秘书礼仪的五个手势(当秘书的三种类型)

受文革后兴起的伤痕文学的影响,我曾经对秘书这一职业颇有成见。

许多小说和影视作品对秘书的描写是:精瘦的脸型,戴着金丝边眼镜,在领导的耳边窃窃私语。似乎领导犯的错误都是听了秘书的谗言所致。

阴差阳错,我“不幸”也担任过常务副县长的秘书,深深感觉到秘书并非文艺作品刻画的阴险形象。

当好一名称职的秘书非常不易:文字水平要高、办事能力要强、特别是参谋辅佐更难。

我通过工作实践的观察和体会,把秘书的作用大致分为三种类型。

一、固定型文字秘书

所谓固定型文字秘书是指常年伏案写作文字稿件的秘书。

固定,就是以办公室工作为主,经常列席和聆听领导讲话,阅读各类文件资料,研究领会上级意图,撰写各类文件、报告、通知、领导讲话稿等。

文字秘书的文字功夫绝对一流,久而久之,笔杆子成为其标签。但是,此种现象既好又不好。

1、从好的方面讲,如果文字秘书对上级精神有敏锐的视角、独到的分析、深刻的领悟,再撰写出高质量的、有创新性的稿件,那肯定是深受领导器重。

2、从不好的方面讲,每天从事文字工作,撰写官式文稿,并非自己兴趣创作,感觉枯燥乏味。再加上相对固定在办公室内,较少接触外界,成了写作文字的机器人。

特别是现在许多年轻人耐不住寂寞,不愿意长期从事文字工作。他们亲眼目睹许多前辈笔杆子一摇就是几十年,临近退休才安排一个级别,略表安慰之意。

我曾看到某省报的干部提拔公示内容,许多人的经历都是在办公室、调研室、政研室、督查室、党史办、社科院等部门轮流转,一干就是几十年。其中少数优秀的笔杆子临近退休才安排个副厅级别待遇。看看级别不低,其实就是摇了一辈子笔杆子。

有些秘书不甘寂寞,动了歪脑筋。有一个幽默故事是这样说的:

甲秘书文字水平高,领导从未挑剔其文字。乙秘书的文字稿时常有错别字,经常被领导批评。

然而,乙秘书被提拔了。甲秘书自然愤愤不平。于是,甲乙两位秘书约了一次饭局。

酒过三巡,乙秘书道出了提拔秘诀:“老兄啊,我写错别字是故意的,目的是给领导修改文字的机会,以体现领导的水平。你老兄愚钝啊,竟然一字不错,一点都不给领导机会和面子”。

秘书礼仪的五个手势(当秘书的三种类型)(1)

二、被动型办事秘书

所谓被动型办事秘书是指按照领导的指示,必须在规定的时间内,完成领导交办的各项事宜。

被动,是指被迫完成领导交办的任务,没有自主和灵活机动的选择。

任务完成了,领导觉得是应该的。没有完成,批评是正常的。

优秀的秘书,会按照轻重缓急,把领导交办的工作有条不紊地完成好。

思路不清晰的秘书,或者想发挥一下自己的小聪明,办事过程中渗入了个人的机动灵活,结果是吃力不讨好,被斥责是免不了的。

总之,办事型秘书好像是个打工者,领导永远是派工的,秘书的职责就是按时完成工期。所以,办事型秘书总是被动的。

就是有疑惑,也不能、不敢向领导咨询、解惑。只能边执行任务,边体会和揣摩。

办事型秘书虽然被动办事,但好处是独立处事,实践锻炼,在实干中快速成长。

由于办事型秘书在工作过程中接触的都是各部委办局和乡镇、街道的领导干部,所以,上传下达的办事过程,是非常难得的学习过程。一旦提拔到领导岗位,实干能力会非常突出,进入领导角色较快。

秘书礼仪的五个手势(当秘书的三种类型)(2)

三、主动型参谋秘书

所谓参谋型秘书,是秘书这个圈子里最高的层面。

由于在重要节点能为领导提供建设性的意见,深得领导倚重,成为领导身边不可或缺的助手。

领导也是在实际工作的锻炼中成长的。上了新的台阶后,工作中碰到的各种挑战不计其数。此时如果身边的秘书能如同古代谋士般的存在,领导顿感如虎添翼。

久而久之,领导会敞开心扉和秘书说心里话;秘书也感激领导的知遇之恩而知恩图报;两人的关系也变成亦师亦友。

要成为这样的关系,领导的气度和雅量是关键。秘书的作用是次要的。主次分明,才能相得益彰。

参谋型秘书有以下几个特点:

1、坚决维护领导的形象。

举例:县府办主任、副主任拿着副县长的批示嘀咕着,要不要请领导修改批示呢?纠结而为难!

此时副县长秘书主动说:“我去找领导修改”。秘书知道,一旦批示发出去,其后果有损领导形象。但请领导修改批示,确实很不礼貌。

“县长,可能是我没有向您汇报清楚,情况是这样的……”。(记住:首先要批评自己)。

副县长脸上显露出怒色,犹豫片刻,重重地用笔涂去原批示,再写上新批示,然后将批文高高举起。

秘书赶快拿着新批文,快速逃离领导办公室。秘书相信:领导的怒气很快就会消失,负责任的秘书他会铭记。

2、关键时刻要敢于谏言。

举例:上半年全县工业各项指标很难看,分管副县长每个月例会都会批评有关经济主管部门的负责人。

半年度例会召开在即。计经委主任找到副县长秘书,建议秘书向领导进言,能否在半年度例会上少批评,多鼓励,以提振士气,振兴经济。

副县长爽快地采纳了秘书的建议,例会开得很成功,达到了团结一致的目的。

3、参谋型秘书要谦虚谨慎,决不能忘乎所以。

举例:领导和秘书关系亲密之后,在某些场合会自然流露出来,此时秘书要有清醒的头脑。

比如在讨论某件事时,副县长突然当着部门领导或乡镇领导的面,询问秘书的看法或态度。此时秘书采取了回避策略。

事后,秘书向领导表示:本人会私下大胆谏言,公开场合要求禁言。因为职不配位,绝不越线。

秘书礼仪的五个手势(当秘书的三种类型)(3)

参谋型秘书最大的职业风险来自于亦师亦友的领导。跟对人,则一荣俱荣;跟错人,则一损俱损。

上述三种类型的秘书是各有所长,没有高低好坏之分。

这三类秘书的形成,和每个人的性格、爱好、专业、教育、阅历、经历等等有关联。

当然,从理论上讲,会写、会办事、会献计献策的全能型秘书是存在的。但实际工作中,此类人才纯属稀有。

术有专长,即为人才。试着把秘书分为三种类型,也是最大限度的挖掘人才、培养人才、使用人才。

您是属于哪类秘书呢?恭请对号入座。

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