时间管理必备知识（超级时间整理术）

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摘自《哪有时间不够这回事》

——战拖达人

培训师、畅销书作者，致力于研究职场绩效、办公室规则、个人突破、领导力培养、积极心态培训和高效营销策略等课题。

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◆ 追随时间的人，时间也追随他

>> 怎样让每一分钟时间都有用呢？那就是——雷厉风行，立刻行动。

>> 在相同的时间内，用相同的劳力做尽可能多的事情的最佳方法就是即时处理。

>> 我们要想尽一切办法不去拖延。最好的办法是“逼迫法”，也就是在知道自己要做一件事的同时，立即让自己动手。要能在积极的想法一出现时就马上行动，那么就克服了惰性，摆脱了拖延的习惯。

>> 凡事行动就是成功的一半，第一步是最重要的一步，行动应该从第一秒开始，而不是第二秒。

>> 中国古代学者刘向说：“谓学不暇者，虽暇亦不能学。”

>> 卡拉·莎莎娜是美国纽约百老汇最年轻、最负盛名的年轻演员，她是这样讲述她的成功之路的。几年前，当莎莎娜还是一名学生时，她参加了一次校际演讲比赛，她将自己的梦想告诉了在场的所有人：“大学毕业后，我要成为百老汇一名优秀的主角。”演讲结束后，莎莎娜的心理学老师找到她，质问她：“为什么现在不去百老汇非要等到毕业后才去呢？”莎莎娜想了一下说：“是呀，大学并不能帮我实现梦想。”于是，她决定一年以后就前往百老汇去实现自己的梦想。老师又生气地问：“为什么今天不去，非要等到一年后去呢？”听完老师的话，莎莎娜觉得很有道理，对老师说：“我决定下个月就出发。”老师又紧跟着问：“这个月去跟下个月去，有什么不一样？”莎莎娜有些不知所措，那个辉煌的梦想出现在她的脑海里，她终于下定决心，这个月就前往百老汇。老师又问：“为什么今天不去呢？”莎莎娜激动不已地说：“好，我现在就去订机票，马上出发。”老师赞许地点点头说：“机票我已经帮你订好了。”莎莎娜当天就飞赴她梦想中的殿堂。当时，百老汇的制片人在酝酿一部经典剧目，正在征最佳女主角。要求是在100个人当中挑选10个，然后再在10人中选择最优秀的一个。挑选方式是，让他们每人念一段剧本中主角的台词。莎莎娜千方百计地从一个化妆师手里得到了将排的剧本。然后闭门苦读，悄悄演练。正式面试那天，她是第40个出场的应聘者，制片人问她是否有过表演的经验，莎莎娜甜甜地一笑说：“我可以给您表演一段曾经在大学里演出过的剧目吗？”制片人不愿打击一个热爱艺术的青年的心，便同意了。当制片人听到莎莎娜使用的台词正是将要上演的剧目中的对白时，被她那真挚的感情、惟妙惟肖的动作惊呆了，他立刻宣布面试结束，女主角已经找到了。就这样，莎莎娜刚到纽约就顺利地迈出了实现梦想的第一步，穿上了她人生第一双红舞鞋。

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◆ 早起“鸟儿”的时间修习功课

>> 一位老和尚，他身边有着一帮虔诚的弟子。这一天，他嘱咐弟子们每人去南山打一担柴回来。弟子们匆匆行至离山不远的河边，人人目瞪口呆。只见洪水从山上奔泻而下，无论如何也休想渡河打柴了。无功而返，弟子们都有些垂头丧气，唯独有一个小和尚与师傅坦然相对。师傅问其故，小和尚从怀中掏出一个苹果，递给师傅说：“过不了河，打不了柴，见河边有棵苹果树，我就顺手把树上唯一的一个苹果摘来了。”后来，这位小和尚成了师傅的衣钵传人。这个故事给了我们一个启示：也许你行动不一定能够得到自己原先想要的结果，但是你可能会收获另一个结果，这个结果会在一定程度上对你有所帮助。一个差的结果也比不去尝试没有结果好得多。行动的目的就是要结果，一个差的结果也比没有结果强！有了0.1，就会有0.2、0.3……0.1永远大于0。完美的结果永远是长期努力的结果，只要迈出了第一步，就离成功进了一步。不要因为害怕得不到成功就原地不动，迈出第一步也许你不会成功，但是原地不动就一定不会成功。“坐着不动永远也赚不到钱”，所以要行动。但与此同时，要想使成功的几率增大，就要尽可能在最短的时间内采取最多的行动。

