发邮件的时候需要注意哪些细节（你确定会发邮件吗）

以前做公众号时，我会在评论区留下邮件，让需要电子资料包的粉丝给我发邮件，我再逐一回复。但偶尔会收到个别邮件，我不仅不回复，还会直接删除。

比如有读者这样给我发邮件：“想要电子资料包”

“把电子资料包发给我一下”

有这样向人索要东西的吗？即便我不要求大家多有礼貌，但也希望发送邮件者，能有基本的尊重，哪怕把一句话说完整，不至于让人读起来特别反感。

但后来我发现不会发邮件的人很多，包括在工作中遇到的下属、同事等等。作为职场领域的创作者，今天想在这里聊一聊：在职场到底要如何发邮件，邮件是如何在体现你的个人职业形象的。

一、你认识到邮件的本质了吗？

很多人都单纯的误以为邮件只是一个传送工作内容，促进有效沟通的工具，但事实真的只是这样吗？

什么是邮件？邮件不是聊天软件，它是用来做确定步骤的，便于追根溯源的，有商业效率和法律效率的。

每一封邮件的发出，都意味着你的职业特色和个人特征正在被传递。回复邮件的时间，邮件发送的内容和用语等细节，都在侧面体现你的实力、暴露你的工作态度。

二、如何更高阶的发送邮件？4个方面的细节不可忽视！

01、邮件发出的时间

当有必要的邮件需要发出时，当然是越早发越好。这里我们主要强调另外2种情况：其一是若遇到事情复杂，无法第一时间回复；其二是特殊时间段不能发送的邮件。

尤其是反馈型邮件，具体回复的结论需要多人配合或反复确认，导致邮件不能及时确切回复，很多时候由于发件方多次催促未果，双方还会产生沟通矛盾。遇到这种情况不如将原本需要回复的一份邮件，拆分成两份邮件来发。

在未得到确切结果前，可先回复：“情况已收悉，我们正在紧急处理，结果出来后会第一时间回复......”。这份邮件的回复，不仅传达了已收悉需求内容，还传达了让对方无需苦苦等待，这是给发件人的一个交代。及时作出响应，永远是发邮件的第一要则。

第二种情况是特殊事件段不能发送的邮件。比如需要给领导和同事发送内部结构调整的通知，或是公司内部产品价格调整的通知等，这类邮件的发送最好在公司大会时，加密统一发送。避免在同事或领导拜访客户时、或进行同行交流会时发送，尽量排除内部消息泄密的可能性。

除及尽快回复外，做好以上两点，不仅显得你事事有交代、还体现出你懂得替他人着想、懂得以结果为导向的去维护公司利益。

02、关于邮件内容

好的邮件内容，应该具有较高易读性和说服力的。我们可以通过以下几个细节来体现易读性和说服力。

①指令：首先要有针对性的、用简洁的语言、有条理的阐述或答复指令：指令是否完成、完成到哪个阶段、未完成的原因、完成它需要配合的因素等。不要小看邮件的指令发送，这是体现你理解能力和表达能力的基础。

②信息增量：能否回复预判到对方可能追加的问题、以及涉及到的周边问题等，这从侧面展示了你的前瞻性、预判能力等，而这些都是你专业度和岗位实力的体现。

③注意事项：温馨提示对方看到邮件后的注意事项，或是提出便于对方处理的专业性意见，这不仅是个人素养的体现，还有可能是企业文化展示的机会，倘若收件人是客户，那么就会给客户留下非常好印象，为以后的交流合作奠定了好感。

④表达要具体：具体的词，才是关键词。邮件内容的表达尽量要具体，既利于对方理解，也利于保留凭证。比如具体的地址、具体的时间、具体的数量、具体的标准等。

关键词能帮助收件人理解到具体信息，也为双方的工作提供一个标准。如若后期有矛盾或有问题产生，可以在此找到凭证，便于追根溯源，促进工作的最终完成。

关键词可减少不必要的沟通，也是判定双方工作质量的标准。擅用具体的关键词的员工，大多有着高效、负责任的职业特质。

03、格式

基本的字体、加粗、颜色、排版等格式在这里我们不作冗述，主要强调关于抄送、附件、主题这3个方面的内容。

①抄送

• 首先、要搞清楚收件人和抄送对象之间的关系，收件人为事情的责任方（回复方），而抄送对象，一般只是知晓方，往往是同项目的负责人，或领导等。
• 第二、第如果一份邮件需多人回复，有多个责任人，那么应将需要回复的责任人都设为收件人。
• 第三、抄送对象一定不能忘记。譬如万一有什么问题，抄送的上司可帮你一起发现和解决，不抄送出了问题就只能自己扛。其次，如果是重要邮件，还利于邮件的保存，万一邮件数据和信息被不小心清理掉，还能在抄送对象处找回信息。再次、还便于抄送对象及时了解事情的进展或结果，减去了再去询问的沟通成本。

