如何高效的开一次会议（学会开高效的会议）

读书笔记，记录一些行而有效的做事方法让您在行色匆匆中投入产出比最大化，下面我们就来聊聊关于如何高效的开一次会议?接下来我们就一起去了解一下吧!

如何高效的开一次会议

读书笔记，记录一些行而有效的做事方法。让您在行色匆匆中投入产出比最大化。

A 开会的几个痛点

A-1.冗长。话痨，一点屁事，从头说到尾。

A-2.无效。不准时，无议题，无准备，讨论不聚焦，达不成共识，没有执行。

A-3.形成对立。开着掰了，伤了感情。

A-4.冷场。走形式，宣布一下决议，没人发言，领导一言堂。

B正确的方法

第一，会前∶不召开无准备的会议

B-1-1.会前做好五个"w"。

What，开会的主要内容是什么，目的是什么。

When.何时开会。要精确到分钟。

Who。谁来开会，谁做主持，谁做发言，谁做记录，每个人来做什么，通知到每个人。

Where，何地开会。

Why，为什么开会要讲这个问题，要把会议目的讲清楚。大家了解此事，才会对此事有动力，开会效果才会好。

B-1-2.会议材料提前一天发到参会人手上。除非是头脑风暴会，否则给大家二十四小时的时间来消化会议内容。

B-1-3.会议主讲人会前做好演讲准备。做好准备，show出你自己。

花几个小时，准备五分钟演讲，给别人留下深刻的印象，别人知道你的表达清晰、思维缜密，你将来就会有更多的机会。

B-1-4.会前两三个小时再发一遍细节。如果有电话拨入号码或密码，大家就不用再翻记录，让参会人的麻烦越少越好。

以上是会前的一些准备，能做到这样，你已经成功了一半。

第二，会中∶ 不结束没结论的会

B-2-1.到场必须准时。不能准时的人控制不了自己的时间，控制不了自己时间的人，也就是控制不了自己生命的人。

B-2-2.比较严肃、正式的会，最好有一个主持人。主持人是控局的人，这个人要把整个流程管理好，什么时间讨论什么事情，还有就是解决问题。有些人是光管时间，没意识到时间是用来解决问题的，一个好的主持人，能一步一步地解决一个个不成形的问题，到最后让大家达成共识。

会议主持人的一些小技巧。

（1）在最开始的时候，可以强调四个"P"。

第一个P 是Purpose，也就是告诉大家会议的目的是什么。

第二个P是Preview，告诉大家这个会有几项内容，做一个预览。

第三个P是Procedure，也就是这个会怎么进行。

你可以说，我们这是一个头脑风暴会，大家有任何意见，可以随时举手 说。也可以说咱们是一个汇报会，先由主讲人讲多少分钟，讲完之后，有 多少分钟是大家的讨论时间，还有最后的总结时间是多少。先把流程跟大 家说好。

最后一个P是Pay off，就是这个会希望最后达成什么共识，或者完成什么决策、安排什么事情。

一个Pay off 让大家对于会议的效果有一个预期，最后达到的效果会很有帮助。也可以把想要达到的效果放在最前面讲。

（2）如果会议室里有陌生人，大家第一次相见，一定要彼此介绍，这是起码的礼貌。介绍的时候突出各自的姓名，以及背景和身份。

（3）开会前介绍逃生门。万一发生火灾、地震，应该从哪里跑，最近的逃生门在哪儿。

（4）运用白板做关键记录。有时候大家讨论，特别是在空气比较稀薄的地方，温度比较热的会议室，已经讨论两三个小时了，大家的脑子很容易变木，如果你有一个白板，站起来记录下讨论中的关键，对解决问题的推进有相当好的作用。

（5）帮助有些说不清楚的人，提炼关键点。有时候，有些人有点内容，但说不出来。你作为主持人就要把他的关键点提出来，最后跟他确认你提出的，是不是他想说的。这样方便探究不同的意见，做好1 1>2。

（6）如果大家的争执不能产生结论，或者争论跟会议主旨无关的问题，那怎么办?Parking lot，你单列出一张纸，说这几件事情，讨论完这次会议的问题之后再讨论，或者再安排会议讨论。把跟会议主旨无关的争论点单列出来，就是Parking lot。

