会议上发言职场人应该这样做（如何做好一份会议纪要）

本文详述：写好一份会议纪要的方法。

前天看到同事从领导办公室出来，看神色不对问了句：怎么啦？

“哎，还不是因为最近的项目进度汇报，领导太挑剔了，真心累！”

细问了下，原来是会议纪要出了些问题，挨来一顿骂：“做了这么久的产品，为什么你连一篇会议纪要都写不好！”

你是否曾经收到过这样的邮件——标题：20190216，点开看竟然是X项目的纪要，密密麻麻的一堆文字。

这时候，你的第一反应是什么？头痛，关掉，然后邮件就沉了？

要是发出纪要的是你，这结果是你想要的吗？

答案是否定的。

关于如何写会议纪要？

身边的人基本的回答是：“我知道——先写什么、然后、最后，balabala……”

“为什么这样写？”

“嗯……没想过。”

知其然不知其所以然，就好比玩狼人杀，知道自己死了，却不知道为什么。

冤～啊～这当然不是一个产品人严谨的作风。

因此，对于这个问题，我先来抛个砖。

为节省大家的时间，先给出整体的思路，本篇重点在理论篇。

一、概念：信息场、信息势、信息合力

写会议纪要，是我们日常工作中，再平常不过的一项工作了。

如果要问：写会议纪要写得最多的人是谁？

那当然是老板的秘书了，老板开会越多，纪要越多。

秘书（secretary）：受雇为上级处理通讯及日常事务和杂务的人——百度百科。

为啥要拿这个秘书的定义来说，其实我想让大家关注一个关键词：处理通讯。

作为团队的管理者，每天需要各种会议将信息传达、探讨，形成共识。

为了深入理解开会这个行为，我在这里提出三个概念：信息场、信息势和信息合力。

为方便大家理解，绘制丑图如下：

一句话概括：在有信息传递的场景下，每个人都在都有一个合力，每个人的合力融合成团队的合力。（概念有点抽象，可略读）

1. 信息场

信息场，是信息单元的聚合场，有高密度、流通快的特点。

社会是一个巨大的信息场，人与人之间时时刻刻都在发生连接，而产生连接的介质在抽象化层面就是信息单元。

从微观上看，每个信息单体在场中看着像是在做无规则的布朗运动。

而从宏观来看，这个社会其实是由一个又一个大小的信息场聚合而成的，每个人在场中交换特定的信息单元。

2. 信息势

信息之所以能够流动，当然有一个力量在推动。

而这个力量就是信息势，即为：合力之间的信息力差。

举个通俗的例子：

在公司这个信息场中，公司为了挣钱（信息合力1），老板为了完成追求更好的生活（信息合力2），新员工为了学到更多的技能（信息合力3）。

三个合力之间，其实就会有信息力差，所以会在公司这个信息场中，频繁地交换信息单元。

3. 信息合力

信息合力，无序信息单元聚合在一起的结果。

通俗理解即为：我们的共同目标。

我为什么写文章，我的信息合力是：通过输出想法、收集想法，完成闭环，以变成更好、更完整的自己。你呢？

可以说人类的一些聚合形态，其目的就是：创建一个信息场，让每个团队的成员根据自己的合力，输出信息单元，最终达成大的合力。

二、开会的本质

理解了信息场的概念之后，我们再来看看开会这种具象化的聚合形态。

作为一个会议记录者，是否清楚地知道：到底什么样的会才是一个好的会议？

可能很多人都会先问出一个问题：为什么要开会？不开行不行，比如换成打电话、发邮件等？

当然，这个得根据具体问题具体分析了。

如果说形成合力的过程，通过非会议的形式的时间效率更高，那开会不是一个最佳的方式。

所以开会的本质，我理解有如下两点：

1. 提升信息单元流通的效率

产品工作当中，有跟业务、老板、设计师、开发、测试等多种角色沟通。

如果信息流是：A–产品、产品–BCD，有这种并集等关系等话，还是考虑用开会的形式，提升流通效率。

2. 达成信息的合力

笔者认为，没有达成信息合力的会议，都不是一个好的会议。

所以你可以看看：开会前是否会议都会有一个信息合力的目标预期？

如果没有，可以建议会议发起者进行明确。

三、会议的类型

做会议纪要者，经常会为两个事情发愁：

1. 会上信息太多，不知道记录什么？
2. 编写纪要，记录了很多却往往想不起领导说的那个关键信息。

这时候，搞清楚会议的类型就比较重要的，笔者称之为：场景化的前置思考。

从信息场的概念上来看，可以分为三大类：

1. 传递已经形成的信息合力。
2. 通过探讨，形成新的信息合力。
3. 前两者兼有。

为通俗理解，下面举下具体的案例：

四、纪要者的道

明确了开会的本质和会议类型之后，你可能要问：到底该怎么做，才能写好一篇纪要啊？

来，这里就讲讲一个写纪要者思考方法：

1. 明白自身使命

能清晰传达信息合力。

正如前面所讲，会议就是一个信息场，目标就是为了更好地达成信息合力。

所以对于纪要者自身，是要把合力内容简单、清晰地表述出来——合力是什么？分力由谁出？

2. 懂纪要面向人群

纪要最终的呈现状态为：邮件、文档，以将流动的信息单元完成固化。

作为纪要者，需要清楚地知道：纪要是给谁看的？

给整个团队？给领导？还是给执行者看？

写法是有侧重点的，对于给未参会者来说，也是有差异的。

具体会在第五部分讲到。

五、纪要者的术

术：具体执行落的办法。

区分两个场景：记会议内容和写出来。

1. 记录会议内容

清楚会议目的：好的会议都是有会议预期的，建议大家提前搞清楚。

记录的侧重点：

通知类和讨论类的记录侧重点不一样。

通知侧重于记录合力的重点——是否需要与会者出力？时间计划有要求么？还是仅仅在了解层面？

讨论类需要多一部分，是在记录有价值的信息单元。所以，在开会的过程中，要有意识地去找这些信息。

记录的工具：

记录的框架清晰后，还需要高效的工具，这样可以节省每一次记录的时间和不错过下一次有价值的信息单元。

建议：提前准备好记录框架，包括合力部分和记录信息单元部分。

工具最好能够支持快速结构化内容和具备良好的修改能力，比如增删（可以用Xmind记录）。

2. 写纪要

优质的纪要对于读者来说就是：单位时间内能够获得更多所需要的信息单元。

可以分为两部分衡量：可读性好和内容框架好。

可读性好是侧重在：排版、信息传递高效。

这就不展开了，下面说下内容框架是怎么回事。

内容框架：分为信息合力部分和个人出力部分。

另外的方面是：区分阅读人群。通俗解释是：见人说人话，见鬼说鬼话。对人来说，要是你鬼话连篇，人就不爱听拉，下面稍微列下：

• 给整个团队：达成的信息合力是什么？不同人需要出力的点分别是什么？
• 给领导的：达成的合力是什么？形成的过程是啥？有需要领导给出意见或支持吗？
• 给执行者：达成的信息合力是什么？你需要出力的点及时间计划

对大部分人来说，写会议纪要仅仅是工作当中很小的一部分，但其中能够看出一个人的职业化水平。

笔者结合自身所见所想，从信息场的概念切入，逐步分析开会的本质、纪要者应该具备的思考模型和执行方法。

希望对你有一些小帮助、小启发。

以上，就是我抛出来的砖，欢迎找我来一起分享你的好玉。

作者：15年毕业于华南理工大学，有运营和产品经历，现负责金融大数据产品：个性化推荐、意图搜索，AI智能客服。个人大雄背起行囊。

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