>> 竞争的实质，就是在最短的时间内达到最强的效果。人生最大的成功，就是在最短的时间内通过最快的成长实现最多的目标。质量是“常量”，经过努力都可以做好以致难分良莠；而时间，永远是“变量”：一流的质量可以有很多，而最快的冠军只有一个——任何领先都是时间的领先！

>> 爱因斯坦说：“天才和勤奋之间，我毫不迟疑地选择勤奋，它几乎是世界上一切成就的催产婆。”

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◆ 掌控自己的一天24小时

>> 著名科普作家叶永烈说得好：“冰块放在电冰箱里就不会化掉，而一个人的时间这块‘冰’，却是任何电冰箱也无法阻止它融化的。它不停地在化、在淌，越化越少了。我把时间花在写作上，写出了厚厚的书稿，我把这些书稿看作是凝固了的时间”。

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◆ 高效利用时间的12大法则

>> 目标法则：方向比努力重要

>> 计划法则：效率来源于事先规划

>> GTD法则：减少焦虑，无压工作

>> GTD就是Getting Things Done的缩写，翻译过来就是“把事情做完”, GTD的核心理念就是必须记录下来要做的事，然后整理并安排自己一一去执行。主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而是集中精力用在正在做的事情上，是一种消灭压力的高效工作方法。

>> GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。

>> 1．收集把任务从大脑里清出来，形成待办列表。其流程为：把任务从大脑里清出来——填入收集的设备中——准备下一步的处理。2．整理整理待办任务、分类任务。（1）不把任何信息放回收集箱，处理完一件任务就打一个对勾。（2）如果任何一项工作需要做，就马上执行去做（如果花的时间少于两分钟）；或者委托别人完成，或者将其延期。（3）否则就把它存档或删除，或是为它定义合适的目标与情境，以便下一步执行。3．组织下一步行动、形成项目、等待处理、将来处理。（1）等待处理清单，主要是记录那些委派他人去做的工作，比如有封邮件问这件事由谁负责，可转交处理，如果你是主管，可安排下属去做。（2）将来处理清单，则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等。（3）下一步处理清单，则是具体的下一步工作。而且如果一个任务涉及多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的项目。老外把不能在两分钟内完成的、需要一系列动作来进行的任务叫作“项目”。4．回顾按日回顾、周回顾、月回顾来总结GTD系统。回顾自己在过去一天、一周或一月取得的进步，制订下一天、下一周或下一个月的计划。5．执行Do it！没什么好说的！集中精神执行。GTD时间管理中的注意事项：（1）完整地收集，做到一件都不漏。（2）弄清楚工作是为了什么。（3）判断下一步的行动是什么。（4）将事情合理分类，准确执行。（5）Do it now！现在，立刻，马上去做！

>> NLP法则：用好时间做对事

>> NLP是神经语言程序学的英文缩写。N（Neuro）指的是神经系统，包括大脑和思维过程；L（Linguistic）是指语言，更准确点说，是指从感觉信号的输入到构成意思的过程；P（Programming）是指为产生某种后果而要执行的一套具体指令。NLP即指我们思维上及行为上的习惯，就如同电脑中的程序，可以通过更新软件来改变。

>> 故此，NLP也可以解释为研究我们的大脑如何工作的学问。知道大脑如何工作后，我们可以配合和提升它，从而使人生更成功快乐。NLP是对人类主观经验和方法的研究。更直白地说，NLP就是我们用思想来支配、调整时间和工作的具体方法。NLP关于时间管理的主要观点是：1．把时间变成生命。2．让你个人的力量最大化。3．把时间把握在自己手中。4．让自己每天比别人多一个小时。NLP时间管理的黄金法则包括：1．坚守价值观，用好时间做对事。2．注意力集中在身份、信念、价值。从管理生命的角度上来看，时间管理的三大根本是对价值观的管理、对状态的管理以及对习惯的管理。3．平衡各方面的需求。保持生活平衡是做对事的一个很重要的方面。不同的人对自己是否做对事有不同的评判标准，很多人都会把事情的结果是否符合自己的价值观作为评判标准。但其实，关键是要看行为是否符合客观规律。4．关注要事而非急事。通常来说，在重要而不紧急的事情上应该花费的时间是65%～80%，但实际上，我们可能仅仅用了15%的时间去做这些事情。而对于那些紧急而不重要的事情，我们会花50%～60%的时间在这上面，但其实，它们只需要15%的时间去完成。5．自控力出问题不要批评自己。当个人的自控力出现问题时，不能将行为与个人等同起来，行为上的缺陷并不等于个人的缺陷。如果在出现问题时一味自责，就会打击自己的自尊心和自信心。我们可以批评犯错误的行为，但是这种批评是对事不对人的。我们要知道，做任何事情都比干坐着强。6．记录时间使用状况。要改善时间管理状况，就必须知道自己是如何使用时间的。否则就两眼摸黑，没有下手处。清楚自己的时间用在了什么地方是时间管理的起点。7．制订书面计划。如果每天工作之前能用8分钟做计划，并养成习惯的话，那么你每天就可以赢得一个小时的时间，用来处理其他重要事情。每天工作结束后，要开始制订第二天的计划，一旦做好了计划，你的潜意识就会通宵达旦地围绕着它转。通常，第二天醒来，就会迸发出灵感，让你更快、更好地完成任务。8．按照精力周期来安排一天的工作，便可以大幅度提高工作效率。可以把最重要的事情安排在精力最好的时候，精力低谷时，则可以利用这段时间来放松自己，做一些不太重要的事情。9．应对干扰。对干扰情况，进行分析。当你知道什么时间干扰最少时，就可以在这个时段来做重要的事情。80/20法则：先做重要的事

