设计师如何开始玩方案(设计师如何高效管理文件)

一、秩序1.1.秩序概述

秩序,顾名思义,就是文件的命名、分类、和归档。整个文件管理体系中,秩序一定占据了50%,容灾和同步占据另外50%。在正式构建文件管理体系的秩序之前,文件管理的思路:InBox → 归档,所有的未处理文件,都统一存放在 Inbox 里,文件处理完毕后,按照文件类型、文件重要性等规则,各归各家,移动到相应的归档目录中。我们可以把微信接收文件夹“Files”;QQ接收文件夹“FileRecv”和百度下载文件“BaiduNetdiskDownload”通通发送桌面快捷方式在InBox临时文件夹中。

设计师如何开始玩方案(设计师如何高效管理文件)(1)

InBox临时文件夹

1.2.高效统一的文件夹和文件命名规范1.2.1文件夹命名:项目起始日期_项目名称_完成人_项目结束日期

文件夹的命名由四部分组成:开始日期 项目名称项目 完成人 项目结束日期。 例如:20170101_xx项目_张三_20200401。

1.2.2文件命名:项目名_文件名_作者_当前文件的日期-版本号

文件的命名由五部分组成:1)项目名_2)文件名_3)作者_4)当前文件的日期-5)版本号.文件后缀。 例如:箭牌_标准工艺培训_何飞_20200111-V1.0.DOC。

1) 项目名:我们要完成的某个项目的名称,可以是企业名,学生人群可写班级等。

2) 文件名:阐述文件主题,观其名知大意,文件名。

3) 作 者:第三部分为文件创建者。

4) 日 期:日期格式为 YYYYMMDD。

5) 版本号:版本号在初步编写过程中,从V1.0至V1.X;正式交付用户审核过程中从V2.0至V2.X;文档定稿为V3.0,后续如再有变更,需走变更流程,文档版本从V3.0至V3.X

名称之间用下划线分隔,版本号前用-分隔。

规范命名的意义:

2.2.1沟通的需要,让接收方一眼明白文件的主题,这一点特别是在给同事发邮件的时候显得特别重要,对方可以在不下载文件并打开文件就能够知道文件大概内容,节约对方时间。

2.2.2索引的需要,方便快速检索到所需要的文件。

2.2.3回溯的需要,区分版本并随时回溯到以前的版本,错误示范:XX终稿、XX终稿最终版、XX终稿最终绝不修改版......

1.3.文件按格式分类1.3.1文件类型

我们在处理文件时候,会使用各种软件,如3Dmax,CAD,office等等;各种软件在保存文件时候,都有其文件的格式;我们按照其保存格式,可以进行如下分类:

常见文档格式有:TXT、DOC、XLS、PPT、DOC等

常见图片格式有:JPG、PNG、PDF、TIFF、SWF等

常见视频格式有:FLV、RMVB、MP4、MVB等

常见声音格式有:WMA、MP3等

常见系统格式有:RAR、EXE等

1.3.2分类原则

区分大类,放弃小类:比如一般人划分到音乐这一类之后,就不需要再分类了。如果是音乐爱好者,则可以在音乐下再分出男歌手、女歌手,摇滚、乡村等等子类别。人的精力是有限的,刻意追求文件的细致分类,不仅提高了归档流程的复杂程度,也提高了查找文件流程的复杂程度,对于重要文件的容灾备份,在细致分类下也很难完成。

通用性:目录结构要符合大众的认知,自己能看懂,别人也要能看懂。

可扩展性:即使是同一个人每个阶段的兴趣爱好、学习计划等等都不尽相同。目录结构必须能够随时扩展,以适应新的需求。

相互独立ME,完全穷尽CE:也就是对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类,而且能够借此有效把握问题的核心,并解决问题的方法。相互独立(ME),意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重迭的,完全穷尽(CE),则意味着全面、周密。

举个例子,比如音乐分类,按歌手性别分为男歌手和女歌手,是 MECE分类;

按音乐类别分为摇滚、爵士、民谣等等,也是 MECE分类;

按语言分为外语、粤语、闽南语等等,也是MECE分类;

按地理位置分为欧美、日本、港澳、台湾、内地也是 MECE分类。

但如果你分为流行、经典、网络、KTV、汽车这样的,分类即会有遗漏,也会有重复,就非 MECE了。所以,目录,一定要在相同的维度上分类,有时候,我们的分类可能无法做到完全穷尽,也一定要保证做到相互独立。否则,随着时间的推移,你一定会陷入一个文件不知归类到哪个目录合适的窘境。按照一些文件不同的属性构建不同的目录树,上文对文件进行的分类,经过分析,会发现每种文件都有自己相对更突出的属性。比如文档、照片、财报,有更强的时间属性,那么我们就可以构建一棵以时间为父目录的目录树,存放这类文件;比如素材、媒体文件,有更强的类目属性,那么我们就可以构建一棵以类目为父目录的目录树,用以存放这类文件。这样做的好处是,具备比较好的可扩展性。照片、文档我们就按年为单位不断扩展下去,保留最新3年,旧的存档就可以了。素材和媒体文件,则是属于任何时间都可能需要用到,且无所谓创建时间的文件,就按类别不断积累就可以了。目录结构分类的其他原则,目录层数尽可能少,一般来说,父子孙三级目录就够用了。层级越多,检索文件时需要遍历的文件夹就越多,花费的时间也越多。某个类别的常用目录应该适当提高目录层级的权重。

