project计划如何跟踪(Project软件中基准计划)

在Project软件中有三个计划,很多人都没有搞清楚它们之间的关系,我们来简单梳理一下。

1. 当前计划。这是一个滚动的、动态更新的计划,包括以下这些列:工期、开始时间、完成时间、工时、成本等。当大家打开一个Project空白项目看到的那些列,基本上都算是“当前计划”里面的。

2. 基准计划。当我们把一个计划制定好,并且优化到适当的程度,比如完工时间满足项目要求且留有一定的余量,那么就可以将其设定为基准,作为后期跟踪监控计划的依据。一般情况下,基准计划是静止的,不动的,所以它才能作为对比计划提前还是拖后的依据。它包括以下这些列:基线工期、基线开始时间、基线完成时间、基线成本、基线工时、基线固定成本等。注意,Project 2010或者之前的中文版版本中,这叫做“比较基准”,从Project 2013版开始,中文翻译叫做“基线”,都是一个意思,因为英文版软件一直没变,都叫做“Baseline”。

3. 实际状态。当某些任务已经有了实际进展后,我们就需要更新实际状态了,它包含以下这些列:实际开始时间、实际完成时间、完成百分比、实际工时、实际成本等。当某个任务一旦更新了实际状态,比如实际开始时间后,当前计划就自动调用实际状态的数据,从而能够反映当前最真实的状态。

图1

假如这个计划能够满足项目的需求,我们可以将其设置为基准。

点击【项目】主菜单下的【设置比较基准】,如图2所示。在Project 2013版及之后的版本中,此处为【设置基线】,本文中后续提到的比较基准和基线是同一个概念,大家可以互相转换。

project计划如何跟踪(Project软件中基准计划)(1)

图2

点击【设置比较基准】后,会弹出如下窗口,注意第一次保存基准要使用【比较基准】,而不是【比较基准1】。在这个窗口中点击【确定】即可。

project计划如何跟踪(Project软件中基准计划)(2)

图3

保存了基准后,计划似乎没有什么变化,其实基准已经抓取了“当前计划”里面的数据。

在【任务】主菜单下点击左上角的甘特图下方的三角符号,切换到【跟踪甘特图】视图,如下图所示。此时大家就会发现,在这个视图中,每个任务对应有两个条形图,上面的蓝色或红色条形图代表“当前计划”,而下方的灰色条形图就是“基准计划”。

project计划如何跟踪(Project软件中基准计划)(3)

图4

同时,我们可以在左侧的工作表区域插入列【比较基准开始时间】、【比较基准完成时间】,如下图所示,那么会发现,当前基准计划的时间和“当前计划”是完全一致的。因为我们刚刚保存基准,基准的数据就来自于当前计划。在没有点击设置比较基准钱,【比较基准开始时间】等这些列都是空值。

project计划如何跟踪(Project软件中基准计划)(4)

图5

假如现在任务A已经有了进展,比如实际上任务A是在6月4日开始的,在6月6日结束的,而任务B实际上是在6月10日开始的,而且预计原来3天的工期不够,可能需要4天,当前已经完成了50%。基于以上信息,我们可以将实际状态和当前计划都更新一下。

如下图所示,插入列【实际开始时间】、【实际完成时间】,将任务A的实际时间都输入进去,同时输入任务B的实际开始时间,然后再更新任务B的【工期】为4天。再插入列【完成百分比】,将任务B的完成百分比输入50%。

project计划如何跟踪(Project软件中基准计划)(5)

图6

从甘特图上能直观地看出来,我们做了上述操作后,基准计划的条形图是静止不动的,但是当前计划是一直在变化的,而且当输入一个任务的【实际开始时间】后,其当前计划中的【开始开始】就自动调用其【实际开始时间】,【完成时间】也会自动调用【实际完成时间】。

再看任务B,当我们输入了它的【实际开始时间】后,它的前置任务也就失效了,因为它的开始时间不再根据前置任务来计算了,而是自动调用【时间完成时间】。

任务B完成了50%,在它的条形图上也能看出来,前半段的颜色是深红色的。这个深红色有两个意思,红色表示它在关键路径上,深红色代表关键任务的进度完成情况。如果任务B不是在关键路径上,那么它的前半段会显示为深蓝色。

好了,通过这个简单的示例,大家可以再仔细揣摩一下基准计划、当前计划和实际状态三者之间的关系。

以上提到的知识点和技巧,在网易云课堂《10天精通Project项目管理 2.0》以及电子工业出版社《10天精通Project项目管理:从菜鸟到实战高手》的下列章节都有详细的讲解:

第7.1章节 基准的含义、目的、设置基准和清除基准的方法

第8.1章节 更新计划的频率、基准话、实际状态、当前计划之间的关系

第8.2.1章节 更新已完成的任务,更新已开始未完成的任务

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project计划如何跟踪(Project软件中基准计划)(6)

张连永

网易云课堂视频课程《10天精通Project项目管理》主讲老师

电子工业出版社《10天精通Project项目管理》作者

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