结构化的快速方法:结构思考力问题太复杂

结构化的快速方法:结构思考力问题太复杂(1)

一、为什么要归类分组?

先来看一下工作中的对话场景:

上周五老板叫秘书小王去办公室,一见面就直接下达命令:“你前天给我的那份方案是不是还有底稿?一会再打印一份给我,我将你那份方案弄丢了。”

老板漫不经心地在办公桌旁绕了一周,然后喝了一杯咖啡,紧接着他又开口说:“明天下午之前,帮我订一张去北京的机票。”

“还有,你一会儿去通知一下行政部李经理,让他记得参加明天早上的会议。”

“你一会儿得去趟财务部,把财务部的秦会计给我叫来,这里有点事情要问他。

“对了,明天早上之前你帮我拟订一份会议的草稿。”

“出门之后,先将这份合同再给我打印一份,顺便帮我买一杯咖啡。”

等到你出门之后,老板又追了出来:“找工程部李师傅把我办公室的门锁修一下。”

听完之后有什么样的感受呢?

信息很多又乱,如果你是小王,没有随身带笔记本记录,你能够记住这么多信息吗?

肯定是记不住的,人类大脑一次性接受信息的量是有限的。

1976年美国心理学家乔治●米勒他提出了人的短时记忆容量为“7∓2”,说的是大脑短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目。有的人可能一次能记住9个项目,而有的人只能记住5个,大脑比较容易记住的是3个项目。

如果要点太多且不进行归类分组,听众无法理解你毫无头绪的表达。所以,当我们在沟通表达的时候,如果我们把事物的相似性,关联的信息按照一定的标准分类,能够便于让对方记住我们要表达的内容。

二、MECE分类法

在结构思考力中,归类分组有个特别重要的原则,叫MECE法,是麦肯锡公司结构化思维的基础,即:“相互独立、完全穷尽”

结构化的快速方法:结构思考力问题太复杂(2)

对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类,而且能够借此有效把握问题的核心,并解决问题的方法。

“相互独立”意味着问题的细分是在同一维度上,且有明确区分、不可重叠;“完全穷尽”则意味着全面、周密。

举个例子,把【人】这个集合用MECE原则的办法来分类。

比如,把人分成【男性】和【女性】,或者,按年龄分成【不满10岁】、【10-19岁】、【20-29岁】等,这样的分类就是MECE的分类。

假设把【人】这个群体,划分为【男性】、【女性】、【孩子】,会怎么样呢?

因为孩子分男女,所以这种分类方法就重复了。

那假设把【人】这个群体,划分为【老人】【孩子】,会怎么样呢?因为除了老人、孩子以外,还有成年人,所以这种分类方法就有遗漏了。

以上两种分类方法,就不是MECE的分类方法。

三、使用MECE法的四大步骤

结构化的快速方法:结构思考力问题太复杂(3)

第一步:明确主题

明确当下要处理的问题是什么以及问题的边界是什么。

第二步:收集信息

尽可能罗列出你要收集的所有零散信息。

第三步:归类分组

采取分类的方式,从而对各种不同的属性、类型进行有效分组。

第四步:检查确认

分类完成后,需要检查有没有遗漏或是重复,可以画金字塔结构图,用可视化的方法,是更容易检查的。

【案例应用】

以开篇工作对话场景为例,按照MECE原则分为四个步骤:

1、明确主题

秘书小王的待办工作事项

2、收集信息

先尽可能罗列出你要收集的所有零散信息,针对上述案例当中提到的事项,分别有打印方案、订购机票、通知会议、通知会计、拟订会议草稿、买咖啡、工程师傅修锁七个工作事项。

3、归类分组

采取分类的方式,从而对各种不同的信息进行有效分组:

文件——方案备份、合同打印、会议草稿

商品——机票、咖啡

人——行政部李经理、财务部秦会计、工程部李师傅

4、检查确认

分类完成之后,画出金字塔结构图,便于检查整理工作,看似复杂的事情,变得简单清晰。

结构化的快速方法:结构思考力问题太复杂(4)

四、MECE法应用

结构化的快速方法:结构思考力问题太复杂(5)

其实,我们在工作当中会经常用到很多思维模型,都是遵循的MECE分类原则。

比如我们经常会用到的关键词:内部、外部;

市场营销4P原理:产品、价格、渠道、促销;

战略3C:公司、客户、竞争对手;

PDCA:计划、实施、检查、改善;

SWOT分析法:优势、劣势、威助、机会等等。

这些都是工作中比较常见的模型。当你大脑有了思维模型,遇到复杂的问题时,就会形成清晰的思路,懂得如何分类进行表达。这些模型大多来源于两个渠道:

第一个渠道是工作,在工作场景中,你所在公司的岗位,你的工作前辈都会有一套熟悉的思路与模型,如各种报表、工作流程模板等等;

第二个渠道来源于收集,如知乎、得到、喜马拉雅等学习类APP以及各种书籍都会有很多专门研究某个领域知识的思维模型。一般的模型都是前人整理的,都是受到大众认可的模型,平时可以有意识的进行整理,遇到复杂的信息,灵活应用这些遵循MECE原则的思维模型,会让你的职场能力更加的专业和全面。

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