工作邮件常用用语（工作邮件你写对了吗）

互联网时代，让我们在工作时可以选择电话、各种实时沟通软件作为交流工具，但是在职场中，电子邮件依旧是最重要的方式之一。但一些职场新人，甚至一些职场老鸟，由于平时并不太注重收发工作邮件的技巧和规则，导致工作延误、合作失败、甚至造成不必要的麻烦。

那么，到底什么才是好的职场E-mail？

我们先来看看电子邮件有哪些作用。

1、作为资料库

我们工作中写过的工作计划、方案、总结等这些资料，可能会因为没有及时归档归类而很难查找，也可能会因为电脑突然罢工而丢失，但是只要这些文件通过电子邮件发过，它们就会好好的呆在邮件系统中，随时可以找到。

长期的邮件积累和归档保存，相当于你的工作经验的积累。

2、作为证据库

很多人可能不太理解这个用途。其实，在我们工作中，难免会出现各种分歧，甚至纠纷。比如，公司发布各种通知是否全员都已经收到？有没有异议？工作报告是否已经准确的发给相关领导？这些电子邮件记录，都能准确记录你的工作情况。在职场中保护自己的最好方式就是凡事都有文字记录，白纸黑字，并且有相关人员的确认。

3、作为最正式的沟通方式

用公司邮箱沟通，不论是对内还是对外，在某种程度上会显得你对这次沟通的重视程度，也能引起对方对此次内容的关注。在职场中，任何事情用电子邮件来沟通的时候，说明这个事情比较重要。同时，写好一封电子邮件，会让人觉得你办事有条理、有逻辑。

一封完整的电子邮件包含以下几个部分：1、收、发件人2、主题3、正文4、结尾签名档和5、附件。

1、收件人、抄送人、密送

如果你准备写一封邮件，最开始就是要填写收件人、抄送人、密送。简单说一下：

收件人（To）:是指需要对邮件予以回复的人

抄送（CC）: 是指只需知道邮件中所提及的事，他可以不予以响应，但可以给予建议或补充相关信息

密送（BCC）：是指其他收件人不知道发件人发给了密送的人，这个功能建议慎用。比如，你本不想让其他收件人知道你发给了密送的人，但密送收件人却回复了所有人，这就尴尬了。

收件人，抄送人，发之前一定要想清楚。一般地，给其他部门员工发邮件最好抄送自己的领导和对方的领导，万一有什么问题领导可以帮你一起解决。不抄送给领导的话，出了问题就只能自己扛了。

收件人、抄送人的位置也最好按照职位的高低从大到小。

2、主题

在主题中用<请回复>、<请协助>或者<请审核>等字眼一目了然的概括你希望收件人所给予的响应，然后用关键信息说出邮件的主要内容，比如“<请解决>2020年5月29日人力资源部会议提出的问题”这样的标题，可以带给收件人更多的有效信息。

3、正文

称呼与问候，礼貌性称呼是商务邮件不可或缺的内容。开头一定要说“XX：您好！”，如果不熟悉或者在对外邮件中，可以称呼别人的职称，例如“刘经理：您好！”。切忌：不熟悉的人不要叫人家的昵称，如果是三个字的名字尽量不要叫全称。（通常称呼全称时都有些敌意。）

3.1 正文首先要尽量简短，多用短句；

3.2 全文要通顺，避免出现歧义，可以用图表等表示；

3.3 文章语气客观，不带主观色彩，少用或者不用感叹号；

3.4 一次把问题说清楚；

3.5. 重要信息可以用字体加粗或变换一个颜色。

4、结尾

结尾的时候记得加几句祝福的话显得非常周到。签名档是你联系方式展现的地方，所以这里要清晰地列出你所在的公司、部门、职位、联系方式。但是信息一定不要太多，有一些不太重要的信息就不要放进来了。

5、附件

附件可不是可以随便加的哦~

首先如果有附件，正文里要有提示，并且有一定的说明。尽量不要同特殊格式，而是要用对方能够收到后就可以打开的。如果要下载一堆软件才能打开，给人的感受不好。

附件要修改成一个明显的名字。我收到过很多人发的简历，附件名字就叫简历，但对于我来说这样就很不方便，本可以直接下载保存，但我在下载的时候，得修改你的附件名字，也可能在执行中会出现问题。所以如果是简历附件，可以写成“xxx应聘xx岗位的简历”。

如果附件过大，可以使用网盘，告诉对方网盘地址，密码，让对方下载。

记住：附件一定不要给收件人增添麻烦哦！

邮件的重要性大家知道了，但并不是所有情况下都适合发送邮件。

1、当自己处于激烈的负面情绪或者一时冲动时，千万不要发邮件。白纸黑字的邮件，任何一个小错误都有可能被固定化和扩大化，可能成为别人的把柄。所以，就算跑去跟对方大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。

2、话题复杂，需要多方深入解释、讨论或争议的内容。针对有争议，要讨论的内容，最好是先讨论过后，有了一个定论再发邮件，否则只会是来来回回的邮件争吵，公说公有理婆说婆有理。

3、需要保密的内容或沟通较为敏感的话题。

4、需要对方立刻反馈的内容，不太适合用邮件进行沟通。邮件时效上有一定的延迟，对方有可能因为各种原因不能及时反馈。此时，采用电话可能会更快捷。或者是在电话沟通后再邮件确认。

我们要根据实际的工作场景，选择合适的沟通方式，用好工作邮件，而不是给自己带来麻烦。