以灵活控制表单中每一项数据的安全，比如允许查看的数据、允许修改的数据、签字的位置等等，都可以按照岗位级别因人而异的进行设置。

需要注意的是，并不是每个OA系统都能实现上述功能，很多低端的系统是无法实现的。

可能有的企业觉得电子表单很复杂，担心自己不会设计，其实这就多虑了。虽然在某些OA系统中，设计电子表单确实需要一定的专业知识，但是像华天动力这样易用性很好的OA系统就完全没有问题，它集成了一个免费的、可视化的设计表单工具，操作方法和office也很相似，设计表单非常容易。

了解了文档表单和电子表单之后，对混合表单就很容易理解了。

在华天动力OA系统中，混合表单也叫签批单，也就是上述两种表单的结合。即正文是WORD/EXCEL等格式的文档，以便于编辑;而审批单(签批单)是电子表单，以便于统计数据，这样使用起来非常灵活，适用于需要同时使用文档文件和电子表单的审批文件，比如合同审批单，如下图示：

关于OA系统的工作流表单，当然远不止这三种类型那么简单，因为在这三种表单设计的背后，具有大量的技术细节，来保证使用的安全性、便利性、灵活性，这些细节才是OA系统真正功力的体现，是OA系统差异性的体现。

比如在华天动力OA系统中，用户可以复制已完成的表单，设置自动生成标题，进行表单排序，表单删除保护，表单自动触发，一表单对多流程，表单带流程的导入导出，表单自动存储到指定目录，表单审批超时统计等等。

介绍完了工作流中的表单，在下一篇文章中，我们将介绍工作流中的流程管理。