>> 清单法则：理清事务出效能

>> 限制法则：在规定的时间内完成任务

>> 如果你有一项6分钟就可以完成的工作，而你分配了6小时去做，那么你肯定会耗尽6小时才能完成。人们称之为帕金森效应。帕金森效应的一般形式是给定多少时间，开发工作就将使用多少时间。也就是说，你告诉我有两年的时间，那么这个工作也将花两年的时间才能完成。

>> 委派法则：让别人跟着你的手指转。把事情指派或者是授权给别人。

>> 一次法则：第一次就把事做对。

>> 专注法则：一个时间做好一件事。

>> 在所有时间管理的原则中，最基本的一条莫过于要专心致志。那些在时间管理上有严重问题的人，大都因为他们想同时做太多的事情。

>> 平衡法则：再忙也要歇一歇。工作——余暇——睡眠，宛如一根首尾相接的链条，缺少哪一节都不行。

>> 思考法则：累死你的不是工作，是方法。

>> 在工作中，如果我们遇到了难题，就应该坚持这样的原则：找方法，而不是找借口

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>> 祛除拖延的13大处方。

>> 下面是心理咨询专家为拖延时间者开出的一系列处方，供你选用，相信会给你带来奇异的效果。

>> 1．找出使你备感苦恼的、习惯拖延的一个具体方面，然后去征服它。突破拖拉作风对你生活某一个方面的束缚，一种得到解脱和成功的感觉将会帮助你在其他方面去战胜它。

>> 2．为自己规定一个期限。但你不要暗地里规定一个期限，这样很容易被人忽视。要让其他人都知道你的期限，并且期望你能如期完成。

>> 3．不要避重就轻。避重就轻是人的天性，但到头来只会导致问题铢积寸累，难上加难。

>> 4．不要因为追求十全十美而裹足不前。有些人对采取行动望而却步，因为他们害怕自己干得也许不那么完美无缺。

>> 5．让自己把握眼前的5分钟，并努力切实地生活。先不要考虑各种长期的计划，应争取充分利用眼前的5分钟做自己要做的事情，不要一再推迟可以给你带来愉快的那些活动。

>> 6．现在就去做你一直在推迟的事情，如写封信，实施你的写作计划。在采取实际行动之后，你会发现，拖延时间真的毫无必要，因为你很可能会喜欢自己一再拖延的这项工作。在实际工作中，你会逐步打消自己的各种顾虑。

>> 7．问问自己：“倘若我做了自己一直拖延至今的事情，最糟糕的结果会是什么呢？”结果往往是微不足道的，因而你完全可以积极地去做这件事。认真分析一下自己的畏惧心理，你会懂得维持这种心理毫无道理。

>> 8．给自己安排出固定的时间，如周一晚上10点至10点15分专门做曾被拖延的事情。你会发现只要在这15分钟内专心致志地工作，你往往可以做完许多拖延下来的事情。

>> 9．要珍爱自己，不要为将要做的事情忧心忡忡。不要因拖延时间而忧虑，要知道，珍爱自己的人是不会在精神上这样折磨自己的。

>> 10．认真审视你的现实，找出你目前回避的各种事情，并且从现在起逐步消除自己对真正生活的畏惧心理。拖延时间意味着在现实生活中为将来的事情而忧虑。如果你把将来的事情转变为现实，这种忧虑心理必然会消失。