（7）争论失控的时候，时间被拖延的时候，回到原点。提醒大家，这个会议的目的是什么，有什么要解决的问题，应该如何来讨论，等等。

（8）控制好话痨和情绪化状态的人。有两类人，一类人把事情都想好了再说，另一类人是在说话的过程中把问题想明白。后者有他们的优点，但是在有些会议上，有可能成为会议的破坏者，说得太多了，带着情绪说，占用太多的时间。这种时候，你可以递给他一瓶水，必要的时候，你要站起来说某某某，您的说话时间到了。如果大家都进入话痨和情绪化的状态，特别是有很激烈的情绪状态，是停止会议。没有什么是睡觉不能解决的。明天再讨论争执的这些点，百分之九十的争执点已经没了，甚至百分之九十的争执点已经没了。我们只是太累、太情绪化了，只是为了争论而争论而已。情绪管理非常重要，我们都还是人。

（9）控制大家玩手机。接电话的时候请他去会议室外面接。如果能做到这一点，坦率地讲，在现在这个商业环境里，这个会已经做得比其他百分之五十的会要好了。

（10）总结提炼发言人的观点，达成共识。达成共识有很多小技巧，最重要的技巧就是民主集中制。在会上要给大家足够的时间足够的空间、足够的自由度去说话。每个人都把话说完了，最后民主集中表决。

这种民主集中，又有几种方式。比如从长单子到短单子，大家提供的解决方案有A、B、C、D、E，能不能把最不靠谱的筛掉，只剩A.B、C，然后对A、B、C进行举手表决。

还有一个方式，就是诉诸权威。开会一定有一个级别最高的负责人，如果举手表决之后发现票数相差不多，那就让他做最后的总结发言，决定这个会议的决策是什么，以及他为什么这么定。让他一个人的意见比平均每个人的意见多一些权重。

B-2-3.发言人遵循两个最重要的原则∶一是要守时，二是金字塔原则。

给你十分钟，你就说十分钟，不要讲得太长，讲得长就是占用别人的时间。想守时，想用时短，又想把东西说明白，要苦练"金字塔原则"。这是一个思考问题和表达问题的结构化原则。不重不漏，你说的几个点，要基本上覆盖所需要说的全貌，同时又彼此没有重复。"不重不漏"这四个字，用普通的中文表达，就是一个中心，三五个基本点，说完了就可以了。

B-2-4.参会人有反对的责任。既不是主持人，又不是发言人，这个参加会议的人要做什么?公司给你工资，给你时间，让你参加一个会议，不是让你去喝水的，不是让你在笔记本上练硬笔书法的。你要听大家的发言，一旦有任何意见，哪怕你是最小的职员，也有反对的责任。

如果有人有反对意见，鼓励他说出来，对整个风险控制是一个极大的帮助。

B-2-5.相对正式的会议，最好有一个的书面会议纪要，哪怕很简单。这样大家不会逼着彼此去想会议上讲了什么，最后做了什么决策。因为人是有弱点的，有时候只想听自己喜欢听的，只想记自己想记的。如果我们对当时的情景产生罗生门一般的状态，大家想的都不一样，听的都不一样，记的都不一样，怎么办?这时候如果有一页会议纪要，重新看一眼，问题就解决了。

第三，会后∶不允许不落实的会

做了会议准备，好好开了个会，并不代表就结束了。离开会议室，只是这个会议效果的开始。会后要做到两点∶一个是Follow through，一个是 Feedback。

B-3-1.Follow through，督促执行。有可能是主持人做这个工作，有可能是一把手做这个工作，有可能是记录人做这个工作。这就是会议做的决策∶谁，什么时候，干什么，递交什么东西，得有人去盯着，要隔三岔五看这件事做到什么程度了，又发生了什么新的情况。

B-3-2.Feedback，结果反馈。具体执行的人有义务跟相关领导反馈。反馈上次开的会做了什么决策，让他做什么事情，他去做了，结果发生了什么。如果需要，再召集一次会议;如果不需要，也要告诉相关的领导，事情怎么样了。

不一定每件事都能做成，但是要做到件件有落实，事事有回应。养成这个习惯，你会发现很多事也就做成了。

时间是宝贵的，愿大家过的充实有意义。

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