②附件

附件的形式一般有表格、图片、文档这3种形式，这里主要强调前两种。

凡是能用表格做附件辅助说明的，尽量避免用大段文字。

以上图片可以看出，表格的视觉效果，真的要直观很多。

若附件为图片时，图片如果必须用某种小众的软件才能打开，要告知收件人具体的软件，最好能直接附上下载软件的链接、提示对方打开方式。避免打不开图片后的冗余沟通。当然，图片要清晰，要配文字说明等，这些基础要求依然不能忽略。

无论是哪种附件，一定要按照收件方需求，去分类命名。这样做的目的不仅让收件人一目了然，对你倍生好感，更有利于当邮件积累变多时，收发双方的搜索查找。

最后，最重要的一点，正文一定要对附件有所提示，避免收件人忽视附件的存在，产生不必要的沟通成本。

③主题

邮件的主题，是收件人看到邮件的第一眼内容，好的主题可以达到锦上添花的效果。

主题应有信息，恰当的主题信息是在告诉收件人，邮件的目的。没有信息的主题给收件人的第一印象是不知所云，甚至会被漏看。

主题信息还会帮助收件人将邮件分类，这是一封咨询邮件、反馈邮件、或是存档邮件，应该在主题上有所体现。

1. 咨询类邮件：例如询价、技术确认等；
2. 反馈型邮件：例如项目进展、付款明细等；
3. 存档邮件：例如工作日报、奖惩通知等；

例如以上图片中的邮件主题，作为收件人，我们可以一眼看出，这是一封反馈型邮件，发件人注明了具体参数，型号、结果等，并用具体的日期注明了发货日期，这样的邮件主题，让人很快明白这是一份什么邮件，目的是什么。

04、电话补充

紧急、重要的事情，邮件陈述后，有必要做电话补充的一定不能少。尤其是很多职场新人，能用邮件处理的，大多不愿意再打电话补充说明，这是非常不成熟的职业行为。

电话作为邮件的补充和辅助，不仅能提醒收件人及时处理邮件，还能表明自己作为发件人对邮件内容的高度重视程度，这也是在间接提醒收件人重点对待。

有了电话的加持，邮件相当于为保驾护航，优先、着重处理的可能性更高。

如果收件人是客户，则有利于工作对接效率的提高，让客户感觉你细心、高效、是个靠谱的人，且你的靠谱意味着你背后的企业靠谱；若收件人是领导，则直接体现了你做事的责任心。

三、最后、对每一封收件执行3D处理原则

所谓3D，就是行动（Do），转发（Delegate）和搁置（Defer）。

对每一封待处理的邮件，首先要做好分类，可以设置待办，但一定不能“怠慢”！

行动（Do）：首先，所有的收件都必须立马行动，虽然这个行动不一定是回复。对于复杂邮件，立马传达给需要配合的同事，给予其他人提供答案的时间；对于紧急又复杂的邮件，要立马向领导申请授权，第一时间通知对应责任人加班处理；对于简单，可单独回复的邮件，可根据当天任务紧急与否的排列的次序，尽快回复。

行动力是职场人体现时间管理的基本能力。及时行动处理邮件，展示的是优秀的时间管理能力，这是团队管理人员、企业高管的必备素质。所以能否及时行动、回复邮件，或许与你的职场晋级有关。

转发（Delegate）：转发邮件的情况，一般是上级转发给下级。第一时间将需要下级处理的邮件转发过去，让下级更早了解任务，更早发现任务中的问题，更早为解决问题做准备工作，为执行和完善留出更多的时间。这不仅体现了领导给下属成长的机会，更体现了领导力的合理性。

好的领导力，吸引的是长久的、忠诚度高的员工。所以，看似小小的转发邮件问题，或许与你能否带出好一批优秀的员工有关。

搁置（Defer）：被搁置的邮件有两类，一类是需要一定时间才能答复的邮件；另一类是告知型、通知型邮件。

• 首先，先通过是否能行动、和转发，去判断邮件是否不得不搁置。如果必须搁置，要给邮件设置在有效期内的答复时间，提示自己处理。
• 其次，搁置的邮件，要简短回复发件人搁置的理由，并告知对方预期的答复或提供时间。列入待办清单，设置紧急程度、截止日期，用以警示自己。
• 最后，无需处理的搁置邮件单独归纳。

搁置与否，能很好的锻炼和体现自己的整理归纳能力。若因为搁置的不合理，而造成忘记处理邮件，则会给外人留下糊糊涂涂、没有条理的印象。

总结：发邮件是大多数人的工作内容之一，高阶的邮件发送、处理能力也是一种稀缺的工作能力。以上是给大家汇总的关于如何发送、处理邮件的全部内容，希望大家能早日成为邮件能手，让更高阶的邮件，助你顺利成为更高阶的职场达人！

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