如何写得体高效的电子邮件（如何写一封优雅得体的商务邮件）

阿职会在这篇文章里手把手教你们如何写优雅得体的中英文商务邮件，应该可以适用于大部分公司对邮件的要求。

首先，如果公司有严格的邮件格式的同学们可以不用看这一篇了，严格按照公司给出的格式和规章来就好了。

公司没有给出格式的小朋友们请仔细看这篇文章。好的邮件习惯和礼仪能塑造你专业、靠谱的正面形象。

▼ 搞清楚收件人和抄送人

收件人的位置，一定要放和邮件内容直接有关的人。比如向其他部门的人请求一个材料，收件人是相关的负责人。收件人有多个的时候，收件人摆放的位置也要注意，按照职位从高到低排放。

只抄送给相关的人。如果你经常抄送给别人不相关的邮件，对方会越来越不重视你抄送的邮件，久而久之可能会影响你们沟通的效率。一般往给其他部门员工发邮件最好抄送自己的上司和对方的上司。万一有什么问题也可以上司也可以出来抗。不抄送给上司的话，出了问题就是自己扛。

▼ 标题

一定要写标题！使用空白或者无意义的标题是很失礼的。工作邮件有时候会比较繁多，对方需要能快速检索邮件。如果标题没写好，你的邮件可能会被当成垃圾邮件直接被扔进垃圾箱。就算打开了，事后查找和检索也很不方便，这会让收件人对你的印象大减分：太不专业、太不细心了。

标题尽量简短，最好把标题长度控制在能完整得显示在收件箱列表里。

不要随意使用紧急、重要之类的标示或者字眼。在英文邮件里可以把你想强调的东西在标题中用全大写字母拼写；在中文邮件中可以适当的使用引号或者括号（一定要注意适当，一般一个标题里最多使用一个）。

注意不要出现错别字或者语法、拼写错误。

▼ 称谓和问候

在邮件开头用适当的称谓和对方打招呼是必要的。

不论你在私下和对方关系有多好，在邮件里也请正式一点，在邮件里不要用昵称称呼对方。

在中文邮件中

保险起见，阿职建议称谓用姓＋职位的格式来写，如果邮件发给了多人，阿职建议按照职位高低进行排列。如果不清楚对方职位的话问问主管，如果公司风气属于比较活泼的话直接用全名称呼也没有问题。

比如：

郭德纲、于谦、岳云鹏，你们好，

blablablabla……

在英文邮件中

欧洲公司一般用Dear XXX，美国公司一般用Hi XXX。这个 XXX 放的是收件人的first name。一样，如果邮件发给了多人，建议按照职位高低进行排列。

比如：

Hi David, Peter, Eliont,

blablablabla……

▼ 正文

如果是第一次发邮件给对方，要先自我介绍。你是谁？哪个部门的？负责什么？一句话说清楚。

打完招呼后不用客套，请直接告诉收件人，你需要他做什么。当然，还是要多用「请」，「please」这样的礼貌用语。

这里要注意的是，在英文邮件中，尽量不要用祈使句，改成婉转的疑问句；如果用祈使句的话一定要带上 please！

比如：

Could you please check out if the data is correct or not?

Please attend the meeting at 8:00 on 19/Dec/2016.

祈使句有命令的意味，直接用是很不礼貌的。

正文以简洁明了为主旨，不要长篇大论。如果具体内容比较多，可以放在附件里，只在正文简单说明即可。

不要用少见，生涩的词汇，以通俗易懂为佳。咱们写邮件又不是写论文，没必要追求词藻的华丽。以功能性为优先，达到能沟通交流的目的就好。

遇到需要强调的地方可以适当使用大写字母、粗体斜体、颜色字体等手段来提示重要的信息，但是不宜过多。

对于文字无法描述清楚的地方可以配以表格或者图片说明，但是要注意图片大小，不要到时候辛辛苦苦写完结果邮件太大发送不了。

注意不要出现错别字或者语法、拼写错误。

▼ 附件

如果在邮件里添加了附件，应该在正文里提示收件人注意查收。有时候同事忙，是不会注意到邮件里的附件的。然后最好在正文里对附件的内容做一下简要说明，特别是在有多个附件的时候。

注意附件的命名，要考虑到对方下载文件后是否便于整理和储存。

注意附件的大小，最好不要超过 2MB，如果过大，可以选择压缩。

最后，在发邮件之前一定要检查附件是否已经添加。

▼ 结尾祝福

阿职一般中文邮件用「祝工作愉快」，英文邮件用「Best regards」。

▼ 签名

这个一般公司会有统一的签名格式，一般包括姓名、职位、部门、公司名称、联系方式。

▼ 提醒

阿职的习惯是在发邮件后再发微信或者短信，这种一般会被及时查看的信息，再提醒一下收件人。这样能让对方及时查收邮件，提高效率。

▼ 其他

阿职建议在打草稿的时候先不要填写收件人和抄送人，这样不容易操作失误把没有编辑好的邮件发送出去。

最后阿职悄悄告诉你一个小诀窍：先参考一下别的同事发你的邮件，多看几个不同人发的（一般建议参考HR或者行政发给全公司的邮件），总结一个正确的格式，照着那个格式写，一般不会有问题。

阿职今天依然帅气～！

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