>> 11．鼓起勇气去干一两件你一直回避的事情：一个勇敢的行动可以消除各种恐惧心理。不要再强迫自己“干好”，因为“干”本身才是关键所在。

>> 12．如果你所拖延的事情涉及其他人（例如搬迁、夫妻生活或调换工作），你应该与这些人商量一下，听听他们的意见。要敢于摆出自己的各种顾虑，这样将有助于你认识到自己的拖延是否完全是出于主观原因。在知心朋友的帮助下，你们可以共同分析问题、解决问题。不久，你就会完全驱散因拖延时间而产生的忧虑。

>> 13．你要是希望改变客观世界，就不要怨天尤人，而要做些实际工作。不要总是因拖延时间而忧心忡忡，并为此而陷入惰性，应该努力消除这一令人讨厌的误区，争取投身于现实生活！做实干家，而不是希望家、幻想家或评论家。

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>> 8步增强工作行动力。

>> 立即行动既是一种习惯，又是一种做事的态度，是每一个成功者所共有的特质。比尔·盖茨曾说：“想做的事情，立刻去做！当‘立刻去做’从潜意识中浮现时，就应立即付诸行动。”在日常的工作和生活中，我们要努力要求自己做到以下几点：

>> 1．积极主动地工作你只有以积极主动的态度去面对自己的工作，才会自信。这样，在处理事务时，头脑才会保持清醒，内心的恐惧和犹豫也才会消散。只有如此，才能够有效地找到处理这些事务的最佳方法。

>> 2．不为自己找借口“明天”“后天”“将来”之类的词汇跟“永远不可能做到”的意义几乎是等同的。所以，我们要时刻注意清理自己的思想，不要让消极拖延的情绪影响了我们行动的路线。

>> 3．不要等到万事俱备时才开始行动因为永远都没有万事俱备的时候，这种渴望完美的想法只不过是一个幻想。

>> 4．立即开始做手中的工作如果你在工作中接到新任务，要学会立刻着手工作。这样，才会在工作中不断摸索、创新，一步步排除困难。如果一味地拖延、思考，只会在无形中为自己增加更多的问题，这将不利于自己在工作中做出新成绩。

>> 5．将目标分解如果工作目标相当艰巨，则稍稍暂缓，拿出纸来思考，记下完成工作的所需步骤，步骤的幅度愈小愈好，将它们分解为一个一个的易于达成的小目标。这样一来就能消除心里的恐惧感与无处下手的困惑，并能在阶段性的任务完成后增加你的信心。

>> 6．10分钟计划有些工作难以分割成小块，如想清理积压如山的公文，大约需要一小时，实在很难将它简单分割成“即时工作”。这时，可试试10分钟计划，和自己做个约定，允诺以10分钟来做这些工作，时间一到，便可自由地做想做的事，或是继续5分钟。不管工作多么令人厌烦，仍须常常去做10分钟。10分钟后，若不想接着干，则不要干，约定就是约定。在将工作撇开之前，记下另一个10分钟工作的时间。

>> 7．坚持到底做事善始善终才会有结果，如果朝三暮四，不能自始至终地达成一个目标，每一次都半途而废，是不能出任何成绩的。在工作的过程中，即使很普通的计划，如果能够有效执行，并且深入发展，都比半途而废的“完美”计划要好得多，因为前者会有所收获，后者只是前功尽弃。

>> 8．立即行动不等于鲁莽蛮干积极行动并不等同于鲁莽蛮干，在采取行动之前，我们必须要做好相应的筹划，这样，才会把问题处理得更妥当。如果仓促上阵，鲁莽行事，就会把事情搞砸。没有行动，一切梦想与计划都不过是镜中花、水中月，而且会永远停留于幻想中。只有行动，才能为我们的工作带来看得见、摸得着的成果。决不拖延，立即行动，你才能有效掌控你的工作。

