外贸邮件为什么经常搞错（的采购人都忽略的邮件细节）

做了几年采购员，职位老升不上去？可能是你的邮件写得不好哦~电子邮件已经成为了采购的日常工作中必不可少的沟通工具之一。

但是有很多采购人虽然工作做得很好，偏偏就败在发邮件这件小事上~对照自检，看看有没有你的影子：o 邮件内容喜欢使用各种字体和颜色o 邮件里写“附件中为blabla...”，却压根没加附件。o 邮件里添加表情符号还乱用语气词感叹号o 空白标题...o 邮件永远没抄送直接上司和主管o 越级发邮件···o 邮件格式无法阅读，没有最终的签名······如果你有以上的情况出现，那么就可得好好学学邮件礼仪了了，这很可能影响着你的晋升。现在邮件发送已经成为了一个职场人必备的技能，若注重了邮件礼仪，也许会让你事半功倍，实现从优秀到卓越。

究竟如何做好邮件礼仪呢，且听我慢慢道来：

目录⊙主题

⊙称呼与问候

⊙正文⊙附件

⊙结尾签名

⊙发送、抄送、密送

1、关于主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此主题必须非常明确，以便收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。请注意以下几点：§ 一定不能使用空白标题，这是最低级的错误；§ 不做标题党，邮件标题要保证让别人知道你要做什么；§ 标题要尽量简短，不宜冗长；§ 一封邮件只针对一件事情，不宜在一封邮件里讨论多件事情，为了日后好整理。正确示例：会议邀请：XX公司将于X年X月X日在XX举办XX活动，邀请您莅临指导

2、称呼与问候俗话说，礼多人不怪。要在邮件中尽量表现的礼貌客气一些，这样即便处理事情来也方便很多。关于称呼与问候，有以下几点需要注意的：§ 恰当地称呼收件者，拿捏尺度，忌不称呼，忌乱称呼。如果对方有职务可称xx经理、xx老师，若不清楚职务、则称XX先生、女士。§ 对于不熟的收件对象，尤其是不熟的工作对象千万不要逮谁都亲爱的xxx,显得很熟络。应使用尊敬的xx 等方式。§ 开头最好有个问候语 ，你好！您好！以示礼貌，不要给别人一种 “你应该知道我是谁的吧我就不客套了” 的感觉。

3、关于正文正文是邮件的核心内容，搞定邮件内容是很重要的事情：§ 邮件正文应简明扼要的说清楚事情，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句；§ 根据接收人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适；§ 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明；§ 邮件代表商务，慎重使用表情；§ 忌通篇强调，只选择，你认为最重要的地方进行加粗或者加文字背景色强调即可；§ 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

4、关于附件§ 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。§ 附件文件命名很重要，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。§ 附件数目 不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。§ 如果附件是特殊格式文件，应该在正文中 说明打开方式，以免影响使用。

5、关于结尾签名电子邮件消息末尾加上签名档是非常有必要的。签名档可包括 姓名、职务、公司、电话、传真、地址 等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系的。

6、关于抄送、发送、密送发送地址区，有收件人、抄送人、密送人三个部分。 要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）§ TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应；§ CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，如果CC的人有建议，当然可以回Email；§ BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的；§ TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以；最后，再给大家附上一份《关于华为公司邮件礼仪的倡议》总 裁 办 电 子 邮 件电邮其他【2017】013号 签发人：任正非转发《关于华为公司邮件礼仪的倡议》社交礼仪是人际交往、社会交往活动中，用于表示尊重、亲善和友好的首选行为规范和惯用形式。而邮件，作为企业内部重要的数字化社交手段，也要遵循一定的礼仪，避免垃圾邮件、无效邮件等浪费员工时间、消耗公司资源的问题，确保员工之间的高效沟通。为此我们倡议每一位员工提升邮件文明度，践行邮件礼仪，减少信息垃圾，共同创造邮件清洁环境！

1、沟通有多种方式，选择邮件沟通方式，请首先确认是否是最有效的方式。

2、不要把信息群发或群回给不相关的人，没有人会对垃圾邮件感兴趣，除了邮件系统清洁员。

3、 收件人比较多的时候，密送是一个很好的方式。

4、不做标题党，但邮件标题要保证让别人知道你要做什么。

5、适当使用特殊字符（如“* 【】★”等）突出标题，引起收件人注意，但不要随便使用“紧急”之类的字眼。

6、 若非众人皆知的超级大咖，你不应漏掉必要的称呼和落款。

7、 说话做到简洁精练可能较难，邮件做到简洁精练很简单，因为，你有足够的时间思考。

8、 一个邮件能说明白的事，就不要分成好几个。比如：更新……再更新……；补充……，再补充……

9、 发出去的邮件尽量保证格式整齐便于阅读、没有错别字，不要给人留下粗心、不靠谱的印象。

10、 正确使用标点符号，通过标点收件人可以看出你的性格和情绪。

11、 做一个有礼貌的人，不仅仅是面对面的，书面文字更能体现你的涵养。

12、 超过5M的大附件最好别用邮件发送占用别人邮箱空间，通过链接共享或用IM传输也很方便。

13、 如果不是特别忙、特别为难或者完全不想搭理，尽量早点回复别人的邮件，因为人家可能在等。

14、 出差或休假期间应设定自动回复，提示发件人工作委托对象或紧急事务的处理方式，以免影响工作。

15、 “垃圾邮件”既然都称为垃圾了，举报就是责任。本文的责任部门是质量与流程IT管理部，由其负责解释和管理。

看完这些发邮件的小Tips，是不是觉得发好一封邮件也是不容易？职场无小事，想要升值加薪，先从好好写邮件开始。