如何设计审批流（审批工作流设计）

本文将从角色、内容、流程、动作、权限、配置、效率7个方面，对审批工作流的产品设计进行总结。enjoy~

工作流是后台系统的核心和灵魂，而审批则是工作流中的最基础的应用场景。在公司管理和运转中引入审批工作流，替代原本的纸质申请和审批，可以达到以下目标：

• 提高公司的运转效率
• 公司管理制度规范化
• 系统留档，便于追溯
• 环保

一. 角色

在一个公司中，每个人都会有自己的岗位职责和层级之分，不同的岗位和层级定位不一样，需要完成的任务也不一样。在审批流程中，我们只抽象划分为两类：

角色1：发起人

审批的发起人需要完成的主要是事务性、操作性的工作，同时也是一个审批流程的Owner，是最关心审批进展的人。因此在发起人的角度，在创建完审批事项后，还需要完善相关信息、催促审批人及时审批、处理驳回修改意见、重新提交等。发起人角度设计的要点总结如下：

• 兼容统一发起入口和业务场景触发
• 常用的审批事项要方便找到
• 有统一汇总的审批管理页面

角色2：审批人

审批人在流程中需要完成的主要是决策性的工作，因此在审批人的视角，内容和操作都应该尽量精简：

• 只看到最重要的信息，避免信息过多影响判断
• 只进行必要操作，不能有过多选择或过多输入，影响决策效率
• 统一的页面进行审批操作和管理
• 需要有审批历史，以便追溯

二. 内容

1. 提炼最小集合

根据审批事项的不同，需要流转的内容也是不同的。对于审批流程的设计来说，需要在实际业务中提炼出最核心的内容，一则可以减轻发起人的工作负担（发起一个审批要填一堆的资料相信没人会开心），二则可以提高决策的准确性和效率。

例如一个请假审批流程，核心就是请假时间、事由和请假类型；而一个立项投决的审批，则需要重点展示立项会的表决结果，同时还需要把会议记录做为附件带上，以便在必要时可以查看，在交互上，这里同样需要注意内容的归类、收纳。

设计要点总结如下：

• 内容尽可能精炼
• 有些内容是必要的，但系统可以自行获取就不要让发起人再输入一遍
• 预置常用的内容，用选择的方式替代输入的方式，同时也提高了内容的规范性

2. 查看和修改

在审批的过程中，有时候需要让不同的审批人查看不同的内容，且限定有些人有修改权限而有些人只有只读权限，这都会在后面的“权限”里总结。

三. 流程

1. 自主选定审批人流程

这是一种比较轻量、灵活的审批流程形式，适用于公司规模不大、流程没有标准化的情况。要点是发起人发起一个审批事项并提交时，需要自行选择下一个环节的审批人。而下一个环节的审批人审批通过后，可以选择继续流转到再下一个人去审批，或者结束这个流程。

2. 串行流程

串行流程就是每一个审批环节的人审批通过后，才会进入到下一个环节。每个环节的驳回，可以根据业务需要，设计成驳回到发起人、驳回到上一个环节或驳回到指定环节重新审批，或兼而有之，做为选项供审批人选择。

3. 并行流程

并行流程是一个审批环节需要几个人或角色审批通过才算通过，可以有以下两种方式：

• 任意一个人审批通过即进入下一环节
• 必须所有人审批通过才进入下一环节

上述第一个方式比较好理解，第二个方式和串行流程容易混淆，即同样是要多个人审批，到底是一个接一个、还是同时通过才算通过？到底用哪种方式，区别是审批人是不是同一个级别，并行的方式其实类似于同级别的会签，而串行方式适合有上下层级关系的情况。

并行流程的驳回则相对简单，一般是设计成有一个人驳回则该环节即算驳回。

4. 条件触发流程

条件触发流程在审批工作流中也比较常见，设计上就是某个审批环节要由谁/或哪个角色审批，需要取决于条件判断。例如金额低于1万元由财务总监审批通过后即结束，金额在1万元以上则由副总裁审批通过后即结束。