7

>> 提高时间效率55法

>> 1．既往不悔。即使做错了也不后悔。经常悔恨以前所做过的事情，会浪费许多时间。所以从时间这个角度来看，任何懊悔都是没必要的。

>> 2．充足的时间应用在最重要的事情上面。这是节约时间的诀窍，如果常常在不重要的事情上纠缠，就难以达到节约时间的目的。

>> 3．经常掌握一些新的节约时间的技巧。对这些新的节约时间的技巧应尽快熟知并加以利用。

>> 4．每天要早起，这样坚持下去就可以节约许多时间。

>> 5．午餐要适量。午餐不可吃得太多、太饱。否则到下午容易打瞌睡，工作效率会降低。而工作效率的降低，本身就是浪费时间。

>> 6．要学会浏览报纸，不能事无巨细全部看完，这样会浪费时间。

>> 7．要掌握快速读书的方法，从而获得书中最主要的观点和内容。

>> 8．不要花过多的时间在电视机上，只要看一看有关新闻和关于业务方面的节目即可。

>> 9．尽量让家与公司之间的距离短一些。这样，在上班时就能够在很短的时间内到达办公室，下班时也能在很短的时间回到家，把浪费在上下班路上的时间降到最低限度。

>> 10．对自己的习惯要经常进行反省，好的保留，不好的坚决改掉。

>> 11．别空等时间。假如必须花费时间进行等待，如等车、等电话等，应当把等待当作是构想下一步工作计划的良机，或者用它来看书看报。

>> 12．把表拨快五分钟，每天提早开始工作。

>> 13．口袋里经常装有10×17厘米的空白卡片，以便随时记下各种有价值的资料，以备使用。这样可以节约大量的翻阅报刊的时间。

>> 14．每月修正一次生活计划，删除那些微不足道的内容。

>> 15．每天阅读一次当天的计划表，并确定当天的工作内容，以便使当天的活动有条不紊地进行。

>> 16．把所要完成的工作写成一句话贴在办公室里，以便提醒自己。

>> 17．在处理必须处理的小事情的同时，要把重要的工作、目标记在心中，并善于在处理这些小事情中发现能够促成重要工作目标迅速实现的重要线索。

>> 18．早上上班后的首件事，就是排列好当天工作的优先次序。

>> 19．按照事先排列的次序制成一张表，把重要的工作放在最前面，并尽快去完成。

>> 20．在每月制订计划时要有弹性，最好在计划中留出空余时间，以便应付紧急情况。

>> 21．在完成重要工作项目以后，要进行适当的休息，以求得工作和休息的平衡。

>> 22．首先去做最优先的事项。

>> 23．对难度较大的工作要智取，不要蛮干。

>> 24．先做重要事项，后做次要事项。

>> 25．对哪些事情应列为优先事项，要有信心做出精确的判断。而且，要不畏困难，坚持到底。

>> 26．经常问问自己：“若做这些事情，会不会产生效果？”如果不会，就干脆不做。

>> 27．工作中绝不能有拖延现象，一旦发现拖延，就集中精力去解决它，以便恢复正常的工作秩序。

>> 28．要善于灵活运用80/20规则。

>> 29．要经常从较大的计划中最有利的部分下手，其余部分可以暂时不做。

>> 30．要果断地结束毫无价值的活动。

>> 31．对优先工作要给予足够的时间。

>> 32．注意锻炼身体，以便有能力长时间地集中工作。下午必要时才去参加有关会议。

>> 33．一次最好只专心致力于一件事。

>> 34．自己感到马上可以取得成功时，就要加紧去做，不要耽误。

>> 35．要养成逐条检查日常工作计划表的习惯，看看是否有意跳过了困难的项目。

>> 36．制订文件时不要怕花费时间，一定要深思熟虑。

>> 37．在精力最佳的上午独立投入工作。

>> 38．对自己的每一项工作都要确定完成的期限，要尽可能在期限内把它完成，绝不可超过期限。

>> 39．在讨论问题和听演讲时，一定要专心听讲，以免事后再花费时间找人解释。

>> 40．不要浪费别人的时间，浪费别人的时间就等于谋财害命。

>> 41．尽可能把一些不重要的琐事委托给你的下属去办。

>> 42．碰到专业性很强的问题时，一定要请专家帮忙。因为你在两三天中弄不清楚的问题，专家会在一两个小时甚至几分钟内就能帮助你弄清楚。

>> 43．如果担当重要职务，最好学会分身，请专人为你管理信件、电话和处理琐事。

>> 44．尽量减少对公文的批阅，那些不重要和毫无价值的公文可交给下属批办。

>> 45．把回复各种问题的答案都写在文件上，有人来问时，把文件交给他看就可以了，从而避免谈话时可能造成的时间过长问题。

>> 46．要把主要的工作项目摆在办公桌的桌面上。

>> 47．各种常用或不常用的物品要各有定位，这样可以避免在寻找时浪费太多时间。

>> 48．每月要计划出三个小时或每周拿出一个小时的时间来处理身边的琐事。如果等到这些琐事积压过多再去处理，必然会花费更多的时间。

>> 49．尽量不在周末想工作问题，真正使自己放松下来，以便恢复体力和精力。

>> 50．即使在工作时，也应当适当轻松一下。

>> 51．有时难免会做些无法控制的事，因而浪费时间，但不可因此而恼恨自己。

>> 52．工作中要寻找最有效的步骤，以推进工作目标的迅速实现。

>> 53．要把精力始终集中在具有最大利益或长期利益的事情上。

>> 54．要不断地问自己：“现在，我最佳的利用时间之道是什么？”

>> 55．在工作时，尽量少讲话，全力投入，一气呵成。

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