财务档案利用案例分析 案例上海浦东发展集团财务有限责任公司档案管理系统实例

上海浦东发展集团财务有限责任公司作为浦发集团总公司下属子公司，成立于 1998 年，由上海浦东发展集团、上海陆家嘴集团、上海张江集团、上海外高桥集团等九家企业投资组建。作为浦东新区政府唯一一家非银行金融机构，公司充分发挥自身投融资平台功能，为促进了浦东新区的建设与发展发挥了积极作用。目前公司的档案管理还仅限于纸质化管理，从档案的查阅、登记到存储其庞大而繁琐的业务流已经影响了企业的整体办公效率，更不利于集团的统一和规范化管理，档案管理系统建设迫在眉睫。

上海互联网软件集团有限公司在该项目的平台建设中，对浦发财务公司档案的业务现状进行了全面调研和梳理，针对性地设计建设目标和内容，最终帮助其实现快捷、有效的档案系统化管理。

项目建设目标

（1）整合档案信息资源，构建档案管理系统，为企业档案信息的合理利用、提高企业经济效益出谋划策；

（2）在企业管理档案的过程中，信息共享和沟通交流越来越重要，各工作人员可以通过本系统及时获取档案数据；

（3）对各类档案进行管理归档、检索利用、统计查询、鉴定、编研、全文检索功能等内容，查询功能包括目录级查询条件、文件级查询条件及附件级查询条件；

（4）提高工作效率、节约管理成本，从而实现规范事务处理、提高人员工作水平，更好地提升部门的工作能力；

（5）通过数据接口，实现档案系统与内部OA系统的数据对接，主要是在OA系统中流转结束的公文等附件能够同时传到档案系统中进行保存，无须二次上传；

（6）完成档案系统的数据入库工作，对公司往年所有纸质文件进行扫描上传到系统中进行保存。

档案管理系统流程图

项目建设内容

本期项目包含六大块内容：

（1）档案管理

实现对档案的归档、档案的著录、档案的维护以及档案的编目，包括对档案卷内目录信息的新增、修改、删除和组卷成案卷目录。

（2）检索利用

实现对档案的搜索统计等功能，包括档案浏览、档案查询、档案查阅、档案统计、档案借阅、附件借阅、实体借阅。

（3）档案鉴定

实现对各类档案的在线接收鉴定功能，包括开放鉴定、移交鉴定、销毁鉴定、鉴定查询功能。

（4）档案编研

将档案分为大事记和专题档案两种编研方式，实现大事记的编写、维护和查询，能够对专题档案进行浏览、维护和目录打印。同时提供全宗卷样式中心，实现全宗卷维护、全宗卷浏览、全宗卷样列、样列维护。

（5）数据获取

通过扫描纸质文件、接口导入、补充著录的方式，获取档案数据。对公司往年所有纸质文件进行扫描上传到系统中进行保存，并且与内部OA系统的数据接口进行对接，在OA系统中流转结束的公文等附件能够同时传到本系统中进行保存。

（6）全文检索

通过全文检索模块，能够通过输入名称对所有上传的附件进行模糊查询。此外，本次全文搜索将与智能搜索进行整合，用户在使用全文搜索时也可以搜索到智能搜索相关的内容。

通过搭建上海浦东发展集团财务有限责任公司的档案管理系统，上海浦东发展集团财务有限责任公司有效整合了公司的档案服务资源，提升了档案管理的规范性和精细度，也进一步推动了整个浦发集团的规范化管理。