文件管理制度范文（公文管理制度）

为保证公司各项决策能迅速贯彻落实，提高办文速度、发文质量，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，特制定本制度，下面我们就来聊聊关于文件管理制度范文?接下来我们就一起去了解一下吧!

文件管理制度范文

公文管理制度

为保证公司各项决策能迅速贯彻落实，提高办文速度、发文质量，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，特制定本制度。

第一条 适用范围

本制度适用于XX公司及下属子公司所有公文的处理程序、发文要求以及公文格式。

第二条 公文种类

请示：适用于待办或拟办事项，请求上级指示或批复。

报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事件。

通知：适用于传达上级指示，推行管理制度，要求下级执行、办理或者需要知道的事项:批转公文、人事任免、聘用等。

通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。

函：适用于不相隶属单位之间互相商洽工作、询问或答复问题；向有关主管部门请求批准等。

会议纪要：适用于记载、传达会议情况、传达议定事项。

信息传递：适用于公司营运过程中相关工作成效、政策经济信息交流、情况反馈等。

第三条 公文的格式、公文审批表

详见附件《公文审批表》、《公文格式标准》。

第四条 公文报批

4.1 集团及下属子公司的所有公文须由集团法务行政中心统一审核、校对、编号、报批、对外发送。

4.2 公文草拟

4.2.1 集团及下属子公司的内部公文及公司行政文件，由集团法务行政中心起草、校对，按程序报批签发。

4.2.2 集团及下属子公司的相关业务工作公文，由集团各业务部门负责起草，法务行政中心校核，业务部门按程序报批，法务行政中心凭签批后的《公文审批表》签发。

4.2.3 集团及下属子公司的经济类合同（如涉及招商引资合同、经济协议等）由集团总经理安排相关部门草拟、校核，按程序报批签发。

4.3 公文审批、签发

4.3.1 集团及下属子公司的内部行政公文由相关业务部门/子公司负责人审校，法务行政中心审核，总经理签发。

4.3.2 集团及下属子公司的对外公文、对内经济性文件由相关业务部门/子公司负责人初审，法务行政中心审校，总经理签发。

4.3.3 经济合同及重要公文，须提交公司法律顾问审核，总经理签署意见报公司董事会决定。

第五条 公文的报送

5.1 集团及下属子公司的内控公文及行政公文由法务行政中心负责报送，相关业务公文由各业务部门负责报送。

5.2 所有报送的文稿必须有记载、登记。

5.3 承送的对外、对内文件，需追踪的按“谁报送谁追踪”的原则，由相关业务部门负责信息反馈。

第六条 外部公文收发

6.1 凡外部传送的公文，由集团法务行政中心统一签收并登记。

6.2 法务行政中心将签收后的公文及时贴公文处理笺，提出处理意见，并及时报总经理签注批示，而后依据批示意见由相关部门办理。

6.3 由法务行政中心对来文处理结果进行追踪。

第七条 文件的立卷与归档

7.1 公司内文件的原件由集团法务行政中心统一管理、存档。

7.2 集团部门或子公司内部文件将原件交集团法务行政中心统一管理、存档，部门或子公司留存复印件。

7.3 立卷要求：

（1）文件立卷应分门别类地进行整理、归档。

（2）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。

第八条 对内信息传递

8.1 公司内控文件执行的各项信息，由法务行政中心负责反馈。

8.2 公司承送的对外、对内文件，需追踪的按谁报送谁追踪的原则，由法务行政中心根据公文登记，负责信息反馈。

8.3 针对集团各部门或子公司的工作任务进展情况，要求各部门或子公司于每月月底前汇总1-2条工作信息，传递给集团法务行政中心，法务行政中心汇总后报公司领导。

第九条 对外信息发布

9.1 对外信息是指以公司名义所有对外发布的信息，包括但不限于短信、微信、网站信息、宣传单、宣传册、媒体通稿等稿件信息。

9.2 所有对外发布的信息均由信息资源中心拟稿，先后经部门/子公司负责人审核，法务行政中心校核，最后设计人员根据修改完善内容，并确保信息完全无误后报集团总经理审批定稿，方可印刷对外发布。

第十条 处罚措施

10.1 所有公文必须经过严格程序审校、审批，方可对外发送，按照文责自负（谁起草、谁校对、谁负责）的原则，追究其相关责任。

10.2 对外报送文件，若未经总经理签批发出的文件，每件追究法务行政中心相关责任人的责任，处罚100元/件，若造成重大损失的，按公司相关管理制度处罚。

10.3 所有涉密文件出现泄密，当事人予以解聘，相关责任人罚款200元/次，并按照公司奖惩管理制度追究相应处罚。

10.4 若对外公文出现错别字或语句不通，处罚行政负责人100元/件。

10.5 若对外公文意思表达不清楚，专业用语用词不当，按照“谁起草谁负责”的原则，处罚相关部门/子公司负责人或经办人200元/件。

公文格式标准

一、文号：居中，字号小2号仿宋，年分外加中文六角括号〔〕。

二、标题：居中，2号方正小标宋简。

三、主送单位：3号仿宋顶格，最后一个主送单位名称后标全角冒号。

四、文号与标题间距62磅，主送单位与标题间距28磅。

五、各级标题标准：一级标题3号黑体；二级标题3号楷体加粗；三级标题3号仿宋加粗；四级标题3号仿宋加粗。

六、正文：3号仿宋，正文行距28.8磅。

七、附件：3号宋体，与正文间空一行，左空两字。

八、发文单位署名：3号宋体，居右，后空2字，上空1行。两个以上单位联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。

九、成文日期：3号宋体，首字比发文机关书名右移2个字，成文日期用阿拉伯数字。

十、页边距：上39mm，下33mm，左28mm，右28mm。

十一、版记：由印发机关、印发日期和横线组成，不再标注主题词。印发机关和印发日期用3号仿宋体，印发单位居左排，签空半字，印发日期居右排，后空半字。居版心最下端。

十二、页码：4号半角白正阿拉伯数字，置于版心下边缘的下一行，左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左。

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