excel最新版设置自动保存(将Excel设置为存放文件的文件夹)

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excel最新版设置自动保存

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导读:一、文件夹的作用,二、win文件夹的局限,三、Excel准文件夹的应用需求,四、Excel准文件夹的设置方法,五、Excel准文件夹的应用方法,六、Excel准文件夹的效果预览

一、文件夹的作用

文件夹是专门装整页文件用的,主要目的是为了更好的保存文件,使它整齐规范。普通计算机文件夹是用来协助人们管理计算机文件的,主要作用是方便计算机文件的存储、查阅、修改等操作;

二、win文件夹的局限

提Win文件夹的局限,并不是说他有什么不足之处,而是要说对一些特定文件来说有哪些特殊需求,Win文件夹无法实现。在不打开文件时,能了解到有关文件的最多相关信息的是在win文件夹中通过【查看】里面的【详细信息】,所提供的属性选项来实现的。主要有文件的:名称、创建修改查看日期、类型、大小等,而这此属性信息除名称外都是系统自动生成,无法手工修改。这就出现了Win文件夹的第一个局限,无法在文件夹中直观查看文件的更多摘要,比如,合同的起止日期、标的、责任人等;而在文件夹中直接显示合同到期提醒就更不用提了,这是第二个局限;第三个局限是,大家应该都遇到过,多个文件存放在同一个文件夹,当需要发送邮件或发送微信是不能整个文件夹一下子发送,需要通过压缩文件夹或逐个文件来发送,这是一个麻烦事。

三、Excel准文件夹的应用需求

要解决win文件夹局限问题,目前最省事、最简单、最有效、是经济、最通俗的方法就是将Excel改造成可以存放文件的文件夹,将Excel的强大功能运用到文件夹的属性中。这时候,《Excel准文件夹》就应运而生了。目前有哪些文件类型需要用到《Excel准文件夹》呢?其实每一类型文件都需要用到,最少可以自己手动添加一些文件内容的摘要。比如:合同PDF文件的存储,就可以以列表清单形成台帐的形式创建《合同PDF Excel准文件夹》,既方便查看合同扫描件,还可自动提醒合同期限。等等。以下将以合同PDF文件为例,介绍《Excel准文件夹》的设置与使用。有关合同台帐设置合同到期自动提醒的方法,相信大家已了解不少,也有办法再了解,本文不重复。

四、Excel准文件夹的设置方法

第一步, 将要建档的合同文本转换为PDF格式文档,并保存到已知的文件夹中,以备调用(纸质扫描、word转换等方法自选);第二步,选择存放合同PDF文件的单元格区域,其次点击【插入】,在插入选项卡中点击【对象】,在弹出的对象对话框中点选新建对象类型【Packagr】,最后点击【确定】(详见图1);第三步,在弹出的的创建软件包中点击【浏览】,→在弹出的浏览对话框中选择要存储的文件的路径双击文件名【……合同.pdf】,→确认文件名后点击【下一步】(详见图2);第四步,在弹出的创建软件包中确认卷标名称后点击【完成】(详见图3);第五步,调整Packagr对象大小与单元格区域大小相同,→然后点击【保存】,完成设计(详见图4)。

图1 选择Packagr对象

图2 浏览文件夹

图3 确定合同文件

图4 保存Excel文件

五、Excel准文件夹的应用方法

查看台帐对应的PDF文件只需双击 Packagr对象图标即可,跟文件夹操作是一样的,确实简单到没朋友!如果是第一次打开则需要:双击Packagr对象图标,→在弹出的打开软件包内容对话框中,点击删除【在打开这种类型的文件前始终询问】选项的"√",→最后点击【打开】(详见图5)。

图5 取消打开询问

六、Excel准文件夹的效果预览(详见图6图7)

图6 封面效果预览

图7 目录效果预览

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