怎么样整理会议纪要（该怎么做会议纪要）

「会议」该怎么做会议纪要？

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本期来聊聊关于“会议纪要”的那些事儿，主要想解决下列问题：

一.会议纪要是什么？怎么写？

设计交底会议结束之后，需要针对会议中各专业讨论的主体以及其结构，撰写一个会议纪要。

把设计交底会议过程中遇到的问题及解决方案进行一个归纳和汇总，如实地记录会议内容，这就是“会议纪要”。

“会议纪要”用什么方式去记？需要着重记录哪些信息？记录的时候有哪些要点需要注意？

从2个方面分析有关“会议纪要”的相关知识

一、会议纪要需要记录哪些信息？流程是怎样的?

会议纪要的主要目的就是如实地记录我们会议过程中所讨论的内容，那这里面就需要我们整理好会议相关的各类信息。

比如：这次参会的客户是谁？主要讨论什么项目？为什么要开这个会？这次会议想解决什么问题？等等。

主要可以分为2类(基本信息和主要讨论内容)：

会议纪要样板↑

1、会议基本信息记录(可分为7类):

• a、客户名称
• b、项目名称
• c、目的（需要把核心目的写上，如：xx商业室内50%扩初设计汇报）
• d、地点（召开会议的地点）
• f、出席人与未出席人（全部写出来，并标注对应的公司）
• g、发送对象（直接标注“出席者及未出席者”即可）

2、主要讨论内容记录(2个方面):

a、在正式记录之前，可以用一句话来总结一下我们本次会议的主要讨论内容，然后再展开具体的内容记录。

如：1.0 xxx发展总公司（简称甲方）以及参与项目的各个设计方xxx工程设计，xx设计，xx设计院等进行了xx商业精装50%室内扩初汇报，汇报获得了业主的认可。汇报会议中，xx设计详细介绍了商场室内50%扩初设计(材料方案，室内天花方案，铺地方案，平面优化调整等等)并与业主方以及各个设计方积极讨论所涉及到的内容，并得以确认。

b、总结完整体项目讨论概况后，我们就能记录详细的会议讨论信息了，可以用图文的形式进行表达。

可以以问题→解决方案的方式进行记录：

如：1.1（序号）商场一层平面中，x轴—x轴处的卫生间位置有待优化，如下图：

详细问题记录与解决方案↑

xx设计建议的平面调整方案：（会议讨论结果）

卫生间沿走廊开门中立面上可做暗门处理，原卫生间区域可做xxx用。若xx设计院中一层平面中有更合适的位置，请提出给与各方参考决议。

1.2 xx设计建议商场一层x轴—x轴处xx空间改为xx空间，便于服务办公楼和商场。

1.3 xx处风管宽度需压缩至最小值（xx设计院符合答复）

以此类推，把我们会议过程中的讨论内容及解决方案按照排序全部记录好，以便查阅。

二、记录中的(4个)注意事项

1、客观的、如实的记录会议内容。

2、内容调整后需明确后面的工作由谁来做、执行的明确时间。

3、我们还会在会议纪要的下面写一句话，保护自己：“以上所有内容，如有异议，请在两个工作日内给到回复，如果不回复，视会议纪要所有内容大家都是认可”。

这是为什么呢？

• a、因为往往很多会议纪要人家不会去看，业主也不在意，反正你写就写了，但这个会议纪要里讲的内容还是很重要的。
• 它是我们的一些结论，这些结论可能是会上在讨论完之后，业主在回避的，他不想担这个责任。
• b、比如有的业主会说我没收到这个邮件，你什么时候发的，我怎么不知道？项目出现问题时就会推卸责任。这时候邮件的功能就会体现出我们什么时候发出来的。
• c、但还有一种业主会说，你说是这么做，但我没同意，会议纪要是你写的，你凭什么说我同意？

这句话一出，业主就会紧张，有些人一看不说就是默认了，就会仔细看并且回复。所以会议纪要最大的作用就是保护自己，让各类工作可以明确和推进。

4、确保会议记录发送的及时性

会议纪要最晚不要超过2天，过了一星期你说会议纪要写好了，谁还理你啊？早已经是下一波事情了。

二.会议纪要一般由谁来写？

一般的会议纪要是会议的主持方写，谁主持会议谁写。

可以分成2种情况来分析（各专业汇总或由深化方，设计方等独立记录都可以，只不过由我们写可以对我们比较有利）：

1、从主持方角度看

如果是主持方来写，它一般会提一个要求，因为它不是纯专业的，或者说他只是一个项目管理公司，它就会要求：

方案设计师，你的内容你写，灯光你的内容的你写，几个人写好，汇总给我，我来汇总成一个东西，最后变成一个整体的会议纪要，发给业主，再看一遍有没有什么问题，如果2天没回复，没问题，这个就正式的发出去了，就是这样。

2、从深化方角度看（方案设计、项目负责人等等）

从深化设计的角度来说，会议纪要要我们来写。

a、中国的语言文字是比较多样的，平时可能会上在吵架，会议纪要里就可以写得很平淡，写成经会议讨论，经会议明确等等。

b、有些东西我们也可以往我们想要的方向去写，比如：会议纪要中写的是，这个事情在业主强烈明确下，其实会议中是业主是偷偷摸摸说好吧。

c、但事实还是事实，只是在事实上面加了一点点我们的情绪，强调的或者是弱化的内容。导致我们会议纪要出去的时候能够把我们的想法表达得淋漓尽致。

一般业主很少会去改会议纪要里的这些东西，他就会说这个结论对与不对，它不会去说这些。但是这些东西写进去，一旦有问题，要去讨论的时候，那对我们就比较有利。

所以我们就会叫我们的方案设计师也好，项目负责人也好，做这个事情的时候，我们自己做。回来当天连夜写完，第二天发掉。是这样一个状态。

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