5. 混合流程

混合流程顾名思义就是混合了以上几种流程，还是以上述金额审批为例，我们修改成：金额低于1万元的，由财务审批通过后即结束；金额在1万元到10万元的，需要先由财务审批，之后交由副总裁审批通过后即结束；金额高于10万元的，需要由董事长和总裁一同审批通过后才结束。

四. 动作

1. 通过

通过动作由审批人操作，是否需要输入通过原因、通过原因是否必填需要根据实际业务情况决定。要点总结如下：

• 简单申请不需要填写通过原因，或者原因选填
• 通过原因需要填的话，可用于反馈或激励发起人的情况

2. 驳回修改

驳回修改动作由审批人操作，和通过不同，为了让发起人知道如何修改，驳回原因一般需要设定成必填项，否则发起人或上一个审批环节的人不知道为何被驳回、以及要如何修改。

驳回修改可根据业务需要，在以下逻辑中选择：

• 驳回到发起人
• 驳回上一环节
• 驳回到选定的之前的某个审批环节

3. 重新提交

重新提交由发起人操作，和驳回修改是一一对应的。设计上要注意，审批人审批重新提交的内容时，需要附带上一次驳回修改的原因。

4. 取消

取消动作可选，一般来说是发起人取消，而不是审批人取消，原因如下：

• 审批人只关心一个审批事务过来后，判断并决策是通过还是驳回
• 取消和驳回含义容易混淆，区分不开

在设计上，我们还可以做到发起人是否可取消可由配置项进行配置。

五. 权限

权限的控制贯穿在审批流程的方方面面，上述的角色、内容、流程和动作都会涉及到权限的控制。权限体系的设计是一个大工程，在审批流程中，采用基于角色的访问控制体系（RBAC）是一个不错的选择：

“基于角色的访问控制体系，包括用户、角色、目标、操作、许可权五个基本数据元素，每个角色至少具备一个权限，每个用户至少扮演一个角色，可以对完全不同的角色分配完全相同的访问权限，用户和角色是多对多的关系。”

设计要点总结如下：

• 操作和许可权内容，可区分为功能权限和数据权限
• 什么人可以发起什么审批，由功能权限控制
• 什么人/角色在整个审批流程中可见什么数据，由数据权限控制
• 什么人/角色可以审批什么环节，由独立的审批配置控制，下一节会进行阐述

关于权限可以参考笔者另一个篇文章：面向中小企业SaaS的权限管理系统

六. 配置和扩展性

审批工作流的配置灵活度和开发复杂度成反比，具体要灵活到什么程度，需要由业务需求决定。一般针对公司开发的中后台系统，灵活性相对较少，而面向多个公司的商业化的系统，则灵活性要求大大提高。配置的灵活性体现在以下方面：

• 审批流程的类型可修改
• 具体的审批环节可增删改
• 各个环节审批人/角色可配置
• 审批相关的权限可变更

七. 效率

工作流的核心目标是提高企业运行效率，如果线上审批流程效率还不如原来的纸质操作，那这个流程的设计就是失败的，也失去了意义。因此，在完成整个审批流程的设计之后，我们还需要花大精力对流程的效率进行审视和优化。对于审批流程效率的提升，总结的经验点如下：

• 审批的操作尽可能精简，且操作含义明确
• 只要求输入必要的表单
• 待审批事项及时通知到审批人
• 审批进展及时通知发起人
• 发起人可选择主动催促审批人
• 做好下一步操作的引导

总结

审批流程是中后台工作流的基础应用，我们在设计的过程中，把握的核心要点是“提高效率，规范管理”，在设计过程中要时时回头审视，以免脱离了这个最重要的目标。

本文由 @Alex 原创发布于人人都是产品经理。未经许可，禁止转载。

题图来自 Pexels，基于 CC0 协议

,