二、容灾

容灾,就是文件的存档和资料数据的保存、备份,并且通过部署,在「意外」出现后,能迅速恢复。在文件管理体系中,引入「容灾」的概念,似乎有些沉重了。但对于无价的数据来说,再沉重也远远好过丢失。对文件资料进行重要性分类在部署文件系统的容灾备份前,首先要做的是本文第一部分的内容。你的文件,首先是要有秩序的。然后,再对文件数据进行一次「重要性分类」。

2.1 !!重要 独有:

个人照片及视频,文章及素材;笔记及日记;财务报表……这类属于个人的核心资料,是必须确保万无一失的。

2.2 @!不重要 独有:

一些稀奇古怪不知是否重要的个人资料。(按照资源论来说,越稀缺越重要,所以,独有的通常是重要的。但就个人经验来看,每个人都或多或少会有一些这类文件。所以,虽然这样分类可能有待商榷,但姑且还是分一类。

2.3 !@重要 非独有:

主要是工作文档,比如工作中和同事协同创作的文章、代码等等。你有一份,同事也有一份。这类资料,虽然丢失后花费一定代价可以找回,但也应做好同步备份。

2.4 @@不重要 非独有:

一切网上能下载到的音乐、电影、图片、软件……这类属于可有可无的资料,即时丢失,也能重新找回。

2.5 文件保存:

异地冷盘:可靠性:☆☆☆☆☆,代价高,极不方便使用;(冷盘指的是,磁盘插电存储好数据后,断电妥善保存。冷盘不是指的移动硬盘;但移动硬盘可以充当冷盘。)

本地冷盘:可靠性:☆☆☆☆,代价较高,不方便使用;

家庭NAS:Network Attached Storage:网络附属存储,可靠性:☆☆☆,代价一般高,极方便使用。(NAS 是多块热盘的阵列。根据阵列的不同,可靠性和代价成正比。)

热盘:可靠性:☆,代价低,极方便使用。(热盘指的是,长期插电使用的磁盘。比如电脑中的磁盘,长期插电使用的硬盘。)

移动硬U盘:可靠性:☆,代价低,方便使用。

云存储:可靠性:☆,代价极低,方便使用。

三、同步

同步,就是利用网络云存储,对文件实现不同电脑间的同步更新,使其一致化、统一化。文件的同步,对于提高工作效率有着十分重要的意义。需要同步的文件,大多数是使用频次高的文件。哪些文件适合同步?需要即时更新的文件。例如正在处理中的文档、写作到一半的文章、处理到一半的 .PSD 文件……某些应用的数据库文件。例如 KeePass 的数据库文件,通过同步,可以实现多台电脑密码管理的统一、一致。需要分享的文件。例如家庭生活照片、朋友聚会照片……需要协同处理的文件。例如家庭财务报表、团队协作的代码、头脑风暴的纪录、会议纪要、思维导图……

涉及隐私的文件一定要引入加密:同步文件,自然是存储在第三方云里。既然是第三方,则必须遵循不可信原则。不可信并非完全不相信,而是保持审慎的态度、有保留地相信。那么,对于一些涉及隐私,但又有同步需求的文件,比如家庭财务报表、生活照片等。对于同步的文件,类似于 Verarypt 这样创建虚拟盘符的加密应用是不太合适了。同步的云有:第三方云百度同步;坚果云;微软的 OneDrive;使用 Encrypto 对文件进行加密;使用 7-Zip 对文件进行加密

四、工具的使用4.1、 Everything(全局文件搜索工具)

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everything

4.2、 Listary (检索文件)4.3、 To-Do、滴答清单、Teambition(待办事项)4.4、 OneNote、印象笔记、WPS云文档、有道云整理笔记(笔记同步软件)4.5、 油猴子(脚本管理器)4.6、 还是用Lr、Picasa整理照片4.7、 Foobar2000、Media Player整理音乐4.8、利用 DropIt 自动分类归档文件4.9、利用 Total Commander 协助文件管理五、桌面如果管理

5.1 桌面的四个象限:

桌面按照事件处理的重要和紧急程度分成四个象限:

「重要且紧急」

「重要但不紧急」

「不重要但紧急」

「不重要不紧急」

将文件进行划分。

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桌面整理

5.2利用工具实现桌面管理:

Fences

AppSo

六、5S管理体系

1S整理seiri

2S整顿seition

3S清扫seiso

4清洁seiketsu

5素养shitsuke

七、成果分享

个人电脑整理成果

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电脑文件高效管理

设计师如何开始玩方案(设计师如何高效管理文件)(5)

文件目录管理

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设计师如何高效管理文件

设计师如何开始玩方案(设计师如何高效管理文件)(7)

设计师如何高效管理文件

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